Оперативная информация о поступлениях и выплатах, жесткий контроль над денежными потоками – необходимый минимум для выживания компании

2738
Мищук Евгений
финансовый директор УК «Пеноплэкс Холдинг»
Евгений Мищук, финансовый директор УК «Пеноплэкс Холдинг», сократил время согласования заявок на платеж до трех дней.
Проблема
Низкая скорость и высокая трудоемкость обработки заявок на платежи
Холдинг «Пеноплэкс» объединяет порядка 40 юридических лиц в пяти регионах России. Все поступающие платежные документы обрабатывались сотрудниками централизованного казначейства при помощи программы «1С» и таблиц Excel. Они же определяли приоритетность и сроки платежей, контролировали исполнение заявок.

По утрам на сотрудников казначейства обрушивался шквал звонков, экономисты региональных «дочек» пытались как можно скорее провести свои заявки. Случалось, что отправленные по почте документы терялись в потоке входящей информации.

На согласование документов уходило не менее 1,5–2 недель. За это время каждая заявка проверялась на соблюдение бюджетных лимитов, правильность реквизитов платежа, проходила контроль в бухгалтерии и согласование с профильным комитетом. Учитывая возросший объем информации, нужно было либо нанять еще нескольких сотрудников, либо автоматизировать работу казначейства. Мы выбрали второй вариант.
Решение
Автоматизация процесса согласования платежей
Проект стартовал в мае 2008 года, и даже когда кризис приблизился вплотную, мы решили его не останавливать.

Процесс автоматизации на базе MS Dynamix AX был завершен в начале 2009 года. К системе подключены все юридические лица, согласование платежей проходит в электронной форме. На это теперь уходит не более 2–3 дней. Кроме того, больше не нужно пересылать подтверждающие документы по факсу или почте, сотни раз уточнять информацию по одному платежу. Главный экономист регионального подразделения формирует заявку на оплату в IT-системе, прилагает к ней отсканированную копию документа – основания для платежа и отправляет на согласование. Система автоматически определяет один из четырех маршрутов согласования. Первый – расчеты с финансовыми институтами (банками, лизинговыми компаниями).

Второй – выплаты по налогам и зарплате. Третий – инвестиционные планы (приобретение оборудования, земли). И последний – платежи, относящиеся к текущей деятельности компании. Маршруты различаются тем, что в согласовании участвуют разные должностные лица. По каждой стадии прохождения заявки отслеживается время исполнения, указываются ответственные. Заметно сократились сроки согласования, уменьшилось количество ошибок.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль