Внедрение электронного документооборота в компании

5555
Соловьев Денис
финансовый директор группы компаний i-Free
Часто под автоматизацией документооборота в казначействе подразумевается внедрение системы «Банк-клиент», однако она затрагивает лишь работу с банками: создание электронных платежных и иных банковских документов, передачу их в банк, проверку статуса и получение отчетов. Для многих предприятий становится актуальной комплексная автоматизация документооборота – от получения первичных документов на оплату до их исполнения.

Решение о внедрении электронного документооборота в группе компаний i-Free было принято около года назад под влиянием двух основных факторов. Во-первых, не было упорядочено ведение первичной документации. Хотя администрирование договоров с контрагентами было закреплено за операционными менеджерами из соответствующих департаментов, как правило, в процессе обмена первичными документами была задействована и бухгалтерия. В подобной ситуации часто возникали задержки в предоставлении документов, а также такие ошибки, как пере- или недоплаты, ошибочные платежи. Все это, в свою очередь, вело к искажениям в отчетности и появлению неучтенной кредиторской задолженности.

Во-вторых, документооборот по платежам не был регламентирован. Как следствие, в процессе прохождения документа – от его получения сотрудником финансовой службы до оплаты и отражения операции в учетной системе – возникали многочисленные проблемы: нарушение сроков платежей, установленных в договоре, утеря бумажных документов, необходимость повторного выставления счетов поставщиками и т.п.

Внедрение системы электронного документооборота по платежам должно было повысить качество управления хранением и движением информации о платежах, исключить потерю документов и дублирование, а также наладить эффективный контроль сроков предоставления и обработки документов на различных этапах их прохождения. Сопутствующими задачами стали обеспечение прозрачности бизнес-процессов; улучшение возможности их отслеживания, а также получение данных для оценки качества их исполнения.

Перед началом проекта автоматизации в компании пришлось провести существенные организационные преобразования. Например, на тот момент в структуре финансовой службы группы компаний отсутствовало казначейство. Из восьми сотрудников шесть были частично задействованы в проведении казначейских операций, администрировании процесса прохождения платежей, что занимало значительную часть их рабочего времени. Соответственно, было решено создать казначейство1.

Кроме того, были разработаны регламенты и порядок авторизации документов на оплату, полностью отказались от документов в бумажном виде в пользу электронных, была произведена формализация структуры данных по платежам, организационные единицы группы компаний были приведены в соответствие центрам финансовой отчетности (ЦФО). Рассмотрим подробнее наиболее значимые организационные изменения.

Справка о компании

Группа компаний i-Free организована в 2001 году. Сфера деятельности – информационно-развлекательные услуги в секторе мобильной связи (изображения, мелодии, игры). Клиентская база компании превышает 37 млн уникальных пользователей. Главный офис расположен в Санкт-Петербурге. Численность сотрудников компании более 250 человек.

Организационные изменения

В структуре финансовой службы было создано казначейство, в которое перевели трех сотрудников ФЭС. В сфере проведения платежей за казначейством были закреплены следующие функции: организация взаимоотношений с банками и финансовыми институтами, организация системы платежей, отражение информации о платежах в учетной системе компании, краткосрочное кассовое планирование. Казначейство, наряду с финансовой службой и бухгалтерией, подчиняется финансовому директору компании.

В ходе проекта для каждого сотрудника финансовой службы (не только казначейства) были разработаны должностные инструкции, что позволило исключить дублирование функций. В то же время обязанность по организации взаимодействия с контрагентами закрепили в должностных инструкциях операционных менеджеров соответствующих департаментов и в Регламенте о порядке взаимодействия сотрудников компании с контрагентами.

Таким образом, операционные менеджеры полностью отвечают за получение первичных документов от контрагентов (в том числе в электронном виде) и представление их в срок в финансовую службу, а также за формирование электронной финансовой заявки по ЦФО. В свою очередь, в обязанности руководителя ЦФО входит указание статьи бюджета по полученной финансовой заявке в рамках его финансовой ответственности, контроль на соответствие бюджету и утверждение, либо отклонение заявки. Порядок прохождения документов на оплату был прописан в Положении о краткосрочном кассовом планировании.

В компании было принято решение полностью перейти на получение документов на оплату в электронной форме, так как в соответствии с действующим российским бухгалтерским и налоговым законодательством для осуществления платежа не обязательно наличие документа от поставщика на бумажном носителе с оригинальной печатью и подписью руководителей компании.

Поскольку на тот момент в электронном виде поступало около 70% документов от контрагентов, довести этот показатель до 100% не составило большого труда. Менеджеры изначально запрашивают у контрагентов документы на оплату в электронном формате. Если у них нет возможности выполнить это пожелание, документы, полученные по факсу, автоматически переводятся в электронный формат при помощи специальной программы, другие бумажные носители сканируются.

Личный опыт
Наталья Долматова, руководитель управления казначейства Инвестиционной компании «ТПС» (Новороссийск)

Все документы, обосновывающие тот или иной платеж (счет, договор, либо оба документа), в нашей компании в обязательном порядке сканируются и прикрепляются в электронном виде к заявке на платеж. Таким образом, с ними может ознакомиться любое заинтересованное лицо.

Одновременно была произведена формализация структуры данных по платежам. Все подразделения компании, выделенные в организационной структуре, были отнесены к определенному ЦФО для целей управленческого учета. За каждым видом расходов компании был закреплен его администратор – руководитель соответствующего ЦФО.

ПРИМЕР
В компании существует отдел контента, входящий в службу маркетинга и операций, которой соответствует одноименный ЦФО. Сотрудник отдела, получив счет на оплату от правообладателя за распространение контента, формирует финансовую заявку и подает ее руководителю своего ЦФО, указывая в финансовой заявке вид расхода – отчисления правообладателям; направление деятельности компании – Jamango (бренд, в рамках которого оказана услуга); период оказания услуги – июль. Руководитель ЦФО, получив заявку, утверждает ее, и она поступает в казначейство для оплаты.

Проект автоматизации

Параллельно с проведением оптимизации бизнес-процессов финансовая служба группы компаний готовила техническое задание на создание системы электронного документооборота по платежам.

Выбор программного обеспечения

Сотрудники компании изучили представленные на российском рынке технологические решения для создания систем электронного документооборота, в том числе такие продукты, как «Инталев: Корпоративные документы и процессы», «Евфрат-Документооборот», DocsVision, PayDox. По предварительной оценке, затраты на покупку лицензий с необходимой функциональностью для развертывания системы варьировались от €100 до €300 на одного сотрудника. Сопутствующие расходы на установку и адаптацию системы в компании составили бы от €5 тыс. до €20 тыс. в зависимости от сложности проекта, ежегодные расходы на техническую поддержку – примерно 10% от первоначальной стоимости программы. Таким образом, по проведенной оценке, только первоначальные расходы могли достигнуть €80 тыс.

Поскольку в компании существовал внутрикорпоративный портал (рис. 1) на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007, эту же платформу было решено использовать в целях автоматизации документооборота для казначейства.

Рисунок 1 Движение заявки на расходы

Внедрение электронного документооборота в компании

Личный опыт
Наталья Долматова, руководитель управления казначейства Инвестиционной компании «ТПС» (Новороссийск)

В нашем казначействе базой для создания электронного документооборота послужила IBM Lotus Notes. На тот момент мы уже имели опыт работы на этой платформе, в частности на ней были организованы почтовая программа и совместный доступ к планам и отчетам по департаментам.

Таким образом, основные затраты на внедрение системы были связаны с оплатой труда сотрудников IT-службы компании, занятых в ее разработке и реализации, и не превысили €5 тыс.

Процесс внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в компании занял три месяца: по месяцу на подготовку технического задания, разработку программы и ее тестирование. После чего система была запущена в полнофункциональном режиме: в течение первого месяца дорабатывался пользовательский интерфейс и вносились небольшие изменения. Учитывая, что данный процесс сопровождался целым рядом описанных выше организационных изменений, это стало небольшой внутренней революцией для компании. Процесс подачи документов на оплату и их исполнения претерпел существенные изменения. Остановимся на них подробнее.

Новый порядок прохождения документов на оплату

Хранение документов. Электронные версии всех первичных документов на оплату (счета, а также счета-фактуры и договоры) хранятся в разделе «Хранилище счетов» внутрикорпоративного портала (рис. 2). В хранилище они помещаются секретарем (в случае получения документа по факсу) или ответственным за взаимоотношения с контрагентом сотрудником. В этот же момент документу присваивается уникальный номер. После сохранения документа сотруднику приходит уведомление о том, что ему поступил счет на оплату. В уведомлении указываются также реквизиты по счету – контрагент, валюта платежа, сумма, дата документа на оплату, номер счета.

Рисунок 2 Форма для сохранения документа на оплату в «Хранилище счетов»

Внедрение электронного документооборота в компании

Доступ к сохраненному документу предоставляется ответственному сотруднику, существует возможность организовать его и для других специалистов компании.

Заполнение заявки на финансирование. Сотрудник проверяет полученный первичный документ на оплату, при отсутствии замечаний заполняет на внутрикорпоративном сайте форму заявки на финансирование (рис. 3). Форма финансовой заявки содержит следующие реквизиты:

  • ожидаемая дата выплаты: в соответствии с Положением о краткосрочном кассовом планировании ожидаемая дата платежа не может наступить ранее чем через семь дней с даты подачи (утверждения) заявки;
  • маршрут, наименование ЦФО, из бюджета которого финансируются затраты по данному платежу;
  • тип платежа – наличный или безналичный;
  • оплата/предоплата;
  • начало и конец периода поступления товаров или оказания услуг;
  • назначение платежа.

После того как сотрудник ввел данные, указал, какой счет из «Хранилища» соответствует данной заявке и нажал кнопку «Сохранить», пустые поля заявки автоматически заполняются реквизитами из первичного документа. Одновременно происходит прикрепление электронного счета к форме финансовой заявки.

Рисунок 3 Форма для финансовой заявки

Внедрение электронного документооборота в компании

Отслеживание статуса документа. Сотрудник в любой момент времени может получить на портале информацию о статусе своих финансовых заявок: в подготовке, на утверждении, утверждена, выполнена. Процесс прохождения финансовой заявки сопровождается на каждом этапе соответствующими уведомлениями (рис. 4). Аналогичные уведомления по необходимости могут получать все заинтересованные в данном платеже лица.

Рисунок 4 Уведомление об утверждении заявки финансовой службой

Внедрение электронного документооборота в компании

Утверждение. Заполненная заявка отправляется на утверждение руководителю ЦФО. В соответствии с регламентом на этот процесс выделен один день. Руководитель ЦФО заполняет в поступившей заявке поля «Статья бюджета» и «Направление» и проверяет, находится ли она в рамках бюджета. Для этого ему достаточно нажать кнопку «Проверить бюджет» в диалоговом окне «Утверждение заявки на финансирование». Эта функция стала возможной благодаря интеграции данных из системы бюджетирования с данными финансовых заявок. Отклоненная финансовая заявка возвращается ответственному сотруднику с указанием причины отказа в поле «Комментарии руководителя ЦФО».

Личный опыт
Наталья Долматова, руководитель управления казначейства Инвестиционной компании «ТПС» (Новороссийск)

У нас автоматизирован весь процесс прохождения заявки на оплату: подача и согласование во всех инстанциях – с непосредственным руководителем инициатора заявки, в планово-бюджетном управлении, бухгалтерии, казначействе и с финансовым директором. После электронного визирования вице-президентом компании заявка направляется в бухгалтерию для исполнения.

Загрузка в учетную систему. После утверждения руководителем ЦФО финансовая заявка загружается в учетную систему, организованную на платформе «1С: Предприятие 8.1». Затем вводится документ «Счет», на основе данных которого организован учет бухгалтерских операций по движению денежных средств. При формировании этого документа сотрудник казначейства отражает всю необходимую финансовую аналитику, в том числе проверяет правильность указания ЦФО, направления, вида расхода, периода оказания услуги или поступления ТМЦ, корректность данных в финансовой заявке и наличие платежных реквизитов в электронном документе на оплату. В случае необходимости уточнения данных связывается с сотрудником, подавшим заявку, и выясняет возникшие вопросы. После утверждения заявки в казначействе она включается в график платежей.

Осуществление платежа. График платежей формируется в соответствии с плановыми датами. В случае переноса последних по инициативе казначейства (если недостаточно ресурсов для проведения платежа или при возникновении каких-либо организационно-технических проблем) сотрудник также получает уведомление о переносе даты платежа.

Ежедневно на основании документов на оплату, включенных в график платежей на текущий день, формируются платежные поручения. Весь процесс создания и последующей обработки платежных документов (как исходящих, так и входящих) полностью интегрирован с установленными системами «Банк-клиент». Таким образом, бухгалтеру достаточно сформировать платежный документ в «1С», после чего он будет автоматически загружен в систему «Банк-клиент» для передачи в банк.

Казначейство обслуживает компании группы, при этом у компании может быть несколько счетов в разных банках, но благодаря использованию систем «Банк-клиент» на этом участке все операции осуществляются очень оперативно, что не только экономит трудозатраты специалистов, но и позволяет оперативно и эффективно управлять финансовыми потоками в группе. После проведения платежного документа в банке и получения соответствующей выписки по счету данные загружаются в «1С». В этот момент сотрудник получает уведомление об исполнении финансовой заявки по оплаченным документам.

При загрузке выписок по счетам из систем «Банк-клиент» в «1С» также происходит отражение данных по входящим платежам на основании выставленных компанией счетов контрагентам. Информация по оплатам поступает в подразделение, ответственное за работу с данными контрагентами. Это позволяет в том числе организовать эффективную работу с торговыми дебиторами компании.

В управленческом учете на основании проведенных документов формируется Отчет о движении денежных средств. Благодаря созданию системы электронного документооборота по платежам, в компании практически в режиме реального времени происходит формирование одного из ключевых финансовых отчетов.

Итоги внедрения

Внедрение системы электронного документооборота в казначействе отразилось на всей группе i-Free, привело к перестройке бизнес-процессов и организационной структуры, как результат, способствовало повышению управляемости компании. В частности, были получены следующие результаты внедрения системы:

  • полностью автоматизирована работа с документами на оплату, создан единый финансовый контур по платежам (от момента получения документа до отражения соответствующей операции в учетной системе);
  • организовано администрирование всех платежей компании, налажена система управленческого учета и контроля расходов и доходов по ЦФО;
  • реализован оперативный контроль сроков и других параметров прохождения платежей со стороны всех заинтересованных лиц;
  • проведен реинжиниринг бизнес-процессов компании в области финансирования затрат;
  • налажен процесс формирования планового графика платежей и управленческой отчетности по движению денежных средств в режиме реального времени.

Подготовку материала курировал Сергей Муратов, генеральный директор консалтинговой компании MCT Lab (Москва)

1 Об этом см. также статью «Как эффективно управлять денежными средствами». – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль