Как не потерять контроль над деньгами, когда много «дочек»

2515
Управление кредиторской и дебиторской задолженностью сегодня – одна из основных задач для большинства финансовых директоров. В крупных холдингах контроль над тем, кому и сколько задолжали и где застряли деньги, осложняется большим количеством «дочек», обладающих относительной автономией. Людмила Смирнова, вице-президент по финансам HFS/Интермедиа-групп, поделилась приказом о контроле счетов, который помогает избежать неприятных сюрпризов от дочерних предприятий.

Жесткая система контроля над дочерними компаниями, как показала практика, себя не оправдывает. Управляющая компания, расположенная, например, в Москве, не в состоянии своевременно решать вопросы, связанные с хозяйственной деятельностью ее дочернего подразделения в Новом Уренгое.

Попытка контролировать каждый шаг «дочки» неизбежно приведет к утрате оперативности управления. Вместе с тем отдать на откуп дочерней структуре принятие абсолютно всех решений, связанных с ее текущей деятельностью – тоже не лучший выход. При таком подходе не исключены злоупотребления сотрудников, а также неконтролируемый рост дебиторской задолженности, что особенно опасно сейчас, когда просрочки платежей приводят к потере платежеспособности. В итоге в какой-то момент может выясниться, что дочернее подразделение практически банкрот, а отвечать по ее обязательствам придется материнской компании.

Чтобы избежать подобных проблем, необходимо разработать четкие правила, ввести рамки, в которых будет действовать менеджмент дочернего подразделения.

В холдинге HFS/Интермедиа-групп правила поведения «дочек» закрепили приказом о контроле счетов.

Как не потерять контроль над деньгами, когда много «дочек»Комментирует
Людмила Смирнова,
вице-президент по финансам HFS/Интермедиа-групп

ПРИКАЗ (извлечение)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить с ____________________ года следующие процедуры по контролю работы с дебиторской задолженностью, денежными средствами, оплаты счетов.

1. Процедуры контроля дебиторской задолженности.

1.1. Ежедневно в системе отражаются поступления от покупателей и заказчиков с фиксацией счета, на основании которого произведена оплата.

1.2. Еженедельно сотрудник финансово-бухгалтерской службы производит выгрузку оборотно-сальдовой ведомости (ОВС) из программы 1С, производит анализ дебиторской задолженности и отправляет по электронной почте директорам отдела продаж.

Ежеквартально сотрудник финансово-бухгалтерской службы готовит в программе Ехсеl по установленной управляющей компанией форме отчет по дебиторской задолженности, формируя резервы по сомнительным долгам. Все сведения предоставляются генеральному директору компании.

Комментарий

При еженедельном анализе дебиторская задолженность группируется по определенным признакам – сроку возникновения, группам дебиторов, по задолженности клиентов компании, входящей в группу. Это предельно сжатая информация. А ежеквартально формируется более детальная разбивка.

1.3. Политика компании для покупателей с просроченной дебиторской задолженностью. Директор по рекламе, директор по маркетингу и директор по региональному развитию контролируют дебиторскую задолженность указанных подразделений.

1.3.1. Счета дебиторов должны быть оплачены в соответствии с условиями заключенных договоров.

1.3.2. По общему правилу контрагент, впервые приобретающий у ЗАО «______________» товары, работы, услуги, производит предоплату.

Комментарий

Новый клиент всегда производит предоплату. Исключение может быть сделано лишь для корпоративных клиентов HFS/Интермедиа-групп.

1.3.3. Все клиенты проверяются соответствующим подразделением на благонадежность по формальным признакам – соответствие ИНН юридическому адресу, организационно-правовая форма, длительность работы на рынке.

Рейтинг организационно-правовых форм клиента:

– ОАО;
– ЗАО;
– ООО;
– ПБОЮЛ;
– частное лицо.

Комментарий

Рейтинг учитывается при отнесении клиентов к одной из трех групп – А, В или С. Логика ранжирования проста: ОАО – публичные компании. В самом конце рейтинга – частные лица и ПБОЮЛ, с ними нужно быть аккуратными.

1.3.4. На основании вышеперечисленных признаков, а также принимая во внимание объемы осуществляемых клиентом объемов закупок, определяются 3 категории клиентов.

Категория А – наиболее значимые клиенты, зарекомендовавшие себя долгосрочным безпретензионным сотрудничеством. Кредитный лимит для них устанавливается исходя из условий договоров (так, например, рекламодатели сетевых агентств могут производить оплату после получения всех подтверждений размещения рекламы), но не более 90 календарных дней с момента реализации товаров, работ, услуг.

Комментарий

Комментарий разработчика. В группу А попадают самые приоритетные клиенты с долгосрочными контрактами.

Категория В – основные клиенты общества, объем реализации которым не является бюджетообразующим (составляет менее 5 процентов реализации соответствующего подразделения), срок работы с которыми более полугода, – могут иметь кредитный лимит до 30 календарных дней с момента реализации товаров, работ, услуг.

Комментарий

У нас два основных вида деятельности – реклама и дистрибуция. В группу В включены клиенты, операции с которыми не являются для нас бюджетообразующими, а именно – не превышают 5 процентов от объема реализации по одному или другому виду деятельности.

Категория С – новые клиенты, ПБОЮЛ, частные лица, реализация которым осуществляется после получения предоплаты.

1.3.5. Последующие действия в случае достижения дебиторами лимитов.

Порядок действий руководителей отдела рекламы, дирекции по маркетингу, дирекции по региональному развитию, дирекции по распространению по сбору дебиторской задолженности.

А). При наличии дебиторской задолженности сроком свыше 10 дней, превышающей оговоренный договором срок платежа, менеджер соответствующей дирекции, курирующий данного дебитора, обязан произвести телефонный звонок в компанию-дебитор. Документирование действия – соответствующий комментарий по строке ОСВ с указанием номера телефона, контактного лица, ответ конспективно.

Б). При отсутствии платежа в 10-дневный срок с момента первого напоминания менеджер соответствующей дирекции, курирующий данного дебитора, производит телефонный звонок и требует погашения возникшей задолженности, при этом предупреждая о последующем снятии предстоящих публикаций рекламы, поставок тиража, предоставления услуг.

Документирование действия – соответствующий комментарий с указанием номера телефона, контактного лица, ответ конспективно.

Комментарий

При просрочке не более 10 дней менеджер должен по­звонить клиенту и напомнить об оплате. Результат беседы он фиксирует примерно так: «пообещали оплатить 14-го числа».

Писем для клиентов у нас несколько, они стандартные: мягкое напоминание, более жест­кое, официальная претензия.

В). При отсутствии платежа в 30-дневный срок с момента наступления срока платежа по договору менеджер обязан подготовить официальное письмо клиенту, авторизовать его у своего руководителя и генерального директора и отправить клиенту. Менеджер обязан представить в бухгалтерию гарантийное письмо с графиком погашения задолженности от клиента. В случае одобрения генеральным директором графика погашения задолженности кредитный лимит считается с нового срока погашения.

В случае отсутствия гарантийного письма от клиента директор подразделения принимает меры, согласованные с генеральным директором по дальнейшим процедурам взыскания дебиторской задолженности, а также применительно к менеджеру, допустившему просроченную задолженность.

Комментарий

Недавно мы ввели дополнительную «карательную» меру для менеджеров по продажам. Прежде им бонусы выплачивались за выполнение плана. Теперь размер премии уменьшается, если деньги поступают с опозданием.

На основании данных, предоставленных руководителем соответствующего подразделения, генеральный директор санкционирует блокировку дальнейшей отгрузки товаров, работ, услуг либо снижение объемов поставок, либо передачу соответствующего дела по взысканию дебиторской задолженности в суд.

Вся переписка по сбору дебиторской задолженности хранится у директора подразделения в отдельной папке в распечатанном и подписанном виде.

1.4. Счета, акты, накладные, счета-фактуры автоматически генерируются и имеют сквозную нумерацию. Банковские реквизиты проставляются системой автоматически.

1.5. Отчет о дебиторской задолженности формируется ежеквартально.

1.6. Списание просроченной дебиторской задолженности производится строго в соответствии с нормами законодательства РФ.

2. Процедуры контроля кредиторской задолженности.

2.1. Процедуры выбора поставщиков на основе долгосрочных контрактов.

2.1.1. Поставщики определяются в соответствии с необходимыми для функционирования предприятия бюджетными объемами потребляемых товаров и услуг.

2.1.2. Директор соответствующего подразделения предоставляет генеральному директору предварительные коммерческие предложения от отобранных поставщиков. Генеральный директор авторизует выбор поставщика.

Комментарий

Генеральный директор авторизует и выбор поставщика, и контракты. В данном случае речь о длительных договорах, с неоднократными поставками, на сумму свыше 500 тыс. руб. в год.

2.1.3. Долгосрочный контракт авторизуется генеральным директором.

2.2. Процедуры выбора поставщиков для заключения краткосрочных контрактов.

2.2.1. Краткосрочные контракты, офисные, хозяйственные принадлежности в рамках бюджета.

Комментарий

Право заключать краткосрочные контракты может быть делегировано и руководителям отделов, что подтверждается доверенностью.

Все заказы в рамках бюджета отдела подписываются руководителем отдела и утверждаются генеральным директором.

2.2.2. Все договоры от поставщиков визируются финансово-бухгалтерской службой, при необходимости согласовываются с юридической службой ЗАО «ИнтерМедиаГруп», проверяются условия поставки, сумма договора, цена.

2.3. Все подписанные договоры хранятся в финансово-бухгалтерской службе.

2. 4. Все полученные счета поступают непосредственно в отдел бухгалтерии, где регистрируются в системе 1С и таблице Ехсеl бухгалтером, проверяются на соответствие юридическим требованиям и надлежащему оформлению. Несоответствующие требованиям счета возвращаются поставщикам.

2.5. Ведется детальный регистр учета всех полученных счетов с указанием даты, наименования поставщика и суммы.

2.6. Все полученные счета сверяются с базой, повторные счета уничтожаются при получении.

Комментарий

Случается, что контрагенты присылают счета повторно – напутали или счет не оплачен в ранее запланированный срок. Дубли счетов уничтожаются.

2.7. Все новые поставщики проверяются с юридической точки зрения по формальным признакам.

2.8. Новый поставщик заносится в базу данных только уполномоченным лицом – бухгалтером по учету затрат, независимым от сотрудников, осуществляющих закупки.

2.9. Отдел бухгалтерии все счета проверяет на соответствие и распределяет по отделам уполномоченным лицам.

2.10. Руководители отделов обязаны подтвердить количественное и стоимостное отображение счета, поставить свою подпись и авторизовать у генерального директора. Лимита платежей у руководителей подразделений нет, все счета авторизуются только генеральным директором.

Комментарий

Руководитель подразделения может получить доверенность на подписание контракта. Но права на финансовые операции у него нет. Это прерогатива генерального директора.

2.11. После авторизации счет попадает в бухгалтерию с отметкой генерального директора к оплате, на основании которой бухгалтер по учету затрат заносит в программу 1С и передает бухгалтеру по учету банковских операций для того, чтобы он подготовил в программе платежное поручение.

2.12. Ежедневно главный бухгалтер подготавливает реестр платежей текущего дня.

Комментарий

Реестр платежей текущего дня готовится главным бухгалтером до 11 часов – чтобы успеть провести операцию через банк.

2.13. Подготовленный реестр главный бухгалтер подписывает у генерального директора.

2.14. Поставщик не может быть заведен в систему дважды. Реквизиты поставщика вносятся в программу независимыми сотрудниками.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль