Как оценить эффективность проекта автоматизации

9249
Астапенко Сергей
генеральный директор компании «Конвертер»
Внедрение информационной системы можно признать успешным, если поставленные задачи выполнены в срок и при этом нет перерасхода бюджета. Однако на практике так случается далеко не всегда. По мнению представителей российских компаний, не стоит спешить признавать проект провальным, если вы недовольны его результатами. Сначала проанализируйте, в какой части неудачи вызваны тем, что в вашей компании не были формализованы бизнес-процессы. Возможно, именно этим объясняется и рост затрат на доработку функционала, и недостаточно быстрое исполнение операций.

Описание ситуации

В конце 2006 года, когда в нашей компании было завершено внедрение автоматизированной системы «1С: Управление торговлей 8.0», возникла необходимость объективно оценить, насколько успешным оно было. При оценке, как правило, во внимание принимаются качество выполнения поставленных задач, соблюдение сроков и бюджета проекта, а также сопутствующие критерии, например удобство интерфейса для пользователей и объем доработок, необходимый для полноценной эксплуатации системы. Подобный анализ результатов проекта дает возможность извлечь уроки на будущее и не повторить допущенных ошибок.

В нашем случае целями оценки стали:

  • анализ эффективности материальных и трудовых затрат;
  • обнаружение слабых мест программы, планирование затрат на дальнейшую доработку и сервисное обслуживание;
  • премирование проектной команды.

Вопрос: Каким образом можно оценить эффективность проекта автоматизации?

Мнения специалистов

Как оценить эффективность проекта автоматизацииАлексей Смирнов,
старший менеджер IT-проектов «ТНК-ВР Бизнессервис» (Москва)



Проект автоматизации может быть признан успешным, если поставленные задачи выполнены в срок и при этом нет значительного перерасхода бюджета. Контролировать качество выполнения проекта следует в двух аспектах - в отношении конечного продукта (функциональная пригодность, безопасность и надежность) и управления проектом (экономические, временные и другие критерии).

В связи с этим для объективной оценки результатов внедрения автоматизированных систем я бы рекомендовал использовать план-факт-анализ, сопоставляя, в частности:
– цели проекта и полученные результаты: насколько реализованы поставленные задачи, полностью ли система соответствует исходным требованиям заказчика (техническому заданию). Здесь же оценивается существенность произведенных по ходу проекта изменений, их влияние на сроки исполнения и стоимость проекта;
– бюджет проекта и фактические затраты;
– фактические и плановые сроки исполнения графика проекта.

Качество выполнения поставленных задач имеет смысл оценивать не только после завершения проекта, но и по ходу его выполнения. Это позволяет оперативно вносить корректировки в ход осуществления работ по проекту, добиться лучших результатов.

Итоги оценки внедрения информационной системы могут быть использованы при управлении портфелем проектов для извлечения положительного проектного опыта1.

Как оценить эффективность проекта автоматизацииИрина Гриднева,
руководитель финансового отдела компании «Плива Рус» (Москва)


Поскольку рассчитать окупаемость инвестиций в IT сложно, при оценке эффективности реализованного проекта автоматизации рекомендую сделать упор на степень реализации поставленных задач. Критериями успешности внедрения КИС могут служить и другие количественные, а также качественные показатели.

Среди качественных я бы выделила следующие:
– сокращение риска возникновения ошибок у новых пользователей системы благодаря простой и понятной пользовательской инструкции;
– простота ввода данных специалистами разных отделов и сокращение трудозатрат бухгалтерии на дополнительный контроль над расходами (он осуществляется лишь на этапе акцепта);
– расширение набора показателей, используемых для анализа расходов (например, в разрезе регионов, продуктов);
– повышение качества управленческих решений в результате более оперативного (своевременного) предоставления информации руководителям подразделений.

Количественными показателями могут служить:
– сокращение сроков подготовки финансовой отчетности;
– снижение трудозатрат из-за отсутствия необходимости двойного ввода данных;
– уменьшение эффективной процентной ставки по кредитам вследствие более четкого планирования и распределения денежных потоков.

Как оценить эффективность проекта автоматизацииДмитрий Качановский,
финансовый директор Подольского химико-металлургического завода (Московская обл.)


Можно выделить четыре основных критерия оценки рентабельности внедрения информационной системы: скорость обработки данных и получения отчетов заинтересованными лицами, сведение к минимуму количества ошибок при внесении данных в программу, экономия на затратах, связанных с составлением отчетности, ее аудитом, а также сокращение численности сотрудников предприятия. Остановимся подробнее на двух последних компонентах успешности проекта.

Как правило, аудиторские компании применяют повышенные расценки на услуги предприятиям, у которых в достаточной мере не автоматизированы процессы подготовки отчетности, поскольку приходится затрачивать больше времени на выполнение и обработку запросов. Аналогично поступают и компании, оказывающие услуги аудита системы качества ISO 9001. По моему опыту, автоматизация подготовки отчетности позволяет существенно сэкономить на аудите (порядка 6–8%).

За счет автоматизации рутинных процедур (например, контроля корректности внесенных данных) высвобождается определенная часть сотрудников предприятия, при необходимости можно провести сокращение численности персонала. Примерную экономию в этом случае посчитать не сложно. Например, среднемесячная заработная плата сотрудника 17 тыс. руб. С учетом материальных затрат на организацию его рабочего места и выплаты ЕСН данный сотрудник обходится предприятию примерно в 30,2 тыс. руб. в месяц и, соответственно, в 362,4 тыс. в год.

Как оценить эффективность проекта автоматизацииЕкатерина Емельянова,
финансовый директор «Элемент Лизинг» (Москва)



Увы, единой методики оценки эффективности проектов автоматизации не существует. Многое зависит от области и масштаба проекта. Для локальных внедрений, решающих одну задачу, ее выполнение и будет служить критерием оценки. В масштабных проектах оценивается достижение каждой из задач. При этом важно максимально использовать измеримые показатели, поскольку оценка «да, задача решена» носит субъективный характер.

Судить нужно не по перечню успешно автоматизированных процессов, а по полученным результатам. Так, если целью IT-проекта было ускорение выставления счетов, то, подводя итоги, следует сравнить количество счетов в день до автоматизации и после. Например, раньше выписывали 50 счетов в день, теперь можем выставить до 50 тыс. При внедрении системы бюджетирования оцениваем скорость прохождения бюджетов и количество сценариев, поддерживаемых программой. В качестве универсальных финансовых показателей для любого проекта автоматизации можно использовать выполнение (превышение) бюджета, а также среднюю стоимость проведения одной транзакции.

Количественные показатели успешности решенных задач дополняются качественными: удобно или нет, понятно или запутанно, просто или сложно. Получить такие характеристики можно, проведя опрос всех пользователей – сотрудников, задействованных в автоматизированном процессе. Если при этом вы рассчитываете получить адекватные результаты опроса, отнеситесь как можно внимательнее к разработке анкет.

Во-первых, вопросы в них должны быть увязаны с соответствующими функциональными требованиями в техническом задании. Например, если требование состояло в формировании определенного отчета, то можно спросить, удобен ли формат отчета, понятен ли сам отчет, достаточно ли в нем аналитики.

Во-вторых, рекомендуется разработать несколько анкет для различных групп пользователей. Например, для тех, кто составляет бюджет, и тех, кто его утверждает. В-третьих, не нужно перегружать анкету. Лучше, если количество вопросов не превысит 15, причем большинство из них будет закрытого типа. Иначе велика вероятность, что анкету заполнят «для отписки».

Хочу отметить, что если в компании не довольны внедренной программой («не работает, как хотелось бы»), то не стоит сразу же приходить к выводу о провале проекта. Сначала проанализируйте, в какой части неудача вызвана тем, что не формализованы бизнес-процессы в компании.

Как оценить эффективность проекта автоматизацииИван Пирожков,
финансовый директор кадрового холдинга «АНКОР» (Москва)



Если автоматизируется несколько процессов, то показателем эффективности внедрения может стать степень достижения целей в каждом из них. Успех всего проекта будет складываться из результатов оценки каждого процесса.

В частности, при оценке результатов автоматизации процесса обработки исходных учетных данных и формирования управленческой отчетности я бы рекомендовал использовать следующие ключевые критерии:
– насколько решен вопрос хранения и обработки исходных учетных данных в одном хранилище вне зависимости от количества или географического распределения «точек ввода» – ЦФО, подразделений и филиалов;
– позволяет ли IT-система получать необходимые отчеты в срок;
– насколько востребованы менеджментом отчеты, формируемые системой;
– исключена ли ручная настройка отчетов;
– насколько сократились сроки подготовки и утверждения отчетности;
– какова экономия расходов на оплату труда соответствующих сотрудников (в относительном выражении, по отношению к выручке компании за год).

На мой взгляд, оценивать эффективность проекта стоит не сразу после его формального завершения, а спустя три–шесть месяцев после выхода системы на проектную мощность.

Как оценить эффективность проекта автоматизацииПавел Боровков,
генеральный менеджер проектов ГК «ИНТАЛЕВ»



Критерии оценки эффективности внедрения автоматизированной системы условно можно разбить на качественные и количественные. Качественные критерии характеризуют изменения организационных процессов, произошедшие в компании благодаря проекту автоматизации. Например, если проект распространяется только на определенный департамент, то по его завершении необходимо удостовериться, что все сотрудники данного подразделения или их большая часть выполняют свои основные функции в новой системе.

Технические параметры работы новой системы можно оценить при помощи количественных критериев, таких как, например, стабильность (количество сбоев и отказов системы, выявленных за определенный период времени, скорость исправления и ликвидации этих сбоев) или производительность (количество операций, производимых в системе за определенный период времени с учетом требований к скорости их обработки). В частности, для проекта автоматизации подготовки управленческой отчетности критерием может быть следующее: бухгалтерская система компании за месяц производит 500 тыс. проводок, перенос этого объема данных в управленческий модуль должен занимать не более восьми часов.

Если на выходе система удовлетворяет основным качественным и количественным критериям, то проект по автоматизации можно признать успешным. Главное, список критериев следует разработать на этапе инициации и планирования проекта.

Как оценить эффективность проекта автоматизацииНадежда Мудрицкая,
заместитель директора департамента финансов сети универсамов «Патэрсон»


Оценивая степень реализации задач проекта автоматизации, обратите внимание на то, каким образом информационная система повлияла на цепочку создания стоимости на предприятии. Насколько она стала короче, насколько дешевле обходится компании. Как новые возможности информационной системы отразились на взаимоотношениях с контрагентами, изменении закупочной политики или стратегии продаж. При анализе исполнения бюджета проекта учитывайте не только долю дополнительных затрат на доработку функционала, но и то, насколько подобные доработки необходимы для бизнеса и оправданны.

Решение от компании «Конвертер»

В нашей компании решение об успешности проекта автоматизации основывалось как на объективных, так и на субъективных показателях.

В качестве объективных критериев использовались следующие: степень выполнения поставленных задач, защита от искажений информации при вводе, необходимость дальнейшей сервисной поддержки проекта консультантами, а также частота обращений к ним. Кроме того, применялся и финансовый критерий – соизмеримость затрат на проект и масштаба решаемых им задач.

Реализация задач. Внедрение «1С: Управление торговлей 8.0» было направлено на автоматизацию управленческого учета (в частности, учет доходов и расходов в разрезе текущих проектов и консолидация финансовых результатов по группе компаний), получение объективной оценки деятельности сотрудников отдела продаж, создание системы электронного документооборота. Задачи, касающиеся управленческого учета, были реализованы полностью.

Однако в процессе эксплуатации был выявлен существенный минус: предложенные консультантами под наши требования форматы отчетов по финансовым результатам проектов и по группе в целом оказались несколько тяжеловесными. Процесс их формирования перегружал рабочую станцию пользователя и длился около часа.

Частота обращений к консультантам для сервисной поддержки. За прошедший период, примерно около года, возникло всего два повода пригласить консультантов для ликвидации сбоев в программе. Полагаю, это положительный факт, подтверждающий качество исполнения работ и корректность планирования проекта.

Соизмеримость затрат. Данный критерий был введен еще до реализации проекта, на стадии планирования.

После того как был сформирован перечень необходимых для решения задач, мы изучили предложения, существующие на рынке, чтобы понять, во сколько компании обойдется их реализация на базе отечественной информационной системы. Таким образом, определили рамки бюджета IT-проекта, включая затраты на дальнейшее сервисное обслуживание. Эти данные контролировались и в ходе внедрения. Например, если корректировка проекта вела к его существенному удорожанию (от 10%), то мы принимали решение, необходимы ли данные изменения или можно обойтись без них. После завершения проекта оценивалась итоговая сумма превышения бюджета.

К субъективным показателям мы отнесли оценку пользователями удобства интерфейса программы, простоты введения данных, скорости обработки и формирования отчетов, их качество с точки зрения потребителей (полнота и достоверность информации, наглядность и пр.).

Спустя некоторое время после начала полноценной эксплуатации информационной системы все пользователи заполнили краткие анкеты, в которых перечислили свои претензии к программе. Итоги опроса подводились руководителем проектной команды. Выявленные недостатки послужили основанием для постановки консультантам задания о необходимой доработке программы.

Реализованный в компании проект автоматизации был признан в целом успешным и оценен на четыре с плюсом, а его участники были сочтены достойными премий.

По мнению финансовых руководителей, неоднократно участвующих в проектах по автоматизации ФЭС, внедрение информационной системы в компании - полноценный инвестиционный проект, поэтому необходимо столь же серьезно относиться к оценке его эффективности. Критерии оценки имеет смысл формулировать на этапе планирования внедрения, учитывать их при составлении технико-экономического задания, а основные (качество выполнения поставленных задач, соблюдение сроков и бюджета) контролировать в течение всего проекта.

1 Подробнее о том, что рекомендуется предусматривать в контрактах с поставщиками, см. статью «Особенности выбора и внедрения IT-систем». – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 33.62%
  • Подумываю об этом 28.45%
  • Нет, пока никаких перемен 28.45%
  • Это секрет! 9.48%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль