Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

6620
Переверзев Николай
директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»
«Что в действительности отличает сильную фирму от слабой, так это прежде всего квалификация её персонала, его знания, мотивация и направленность»
Питер Друккер

Уверены ли Вы, что эффективно управляете Вашей финансово-экономической службой (и если да, то на чем базируется эта уверенность)? Знаете ли Вы все ключевые функции Вашей финансово-экономической службы (далее ФЭС) и как конкретно они распределены по сотрудникам? Где в функционале Вашей службы «узкие места» в настоящем и где вероятно их образование в будущем? Если Вы на все вопросы ответили положительно, то Вы - гений и эта статья явно не для Вас.

Что же касается технологии построения эффективной ФЭС предприятия или холдинга, то для этого  требуется досконально знать все ключевые функции, которые должен исполнять каждый её сотрудник. Вам повезло, если штат Вашей ФЭС невелик - в этом случае Вы и сами знаете все операции и, как следствие, функции сотрудников и их распределение между ними. Но если Вы управляете большим коллективом или только что заняли свое место, то без системного подхода в решении данной проблемы Вам не обойтись.

Итак, под системным подходом в рамках настоящей статьи будем рассматривать современный способ управленческого мышления, позволяющий целостно и комплексно выявить основные аспекты управления организацией и ее подсистемами (в контексте статьи - ФЭС предприятия) в динамичной рыночной среде. Одной из наиболее известных концепций, реализующих системный подход для целей эффективного управления персоналом предприятия, является методология «7S» компании McKinsey. Данная концепция включает семь взаимосвязанных составляющих высокоэффективной организации:

«Strategy», стратегия - выработанный и реализуемый курс действий (мер, решений), направленный на достижение определенных рыночных преимуществ и рассчитанный на заданный промежуток времени; «Skill», квалификация или уровень профессионализма персонала компании; «Shared values», общепризнанные ценности – содержание основных направлений деятельности компании и отношение к ним персонала; «Structure», организационная структура компании – состав, соподчиненность, взаимосвязи и взаимодействия подразделений и уровней управления предприятия; «Systems», подсистемы в рамках существующей организации, правила по которым построены процессы и как они протекают в компании; «Staff», штат или персонал компании, который может быть охарактеризован по соответствующим признакам; «Style», стиль или специфические черты компании, характерные для деятельности данной организации, её персонала, руководителей и управленческой команды.

Таким образом, для эффективной ФЭС компании должны быть определены следующие элементы:

  • Цели;
  • Функции;
  • Структуры;
  • Инфраструктуру (внешняя среда);
  • Ресурсы.

При проектировании функционально-должностной матрицы ФЭС компании (далее ФДМ) требуется в обязательном порядке учесть все перечисленное выше. ФДМ желательно разбить на два блока:

Справочный, содержащий всю многократно использующуюся информацию; Табличный, описывающий и классифицирующий функции сотрудников ФЭС предприятия (со ссылками на справочную часть).

Итак, применяя методологию «7S» компании McKinsey получаем следующую структуру ФДМ ФЭС предприятия:

Структура функционально-должностной матрицы (классификация элементы ФДМ / элементы «7S»):

Справочный блок:

ФИО - «Staff» (штат или персонал компании); Должность сотрудника ФЭС - «Structure» (организационная структура компании); Заработная плата сотрудника в месяц – цифровая метрика; Заработная плата сотрудника в час (используется для расчета стоимости функции) – цифровая метрика; Примечание - «Shared values» (общепризнанные ценности – содержание основных направлений деятельности компании и отношение к ним персонала).

Табличный блок:

ФИО (ссылка на п.1 Справочного блока) - «Staff» (штат или персонал компании); Функции сотрудников ФЭС - «Strategy» (стратегия) + «Skill» (квалификация);  Структурное подразделение предприятия (Завод №1, Завод №2, Завод №3, АТП, ПЖТ, Управление, Прочее) - «Structure» (организационная структура компании); Подразделение ФЭС (УПЭА, ОБФЭАО, К, ОУДКЗ, ОАСД, Прочее) - «Structure» (организационная структура компании); Кол-во операций в месяц, шт – цифровая метрика; Трудоемкость в нормочасах в месяц, нч – цифровая метрика; Документооборот - «Systems» (правила по которым построены процессы и как они протекают в компании): Наименование первичного документа / расчета / справки (результат работ) - «Systems» (правила по которым построены процессы и как они протекают в компании); Сроки исполнения - «Systems» (правила по которым построены процессы и как они протекают в компании); Кто согласует документ / расчет / справку (результат работ) - «Systems» (правила по которым построены процессы и как они протекают в компании); Кто утверждает документ / расчет / справку (результат работ) - «Systems» (правила по которым построены процессы и как они протекают в компании); Кто проверяет исполнение документ / расчет / справку (результат работ) - «Systems» (правила по которым построены процессы и как они протекают в компании); Комментарий - «Shared values» (общепризнанные ценности – содержание основных направлений деятельности компании и отношение к ним персонала); Вид учета - «Shared values» (общепризнанные ценности – содержание основных направлений деятельности компании и отношение к ним персонала); Ключевые компетенции - «Strategy» (стратегия) + «Skill» (квалификация); Стоимость функции – цифровая метрика.

Табличное представление данной классификации имеет вид (элементы ФДМ / элементы «7S»):

Таблица №1

  Функционально-должностная матрица ФЭС Концепция "7S" McKinsey
Справочный блок: 1. ФИО Staff
2. Должность сотрудника ФЭС Structure
3. Заработная плата сотрудника в месяц цифровая метрика
4. Заработная плата сотрудника в час (используется для расчета стоимости функции) цифровая метрика
5. Примечание Shared values
Табличный блок: 6. ФИО (ссылка на п.1 Справочного блока) Staff
7. Функции сотрудников ФЭС Strategy, Skill
8. Структурное подразделение предприятия (Завод №1, Завод №2, Завод №3, АТП, ПЖТ, Управление, Прочее) Structure
9. Подразделение ФЭС (УПЭА, ОБФЭАО, К, ОУДКЗ, ОАСД, Прочее) Structure
10. Кол-во операций в месяц, шт цифровая метрика
11. Трудоемкость в нормочасах в месяц, нч цифровая метрика
12. Документооборот Systems
a. Наименование первичного документа / расчета / справки (результат работ) Systems
b. Сроки исполнения Systems
c. Кто согласует документ / расчет / справку (результат работ) Systems
d. Кто утверждает документ / расчет / справку (результат работ) Systems
e. Кто проверяет исполнение документ / расчет / справку (результат работ) Systems
13. Комментарий Shared values
14. Вид учета Shared values
15. Ключевые компетенции Strategy
16. Стоимость функции цифровая метрика

Возможна и обратная классификация (элементы «7S» / элементы ФДМ). Табличное представление данной классификации имеет вид:

Таблица №2

Концепция "7S" McKinsey Функционально-должностная матрица ФЭС Классификация:
Цифровая метрика 10. Кол-во операций в месяц, шт Табличный блок:
11. Трудоемкость в нормочасах в месяц, нч Табличный блок:
16. Стоимость функции Табличный блок:
3. Заработная плата сотрудника в месяц Справочный блок:
4. Заработная плата сотрудника в час (используется для расчета стоимости функции) Справочный блок:
Systems 12. Документооборот Табличный блок:
a. Наименование первичного документа / расчета / справки (результат работ) Табличный блок:
b. Сроки исполнения Табличный блок:
c. Кто согласует документ / расчет / справку (результат работ) Табличный блок:
d. Кто утверждает документ / расчет / справку (результат работ) Табличный блок:
e. Кто проверяет исполнение документ / расчет / справку (результат работ) Табличный блок:
Structure 8. Структурное подразделение предприятия (Завод №1, Завод №2, Завод №3, АТП, ПЖТ, Управление, Прочее) Табличный блок:
9. Подразделение ФЭС (УПЭА, ОБФЭАО, К, ОУДКЗ, ОАСД, Прочее) Табличный блок:
2. Должность сотрудника ФЭС Справочный блок:
Strategy, Skill 7. Функции сотрудников ФЭС Табличный блок:
15. Ключевые компетенции Табличный блок:
Staff 6. ФИО (ссылка на п.1 Справочного блока) Табличный блок:
1. ФИО Справочный блок:
Shared values 13. Комментарий Табличный блок:
14. Вид учета Табличный блок:
5. Примечание Справочный блок:

После того, как определена структура ФДМ следует произвести ее заполнение. Наиболее оптимальный способ заполнения ФДМ ФЭС предприятия, по мнению автора, это делегировать заполнение непосредственно самим сотрудникам. Руководителю следует провести выборочный аудит качества и полноты заполнения ФДМ уже после ее заполнения сотрудниками. Эта технология обеспечивает как полноту вводимой в ФДМ информации (сотрудник заинтересован указать максимально возможное количество исполняемых им функций), так и одновременно позволяет проконтролировать достоверность или адекватность сотрудника (в месяце около 165 рабочих часов, и если по сотруднику получается больше 200 часов – или сотрудник лукавит, или он действительно перегружен и следует перераспределить нагрузку).

Самое время дать определение ФДМ. ФДМ – это совокупность табличного и справочного блока, сводной таблицы (технология OLAP-анализа) и диаграммы (также технология OLAP-анализа), использующаяся для управления эффективностью функционирования ФЭС предприятия.

Итак, после заполнения и проверки получаем следующую форму табличного и справочного блока ФДМ (реализовано в Microsoft Excel, приведен фрагмент функционала казначейства ФЭС):

Таблица №3

Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

Данная форма уже сама по себе является неплохим инструментом для анализа. Используя свойство «автофильтр» Microsoft Excel уже вполне можно осуществлять всевозможные группировки информации:

Группировку по конкретному сотруднику (что исполняет – каковы его ключевые функции, что является результатом его труда, какова стоимость функций и т.д.); Группировка по территориальному признаку (где территориально и кем исполняются ключевые функции подразделения); Группировка по ключевым функциям (кто их исполняет, где, какова их стоимость) и т.д.

Но более правильно для анализа использовать встроенный в Microsoft Excel технологию Pivot Table, реализующей OLAP-анализ введенной информации. Для этого следует выделить табличную часть и выбрать в меню Microsoft Excel опцию «Данные / Сводная таблица». Получаем следующую сводную таблицу (фрагмент из функционала казначейства ФЭС):

Таблица №4

Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

Это безусловно гораздо более удобный инструмент для анализа. Он позволяет произвольно осуществлять реклассификацию введенной в ФДМ информации – Excel все пересчитывает автоматически. Возможен любой аналитический срез по введенным данным и любая фильтрация – все зависит от Вашей фантазии и трудолюбия.

Но наиболее удобным инструментом для анализа является диаграмма (формируется автоматически при создании сводной таблицы). Диаграмма представляет собой графическое представление сводной таблицы с сохранением возможности проведения OLAP-анализа. Например, ответим на ранее заданный вопрос - как проверить корректность введенных самими сотрудниками данных? Справа на диаграмму переносим элемент «Структурное подразделение предприятия», вниз элемент «ФИО», вверх элемент «Подразделение ФЭС», в качестве цифровой метрики – элемент «Трудоемкость в нормочасах в месяц» (в ней самой устанавливаем признак «Сумма»). Надо заметить, что все доступные для построения диаграммы элементы приведены справа – ничего искать и запоминать не надо! Получаем следующую диаграмму.

Какие следует сделать выводы из сформированной диаграммы? При обычной 40-часовой рабочей недели в месяц сотрудник должен отработать не менее 165 часов в месяц. Итак три сотрудника «работают» (по их мнению) более 180 часов в месяц – это сотрудник №1 (201 час), сотрудник №4 (182,4 часа) и сотрудник №7 (187 часов). Именно трудоемкость функционала этих сотрудников и следует перепроверить особенно тщательно.

Приведенный пример подтверждает простоту, наглядность и удобство анализа с помощью технологии OLAP-анализа:

Таблица №5

Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

Теперь самое время перейти к более сложным примерам. Например, какова структура ФЭС предприятия? Из правой части окна диаграммы, где приведены все доступные элементы для ее построения (это не что иное, как столбцы исходной табличной формы ФДМ) выбираем следующие элементы:

  •  «Подразделение ФЭС» (размещаем справа от диаграммы);
  • «Структурное подразделение предприятия» (размещаем внизу диаграммы);
  • «Вид учета» (размещаем в самом вверху диаграммы);
  • Цифровую метрику «Стоимость функции» (размещаем вверху диаграммы). Возможно как использование вместо нее метрики «Трудоемкость в нормочасах в месяц», так и их совместное использование.

Диаграмма при добавлении новых элементов перестраивается автоматически. Итак, какие выводы можно сделать при ее изучении?

Во-первых, наглядно видна структура расположения ФЭС предприятия. Большая часть службы находится в «Управлении», затем на «Заводе №3», далее на «Заводе №2» и на «Заводе №1».

Во-вторых, ФЭС предприятия централизована – подавляющее количество сотрудников (и, следовательно, их заработная плата) размещено в «Управлении». Самые централизованные службы это «Казначейство», «ОАСД» (отдел анализа сметной документации), ОБФЭАО (отдел бюджетирования, финансово-экономического анализа и отчетности) – они располагаются только в «Управлении». Самая децентрализованное подразделение – это «УПЭА» (управление планово-экономического анализа и отчетности). Подразделение «ОУКДЗ» (отдел управления кредиторской и дебиторской задолженностью) располагается территориально в двух местах: в «Управлении» и на «Заводе №3».

В-третьих, самое многочисленное и дорогостоящее подразделение это «УПЭА» (управление планово-экономического анализа и отчетности). Именно с него и необходимо начинать анализ функционально-должностной структуры и распределения ключевых функций по сотрудникам.

Таблица №6

Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

Возможно и иное представление указанной выше информации. Это еще раз подтверждает гибкость и адаптивность инструмента OLAP-анализа – одну и ту же информацию можно получить несколькими разными способами. Альтернативное представление приведено ниже:

Таблица №7

Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

ФДМ также является мощным оптимизационным средством. Позволяет наглядно и удобно проводить анализ как существующих «узких мест» (значительно снижающих эффективность функционирования ФЭС), так и осуществлять прогноз их возникновения в будущем. Для этого выбирем следующие элементы:

  • «ФИО» (размещаем справа от диаграммы);
  • «Функции сотрудников ФЭС» (размещаем внизу диаграммы);
  • «Подразделение ФЭС» (размещаем в самом вверху диаграммы). Устанавливаем фильтр «Казначейство»;
  • Цифровую метрику «Трудоемкость в нормочасах в месяц».

Диаграмма при добавлении новых элементов перестраивается автоматически. Итак, какие выводы можно сделать при ее изучении?

Таблица №8

Как использовать технологию функционально-должностных матриц для повышения эффективности работы ФЭС предприятия

При анализе данной диаграммы уместно применить правило Паретто – рассмотреть 20% функций, которые формируют 80% трудоемкости всей деятельности ФЭС. Именно эти наиболее трудоемкие функция являются либо существующими «узкими местами», либо станут ими впоследствии.

Итак, рассматриваем те функции сотрудников Казначейства (а именно такой фильтр мы и установили веру диаграммы) трудоемкость которых в месяц превышает 80 нормочасов. Это действительно существенная величина, так как весь штат Казначейства не превышает 9 сотрудников (один в декретном отпуске как явствует из комментария в табличной форме). По заданному критерию отбираем следующие функции:

  • «Введение информации в программу XXX по движению денежных средств в кассах заводов по приходу и расходу», всего 169нч. Задействованы три сотрудника на данной операции (Сотрудник8 – 53нч, Сотрудник9 – 58нч, Сотрудник10 – 58нч). Стоимость для предприятия данной функции 10’222руб./мес.;
  •  «Подготовка платежных поручений на оплату  на основании  служебных записок (работа с системой Клиент-Банк)», всего 156нч. Задействованы три сотрудника на данной операции (Сотрудник7 – 86нч, Сотрудник8 – 60нч, Сотрудник10 – 10нч). Стоимость для предприятия данной функции 9’436руб./мес.;
  • «Составление списков на продление пластиковых карт АС банка XXX, подписание их посредством Клиент-банк и направление в банк», всего 95,4нч. Задействованы два сотрудника на данной операции (Сотрудник8 – 89,1нч, Сотрудник4 – 6,3нч). Стоимость для предприятия данной функции 5’772руб./мес.

Итак, выбраны для анализа три наиболее трудоемких функций Казначейства ФЭС.

Выберем первую функцию «Введение информации в программу XXX по движению денежных средств в кассах заводов по приходу и расходу» для анализа. Учитывая территориально-распределенную структуру компании наличие трех кассиров обязательно (не посылать же сотрудника за 50..70 км за получением денежных средств под отчет). Но учитывая трудоемкость следует немедленно рассмотреть возможность автоматизации данной функции и тщательного её аудита.

По второй функции «Подготовка платежных поручений на оплату  на основании  служебных записок (работа с системой Клиент-Банк)» - учитывая что Сотрудник 7 является начальником сектора расчетов отдела расчетов казначейства и именно на него приходится наибольшая нагрузка (86нч из 156нч), то следует сделать вывод о некорректном распределении нагрузки по сотрудникам Казначейства при исполнении данной функции. Требуется проведение процедур дополнительного аудита по данной функции. Также остро стоит вопрос о её автоматизации.

По третьей функции «Составление списков на продление пластиковых карт АС банка XXX, подписание их посредством Клиент-банк и направление в банк» - учитывая большое количество сотрудников предприятия (около 8 тысяч человек), данные трудозатраты являются оптимальными и не требуют дополнительного аудита.

В заключение следует отметить, что продемонстрирована только малая часть возможностей применения ФДМ для управления эффективностью функционирования ФЭС компании. Технология OLAP-анализа при этом делает сам процесс анализа увлекательнейшим мероприятием. Из напрашивающихся конкурентов данной методологии можно привести программный продукт Aris Toolset с технологией составления репозитария (или хранилища) бизнес-процессов. Но вследствие сложности как самого программного продукта применение его на практике крайне ограниченно.

И какой бы ни была харизма руководителя, его опыт и знания, но всегда существеннее и эффективнее применение методов системного подхода в решении сложных и неоднозначных задач. Как утверждали классики - «лучший экспромт – заранее подготовленный экспромт». И если учесть, что эффективности функционирования (как впрочем и денег) всегда и всем только мало, то значимость данной технологии ФДМ сложно переоценить.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль