Внедрение «1С:Предприятие 8.0»: опыт компаний

7956
Не секрет, что многие российские компании для автоматизации работы финансовой службы используют IT-решения фирмы «1С» из-за сравнительно невысокой стоимости программного обеспечения, его простоты и понятности для пользователей. С выходом новой платформы «1С:Предприятие 8.0» перед многими успешно развивающимися предприятиями встал вопрос, следует ли переходить на новую версию или отдать предпочтение зарубежным аналогам. Чтобы вы могли правильно сделать выбор, мы расскажем о нескольких проектах внедрения «1С:Управление производственным предприятием 8.0», преимуществах и недостатках этой системы, а также проблемах, с которыми финансовым директорам пришлось при этом столкнуться.

С момента появления «1С:Предприятие 8.0» прошло более трех лет, около полутора лет с даты выхода «1С:Управление производственным предприятием 8.0», и уже можно делать выводы о том, насколько успешным оказалось внедрение. Остановимся подробнее на проектах автоматизации, реализованных в компании ВАННБОК и ОАО «Иркутскэнерго».

От «лоскутной» автоматизации к единой информационной системе

Исходная ситуация

Решение о начале внедрения «1С:УПП 8.0» в группе ВАННБОК было принято в ноябре 2004 года. На тот момент каждое подразделение использовало свою программу:
– коммерческая служба – «1С-Рарус: CRM Управление продажами»;
–  техническая служба - разработанную в Access практически под заказ программу для планирования работ;
–  финансовая служба - «1С:Предприятие 7.7».

Несмотря на то что сотрудников всех служб полностью устраивали используемые системы, они не позволяли топ-менеджменту получить все необходимые данные. Например, чтобы предоставить информацию о продажах, коммерческая служба должна была сверить данные с бухгалтерской системой и устранить расхождения.

Принимая решение о внедрении единой для всех служб системы, менеджмент отдавал себе отчет в том, что такая система не может быть лучше самостоятельных, тщательно выбранных и наиболее эффективных на каждом участке программ. Однако для управления всеми предприятиями необходима была качественная и достоверная отчетность, которую получить в сложившейся ситуации было сложно.

Стоимость работ и срок внедрения были основными критериями выбора системы.

Планировалось начать работы в декабре 2004 года и бухгалтерские отчеты за I квартал 2005 года получить уже из новой системы.

Личный опыт
Роман Голубицкий,
директор компании RG Soft

На мой взгляд, основные преимущества для предприятий при переходе к восьмой версии «1С» от версии 7.7 заключаются в следующем Программные продукты семейства 8.0 позволяют отразить в системе гораздо большее количество бизнес-процессов компании, чем это можно было сделать в системе «1С:Предприятие 7.7». Конфигурация «1С:УПП 8.0» - универсальное решение, оно работает на основе подсистем Допустим, если его внедряет торговая компания, то она просто не использует производственный модуль. Применение подсистем позволяет сократить сроки начала работы системы и снизить риски внедрения. Фактически все подсистемы «1С:УПП 8.0» имеют механизмы для анализа и прогнозирования.

Надо также отметить, что восьмая версия содержит больше возможностей для пользователей. Например, если в «1С:Предприятие 7.7» очень часто приходилось переписывать существующие или создавать новые отчеты для каждой компании, то в «1С:УПП 8.0» в 70% случаев можно просто настроить необходимые отчеты.

Основные этапы проекта

Из-за сжатых сроков использовать классический подход, согласно которому автоматизацию начинают с описания бизнес-процессов «как есть», затем их оптимизируют и только после этого разрабатывают регламенты внедрения системы, не представлялось возможным.

Справка

По данным специалистов фирмы «1С», на 1 апреля 2006 года было реализовано более 1500 комплектов «1С:УПП 8.0». По отраслям продажи распределились примерно следующим образом: 66% – промышленность, 12% – торговля, 8% – прочие, 7% – транспорт и связь, 5% – строительство, 2% – сельское хозяйство. Средняя численность сотрудников на предприятиях, использующих «1С:УПП 8.0», составляет около 600 человек. Может быть автоматизировано от одного-двух до нескольких сотен рабочих мест, в среднем – 36.

Материал предоставлен Алексеем Нестеровым, директором по производственным решениям Фирмы «1С».

Поэтому было решено изменять бизнес-процессы одновременно с внедрением программы, которое было начато с постановки бухгалтерского модуля. Во многом это решение было продиктовано тем, что даже в принципиально новой системе бухгалтерский и налоговый учет должны были быть реализованы с наименьшим количеством ошибок.

В начале внедрения «1C:УПП 8.0» большое внимание было уделено систематизации справочников и оформлению учетной политики автоматизации. Она разрабатывалась совместно с «1С-франчайзи», в нее вошло детальное описание всех бухгалтерских операций: какими документами отражаются, какие счета и справочники используются.

Остатки по счетам на 1 января 2005 года перенесли вручную. Можно было разработать алгоритмы автоматического переноса данных, но, по мнению автора, это было бы сложнее, так как структура данных в «1C: УПП 8.0» сильно отличалась от «1С:Предприятие 7.7».

Пришлось тестировать практически каждую операцию в системе, начиная с проведения документов и заканчивая расчетом себестоимости готовой продукции. К сожалению, ошибки в работе программы были. Не удалось воспользоваться механизмом формирования регламентных отчетов, так как в процессе тестирования обнаружили ошибки и неточности при их заполнении. Поэтому квартальные бухгалтерские отчеты пришлось составлять в Excel. На текущий момент большинство ошибок системы, которые нам пришлось устранять совместно с «1С-франчайзи», исправлены специалистами фирмы «1С» в типовой конфигурации.

После бухгалтерского модуля внедрили управление закупками (только учет заказов поставщикам), производством (формирование плана производства, отчет о производстве продукции), продажами (составление плана продаж и контроль его исполнения, учет заказов и отгрузок) и денежными средствами (формирование квартальных кассовых планов, заявок на оплату, платежного календаря).

Преимущества и недостатки «1С:УПП 8.0»

Среди всех новшеств, реализованных в «1С: УПП 8.0», по мнению автора, нужно отметить следующие:
– инструмент «Консоль отчетов», который дает возможность пользователям, знающим структуру программы, но не обладающим навыками программирования, формировать по запросу любые отчеты, а не только стандартные;
– cправочники номенклатуры – возможность иметь не иерархический, а реляционный справочник готовой продукции и комплектующих, что позволяет создавать отчеты в различных аналитических разрезах. У группы ВАННБОК есть три основные модели экранов: класс, лайт, стайл. Каждая модель может быть разного размера и цвета. Из «1C:УПП 8.0» можно получить отчеты по анализу продаж в различных сочетаниях: цвет-модель, цвет-размер, модель-размер. А при использовании иерархических справочников удалось бы сформировать отчетность только в одном разрезе, например модель-размер;
– механизм планирования продаж и движения денежных средств, который является хорошим инструментом регулярного менеджмента и упрощает еженедельный контроль выполнения планов.

Среди наиболее существенных недостатков нужно отметить то, как работают модули «Управление закупками» и «Управление производством». Расскажем об этом подробнее.

Справка

Производственная группа ВАННБОК разрабатывает и выпускает сантехническую гарнитуру – экраны для ванн. В группу ВАННБОК входят четыре компании: «АВАННГАРД» (управляющая компания), «ВАННБОК» (конструкторское бюро), «СЕРВАННТЕС» (производственная линия) и «КАРАВАНН» (сеть оптово-розничных продаж). В компаниях работают 80 человек, примерный документооборот – 2 тыс. документов в месяц.

Управление закупками. Полностью реализовать типовые механизмы планирования закупок «1С:УПП 8.0» в группе ВАННБОК не удалось. Это связано с тем, что программа при формировании заказов поставщикам не анализирует срок поставки. Она подскажет, когда материал должен поступить в производство, но не сможет рассчитать, когда его нужно заказать у поставщика. Если комплектующих и поставщиков много, то вручную учитывать сроки поставок тяжело.

Надо отметить, что в программе есть возможность задать точку заказа и, пользуясь стандартным отчетом, получать напоминания о закупках. Однако такой механизм применим для недорогих комплектующих, по которым дату заказа нужно менять не чаще чем раз в квартал.

Управление производством. Типовые механизмы планирования производства, которые реализованы в системе, подойдут не для всех предприятий. Если делать это на основании заказов покупателей, то в «1С: УПП 8.0» есть всего два варианта распланировать исполнение заказов: к последней дате или равномерно на период планирования.

Допустим, сегодня понедельник и отгрузка по поступившему заказу от покупателя должна быть произведена в пятницу. Срок выполнения заказа – один день. Тогда система запланирует изготовление заказа либо на четверг (если будет использован механизм «к последней дате»), либо распределит на вторник, среду, четверг (механизм «равномерно на период планирования»). Компании же надо запланировать производство на вторник, а не ждать последнего дня, так как поступят новые заказы, для выполнения которых потребуются время и производственные мощности. К сожалению, такого варианта планирования производства в типовой конфигурации нет.

Для торгового предприятия описанные недостатки будут несущественны.

Результаты внедрения

В настоящий момент в «1C:УПП 8.0» автоматизировано 12 рабочих мест в московском и санкт-петербургском офисах группы ВАННБОК. База данных расположена на сервере в Москве, а сотрудникам из Санкт-Петербурга организовали удаленный доступ через выделенные линии, предоставляемые интернет-провайдерами.

Пока в программе реализованы пять блоков: бухгалтерский учет, управление закупками, производством, продажами и денежными средствами.

Сейчас идет работа по настройке модуля бюджетирования. После этого планируется перенести в «1C:УПП 8.0» учет кадров и расчет зарплаты. Пока расчет зарплаты реализован в «1С:Предприятие 7.7» и сводными проводками переносится в «1С:УПП 8.0».

Создание корпоративной информационной системы

Григорий Бакаев, директор по финансам и экономике ОАО «Иркутскэнерго»

Стратегия внедрения комплексной информационной системы

Параллельно с реформированием энергетической отрасли и выводом в 2003 году непрофильных активов компании в дочерние общества менеджмент ОАО «Иркутскэнерго» принял решение внедрить комплексную информационную систему, чтобы иметь возможность в оперативном режиме контролировать работу выделенных предприятий. В частности, нужно было автоматизировать управление сбытом электроэнергии, учет расчетов с потребителями, затрат по местам их возникновения, а также учет и анализ инвестиционной деятельности. Выбор был сделан в пользу новой платформы «1С:Предприятие 8.0».

Личный опыт
Виктор Селищев,
начальник управления по информационным технологиям ОАО «Иркутскэнерго»

Выбор платформы «1С:Предприятие 8.0» был обусловлен несколькими факторами Во-первых, нам нужна была система, которую удалось бы внедрить быстро - на это акционерами был отведен только год. В то же время существовала уверенность, что наладить работу западной ERP-системы за это время нам не удастся Во-вторых, в Сибирском регионе гораздо легче найти сертифицированных специалистов и сеть квалифицированных партнеров «1С», чем, к примеру, специалистов по SAP. В-третьих, на момент начала проекта в компании использовалась система «1С:Предприятие 7.7» и перейти на новую версию уже знакомого программного обеспечения сотрудникам было значительно проще, чем осваивать новую систему Для меня как IT-менеджера базовым аргументом в пользу «1 С:Предприятие 8.0» стала возможность самостоятельной настройки интеграции с другими системами, которые используются в нашей компании.

Учитывая специфику деятельности, а также IT-стратегию компании, направленную на построение централизованных систем, охватывающих бизнес-процессы на всех уровнях управления, было невозможно использовать типовые решения «1C: Предприятие 8.0». Поэтому достаточно большую часть функционала систем приходилось разрабатывать самостоятельно. Для повышения скорости и эффективности внедрения к разработке и последующему сопровождению привлекались специалисты фирм-партнеров «1С».

Организация работ на IT-проектах

Для того чтобы добиться ощутимых результатов в кратчайшие сроки, при автоматизации бизнес-процессов последовательно разрабатывались отдельные модули системы, дополняющие друг друга. Работа над каждым блоком включала семь основных этапов:
–  создание рабочей группы, в которую входили специалисты управления информационных технологий, а также сотрудники подразделения - основные пользователи того или иного блока системы;
–  описание бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы;
–  формирование технического задания и детального плана проекта (указание ответственных исполнителей и сроков выполнения работ). В среднем на составление технического задания для каждого модуля в ОАО «Иркутскэнерго» уходило от полутора до двух месяцев;
– написание программного кода, а также документирование выполняемых работ;
– опытная эксплуатация модуля, составление инструкций для пользователей и их обучение, а также проведение тестовых испытаний и выявление допущенных ошибок;
– тиражирование созданного модуля для филиалов, обучение пользователей на предприятиях;
– перенос остатков во внедренный модуль и ввод в промышленную эксплуатацию.

Личный опыт
Татьяна Лобанова,
начальник отдела организации закупок и выбора поставщиков ОАО «Иркутскэнерго»

Основной проблемой при разработке и внедрении информационной системы было формирование требований к ее функциональным возможностям Первоначально эти требования были разработаны и закреплены в техническом задании, но на практике оказалось, что сформировать на их основе необходимые информационные решения - отнюдь не простая задача. Поэтому в процессе разработки и опытной эксплуатации мы постоянно корректировали и дополняли тот перечень задач, который необходим для эффективной работы в системе. Что касается нашего подразделения, то окончательно стандартизировать все бизнес-процессы нам удалось только после опытной эксплуатации системы. И это позволило нам создать качественную систему управления материально-техническим обеспечением, в результате чего был значительно сокращен цикл снабжения, организован учет стоимости владения запасами и создана система контроля снабжения на разных этапах.

Каких результатов удалось добиться

Главным итогом совместной работы бизнес-подразделений и управления информационными технологиями за 2004-2005 годы стала разработка и внедрение четырех крупных модулей автоматизированной системы управления:

Справка

В состав ОАО «Иркутскэнерго» входят три гидроэлектростанции (Иркутская, Братская, Усть-Илимская), девять теплоэлектростанций, электрические, тепловые сети (более 20 дочерних обществ). Выручка компании за 2005 год составила 19,1 млрд руб., численность сотрудников – около 20 тыс. человек.

1. Сбыт электроэнергии и расчеты с потребителями - позволяет вести финансовый и управленческий учет, контролировать расчеты с юридическими лицами на основании договоров электроснабжения, а также рассчитывает количество потребленной электроэнергии и теплоэнергии.

2. Учет и анализ информации по инвестиционной деятельности - организация и сопровождение инвестиционных проектов, планирование и учет капитальных вложений.

3. Учет затрат по местам возникновения -распределение затрат по местам возникновения и планирование мероприятий по снижению издержек на топливо, ремонты, эксплуатацию оборудования, а также капитальные вложения.

4. Материально-техническое обеспечение – предоставляет оперативную информацию по изменению цен и выполнению поступивших заявок на закупку сырья и материалов, данные для планирования ремонтов, а также сведения о доступных запасах.

Личный опыт
Сергей Цодиков,
генеральный директор компании «Форус Консалт» (Иркутск)

Модуль учета затрат по местам возникновения наша компания разрабатывала совместно со специалистами «Иркутскэнерго». Этот инструмент должен был позволить сократить издержки на ремонт, эксплуатацию и капитальное строительство в ОАО «Иркутскэнерго». Известно, что расходы на ремонт для энергокомпаний составляют от 20% и больше от всего бюджета расходов компании. В условиях, когда номенклатура элементов оборудования достигает нескольких тысяч, возможность отыскать элементы оборудования, генерирующие основные расходы, позволяет точечно и целенаправленно спланировать мероприятия по их ремонту или замене.
Проект включал последовательную реализацию трех подпроектов:
– разработку классификатора мест возникновения затрат и самих затрат по видам ремонтных работ. При выполнении первого подпроекта нам сильно помогло то, что заказчик хорошо представлял требования к классификаторам затрат и объектов учета;
– создание самой автоматизированной системы для одного из филиалов;
– развертывание системы на все филиалы ОАО «Иркутскэнерго». Здесь основную сложность представляли масштабы и организация работы – необходимо было внедрить систему на 21 географически распределенном объекте. При этом общее число развернутых рабочих мест в системе составило более 300. Проект разработки системы учета по местам возникновения затрат реализован меньше чем за год. Этого удалось добиться благодаря заинтересованности в результатах и поддержке со стороны руководства ОАО «Иркутскэнерго.

Помимо этого в опытной эксплуатации сейчас находится модуль автоматизированной системы расчетов с населением (бил-линговая система), а также система казначейского исполнения бюджета (контроль движения денежных средств и планирование денежных потоков).

Личный опыт
Виктор Селищев,
начальник управления по информационным технологиям ОАО «Иркутскэнерго»

На мой взгляд, изначальная ставка на автоматизацию основных бизнес-процессов на базе единой платформы себя оправдала. Это позволило в максимально сжатые сроки получить результат от внедрения. Кроме того, выбранная нами система обеспечила возможность одновременной работы от 100 до 500 пользователей В будущем мы планируем консультировать другие предприятия отрасли в части разработки информационных систем и тиражировать те модули, которые были созданы в компании «Иркутскэнерго»

На что обратить внимание при внедрении «1С:Управление производственным предприятием 8.0»

Дмитрий Гребенюк, директор по корпоративному развитию ООО ТПК «Бытовая электроника «Сокол»

Критерии выбора

Использование «1C:УПП 8.0» будет оправдано при выполнении следующих условий:

1. Не планируются большие инвестиции в автоматизацию. Сегодня стоимость внедрения типовой конфигурации (все модули, но без учета стоимости лицензий) составляет от 50 до 80 тыс. долл. США при автоматизации около 50 рабочих мест, в то время как западные аналоги будут стоить от 500 тыс. долл. США. Но все же следует быть готовым к тому, что потребуются серьезные инвестиции в доработку системы и исправление «типовых» ошибок, которые могут составить практически 100% от стоимости нового внедрения.

2.  Компания производит различную продукцию, в том числе и на давальческом сырье, занимается оптовой или розничной торговлей. Численность персонала на предприятии – более 70 человек, из которых не менее 20–25 должны работать в системе. Компания может быть представлена одним или несколькими юридическими лицами, объединенными в группу.

3. Предстоит автоматизировать управление продажами, закупками, запасами, производством, персоналом, внедрить автоматизированное бюджетирование. Необходимо вести управленческий учет в целом по компании, а бухгалтерский и налоговый учет – отдельно по каждому юридическому лицу.

4. Существуют удаленные точки складского хранения, производства, торговли.

Как добиться успеха

Для того чтобы проект внедрения «1С:УПП 8.0» был успешно завершен в заданные сроки, необходимо:
– закончить реорганизацию структуры компании, системы управления и оптимизацию бизнес-процессов до начала проекта. Если это делается в ходе проекта, то срок внедрения увеличивается почти на 100% от первоначального плана;
– поделить проект внедрения на несколько этапов. На первом – внедрять учетные модули (управление продажами, закупками, запасами, производством, бухгалтерский и налоговый учет), а на втором – бюджетирование;
– создать команду проекта, в которую войдут специалисты IT-службы и сотрудники подразделений, использующих информационную систему. Собственные IT-спе-циалисты должны хорошо разбираться в архитектуре системы и во всех тонкостях бухгалтерского учета и управления финансами предприятия. При этом для написания программных кодов и устранения ошибок лучше привлечь «1С-франчайзи», так как грамотных специалистов, знающих все тонкости платформы, на рынке труда практически нет;
– заручиться поддержкой руководства, чтобы преодолеть сопротивление внедрению информационной системы. Можно рекомендовать поощрить сотрудников, к примеру выплатить разовую премию за первоначальный ввод учетных данных в систему.

Особое внимание при внедрении системы следует уделить обучению сотрудников. Программа сложная с большим набором функциональных возможностей, и отражение многих хозяйственных операций существенно отличается от «1С:Предприятие 7.7». Помимо обучения работе с документами и справочниками особое внимание следует уделить сервисным возможностям системы, которые намного упрощают работу при выполнении однотипных операций.

В зависимости от вышеперечисленных факторов срок внедрения всех модулей «1С:УПП 8.0» может занять от 6 до 12 месяцев.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль