Автоматизация договорной деятельности компании

14465
Даже в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч. Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает возможность избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств, контролировать дебиторскую задолженность и сроки платежей, а также исключит подписание договоров, не согласованных с юридической и финансовой службой.

Внедрив автоматизированную систему управления договорами, вы сможете избежать многих проблем. Однако прежде чем приступить к выбору информационной системы, нужно разработать положение о договорной деятельности предприятия, которое будет регламентировать все процессы компании, связанные с договорной деятельностью. В дальнейшем это упростит составление технического задания, а также позволит выявить недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы.

Как правило, положение о договорной деятельности предприятия содержит следующие разделы:
– порядок, сроки оформления и согласования договоров, ответственные лица;
– хранение и учет договоров;
– контроль за соблюдением сформулированных в положении процедур.

Личный опыт
Кирилл Булгаков, генеральный директор компании Sputnik Labs (Москва)

Проведение мероприятий по систематизации договорной деятельности в нашей компании, занимающейся продажей и поддержкой программного обеспечения, было обусловлено необходимостью решения следующих проблем:
– подразделение технической поддержки клиентов уделяло недостаточно внимания срокам действия договоров сопровождения. В результате в отдельных случаях клиентам предоставлялись услуги по договору, срок действия которого уже истек и, наоборот, иногда не были запланированы ресурсы для исполнения обязательств по действующему договору;
– одновременно существовало несколько шаблонов договоров по однотипным сделкам вместо одного выверенного и согласованного со всеми руководителями компании, что вносило путаницу в работу.
Виктор Ермак, директор по развитию бизнеса департамента консалтинга компании «Квазар-Микро» (Москва)

Наша компания реализовала проект по автоматизации учета договоров в телекоммуникационной компании МТС. Важными целями проекта были: создание единой базы договоров, усиление контроля над процессами утверждения договоров и оплаты по ним. Основные требования к информационной системе следующие:
– возможность создания договоров разными подразделениями;
– авторизованное подтверждение корректности введенного в систему договора сотрудником (анализируются корректность заполнения различных полей документа, его взаимосвязь с другими документами);
– контроль выполнения обязательств по договору и изменения статуса договора («сформирован», «согласован», «утвержден»);
– поддержка различных типов договоров.

Важным моментом при заключении тех или иных видов договоров является определение центров ответственности (в том числе финансовой). С точки зрения контроля финансовых ресурсов предприятия важно, чтобы все ключевые договоры проходили визирование в финансовой службе, которая таким образом контролирует их соответствие заложенным планам и лимитам. Финансовый контроль типовых (массовых) договоров и договоров по многочисленным мелким (в масштабах конкретного предприятия) сделкам может быть передан другим подразделениям (например, подразделениям-инициаторам) при условии соблюдения для таких договоров установленных лимитов финансирования и периодического контроля его выполнения. Кроме того, для каждого вида договоров необходимо определить уровень руководителя, имеющего право на его подписание со стороны предприятия

Личный опыт
Сергей Пустовалов, финансовый директор ЗАО «Bridge Town» (Москва)

В нашей компании одновременно в работе находится более трех тысяч договоров. Их бумажные и электронные копии хранятся в административном отделе. Для организации обслуживания договоров в компании было разработано и утверждено положение, в котором описаны:
– единая система классификации, порядок учета и хранения заключенных договоров с возможностью быстрого поиска оригиналов необходимых документов;
– типовая форма договора, прошедшая юридическую экспертизу, на основе которой может быть составлен проект любого договора;
– порядок согласования договоров службами компании.

Специализированное программное обеспечение для учета договоров пока не используется. Сейчас мы активно изучаем характеристики предлагаемых систем автоматизации договорной деятельности для принятия обоснованного решения о покупке.

После того как разработано положение о договорной деятельности, нужно сформулировать требования к информационной системе.

Требования к системе, автоматизирующей учет договоров

Чем шире функциональность используемого программного обеспечения, тем более качественную информацию можно получить обо всех обязательствах компании, состоянии дебиторской задолженности, предстоящих платежах. Информационная система должна автоматизировать все этапы работы с договорами, а именно подготовку, согласование, исполнение.

Подготовка договора

В большинстве информационных систем формирование типового контракта начинается с заполнения карточки договора, в которой указывается:
– вид договора (с покупателем или поставщиком);
– тип договора (предоставление услуг, аренда, поставка продукции);
– стадия (подготовка, согласование или исполнение);
– плановые сроки исполнения договора и сумма платежа (стоимость поставки);
– ответственные за исполнение договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента и т.д.

Для того чтобы в максимально короткие сроки составить новый договор, информационная система должна содержать шаблоны контрактов, используемых на предприятии и представленных в произвольном формате (Word, Excel). В нем должны содержаться структура документа и типовые условия договора.

Личный опыт
Кирилл Булгаков, генеральный директор компании Sputnik Labs (Москва)

Работа с договорами в нашей компании автоматизирована. Сначала мы выстроили схему договорной работы «на бумаге» путем принятия внутренних распорядительных документов, а информационная система являлась вспомогательным инструментом.

При оформлении договоров важную роль играет наличие утвержденных шаблонов документов. В начале лета 2005 года в нашей компании были разработаны и утверждены шаблоны типовых договоров и приложений к ним. Шаблоны были составлены на основе действующего законодательства и собственного опыта работы компании. Мы пришли к выводу, что целесообразнее утвердить разные шаблоны договоров на поставку программного обеспечения и выполнение работ по его сопровождению в связи с существенными различиями уровней ответственности компании по этим договорам.

У нас также утверждены отдельные шаблоны договоров в зависимости от вида внедряемого у заказчика программного обеспечения. Для автоматизации договорной деятельности мы использовали систему управления отношениями с клиентами (CRM – Customer Relationship Management) SalesLogix. Все договоры хранятся одновременно в электронном виде в проектной папке и в отсканированном – в CRM-системе Sales Logix.

Это во многом упростило работу с договорами и позволило избежать серьезных ошибок. Гораздо проще составить единый шаблон для нескольких видов договоров и предусмотреть в нем все возможные ситуации, нежели готовить для каждого заказчика уникальный контракт.

На основании карточки договора формируется типовой договор, то есть в шаблон переносятся все данные о контракте, который собирается заключить компания. Нужно отметить, что помимо описанных данных в карточке договора сохраняется его уникальный номер, который в большинстве случаев формируется системой автоматически по заданному правилу. Использование этого номера при создании платежных поручений и накладных позволит четко отследить исполнение обязательств по договору.

На этапе подготовки договора информационная система должна поддерживать «историю» договора, то есть сохранять все его версии с момента создания. Как правило, большинство информационных систем разграничивают доступ к договору сотрудникам различных отделов (юридической службы, финансового отдела). Сохранение истории позволит отследить, какие изменения, когда и кем были внесены. Создание новых версий и ведение «истории» контракта должны прекращаться после подписания договора.

Порядок согласования

В положении о договорной деятельности должен быть определен порядок согласований для каждого договора, который будет реализован в информационной системе. Указывается список должностных лиц (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение), которые должны подписать договор, последовательность визирования и время, отпущенное на согласование. Для дальнейшего анализа фактических расходов по статьям бюджетов из договора (или сопроводительной документации) должна быть однозначно определена их привязка к статьям доходов и расходов и их аналитике.

Кроме того, автоматически проверяется соответствие суммы обязательства по договору статьям доходов и расходов в бюджете компании. Информационная система должна отслеживать выполнение сроков согласования договора, а также обеспечивать движение договоров в ней (маршрутизация). Маршрутизация может быть фиксированной, когда составленный договор сразу направляется сотруднику подразделения, который стоит в списке согласований за инициатором договора, либо составитель может самостоятельно выбрать, кому передать договор на согласование, указав должность и имя.

Личный опыт
Сергей Пустовалов, финансовый директор ЗАО «Bridge Town» (Москва)

Основной задачей при внедрении положения о договорной работе в нашей компании было соблюдение установленного порядка согласования договоров. Сотрудники различных подразделений, ответственные за согласование договоров, часто нарушали установленные сроки и порядок обмена документами. На первом этапе служба внутреннего контроля компании осуществляла постоянный мониторинг согласования всех договоров, и при необходимости принимались меры административного воздействия к нарушителям. По истечении примерно трех месяцев количество нарушений снизилось – закончился адаптационный период. В целом для организации эффективной договорной работы считаю самым важным обеспечение исполнения всех утвержденных процедур согласования документов и взаимодействия подразделений компании.

Нужно отметить, что все договоры должны согласовываться с финансовой службой предприятия на предмет соответствия их условий составленному бюджету. Поэтому при согласовании информационная система должна обеспечивать привязку договора к статьям доходов и расходов компании (указание статьи и запланированного лимита по ней).

Личный опыт
Игорь Рубцов, первый заместитель начальника департамента корпоративных проектов компании «Информконтакт» (Москва)

Соответствие суммовых показателей договора установленным лимитам финансирования следует особенно тщательно проверять на этапе согласования договора, так как после подписания договор принимает силу «закона» и допущенные ошибки могут повлечь за собой неисполнение принятых обязательств и уплату штрафных санкций. Внести изменения в уже подписанный договор несравнимо труднее, чем в его проект на этапе согласования.

Контроль выполнения договорных обязательств

После окончательного утверждения договора в карточке документа должны фиксироваться сроки его действия и этапы исполнения, занятость исполнителей, наличие актов приема-сдачи работ. На основании этих данных будет проводиться мониторинг заключенных договоров.

Для того чтобы сэкономить время на контроль договоров, система должна позволять формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетности включает календарь пользователя, список текущих сделок и перечень событий. Календарь пользователя содержит данные обо всех текущих договорах и этапах их согласования. С точки зрения финансового директора, более практичным является список текущих сделок, в котором представлены данные о дебиторской задолженности, неотгруженном товаре, осуществленной предоплате и т.д.

Комментарий
Олег Васюкевич, начальник департамента экономики и финансов ЗАО «Сибирская аграрная группа» (Томск)

Основной для нас плюс автоматизации системы учета договоров – это контроль сумм заключаемых договоров в сравнении с утвержденными статьями бюджета движения денежных средств на стадии как заключения, так и исполнения договора. Таким образом, в любой момент мы можем видеть суммы обязательств по действующим договорам, а также по планируемым к подписанию и предотвращать заключение договоров с обязательствами, не соответствующими финансовым планам компании.

Перечень событий содержит сведения по каждому договору о выполненных работах, а также напоминание о предстоящих платежах и поставках. Нередко информационная система содержит расширенный набор отчетов (см. табл. 1).

Используя такой набор отчетов, пользователи могут контролировать всю договорную деятельность предприятия, начиная от просрочек согласования договоров и заканчивая контролем платежей.

Аналитическая отчетность позволяет контролировать движение денежных средств. Проводя планово-фактический анализ финансовых потоков, финансовая служба может анализировать текущую ситуацию на предприятии и корректировать плановые показатели в будущих периодах. Благодаря накопленным данным за прошлые периоды времени можно сравнивать текущее положение дел с прошлыми временными периодами. Такого рода временной анализ позволяет:
– судить о степени развития предприятия;
– выявлять сезонные колебания поступления и расходования денежных средств;
– точнее планировать ресурсы компании на следующие периоды.

Личный опыт
Владислав Егорян, директор по развитию компании MiraxSoft (Москва)

Для учета исполнения договорных обязательств в нашей компании в основном используется отчет «Оплаты и остатки», с помощью которого можно как отследить задолженности по любому договору, так и выявить неисполненные обязательства по поставке либо оказанию услуг.

Часто применяются также сводные отчеты по исполнению групп договоров по контрагентам, проектам, центрам финансовой ответственности. Опираясь в методике учета на сквозные цепочки документооборота, где договор – это документ, на основании которого выполняются все хозяйственные операции, мы можем формировать, к примеру, отчеты на базе журнала отгрузок, группирующие поставки по сотруднику, который вел договор.

Необходимо также жестко контролировать сроки действия договора. Зачастую многие контракты продлеваются автоматически по умолчанию, при этом в связи с изменением рыночной конъюнктуры условия могут быть далеко не самыми выгодными для компании. А может возникнуть и прямо противоположная ситуация, когда компания будет заинтересована в продлении договора. Поэтому следует обратить внимание на то, обеспечивает ли информационная система возможность продления сроков действия договора.

Личный опыт
Виктор Ермак, директор по развитию бизнеса департамента консалтинга компании «Квазар-Микро» (Москва)

Мы считаем, что среди наиболее значимых результатов внедрения информационной системы учета договоров в МТС можно выделить:
– возможность проверки соответствия платежей заключенным договорам;
– контроль выполнения обязательств по договорам.

Интеграция с другими информационными системами

Для того чтобы оптимизировать денежные потоки компании, система управления договорной деятельностью может быть интегрирована с системами бухгалтерского учета и бюджетирования. Это позволяет увязывать платежные поручения, товаротранспортные накладные, доходные и расходные статьи бюджета с заключенными договорами, что экономит время на перенос данных о ходе исполнения контрактов.

Другое существенное преимущество интегрированных информационных систем – автоматический контроль платежей. К примеру, система не позволит осуществить предоплату, если та не предусмотрена договором или срок оплаты еще не наступил (см. табл. 2). Интеграция системы по учету договоров с системой бюджетирования исключает несанкционированное превышение бюджетных статей расходов и доходов.

Таблица 1 Формы отчетности по договорной деятельности компании

Наименование отчета Содержание
Расчеты с контрагентами по договорам По указанному контрагенту собираются все действующие обязательства за период. Отчет содержит:
– сумму всех обязательств;
– исполненные платежи (стоимость выполненных поставок);
– дебиторскую задолженность (стоимость непоставленных товаров)
График платежей На основании срока действия договора и условий оплаты формируется график платежей по дням
Просроченные договоры Отчет показывает в разрезе договоров неисполненные финансовые обязательства, срок действия которых истек
Исполнение договоров Текущие данные об исполнении договоров в следующих аналитических разрезах:
– по подразделению, за которым числятся договоры (по центрам финансовой ответственности);
– по ответственным исполнителям;
– по статьям планирования

Таблица 2 Ограничения, применяемые в интегрированных системах

Ограничение Требование к информационной системе
Нельзя сформировать заявку без предварительной регистрации договора Требуется обязательная регистрация всех договоров, по которым предполагается оплата
Сумма предполагаемого платежа не может превышать финансовые обязательства по договору В системе содержится четкое указание суммы обязательств по договору
Платеж не может быть исполнен до начала срока действия договора или по его окончании Четко определен срок действия договора
Невозможно исполнить заявку по несуществующей бюджетной статье расходов или превышающую установленный лимит Заключенный договор отнесен к конкретной статье затрат бюджета доходов и расходов
Платеж не будет осуществлен, если допущена ошибка в указании наименования контрагента В информационной системе содержатся данные о контрагенте, с которым подписан договор
Невозможно исполнить заявку векселем, если это не предусмотрено договором В договоре содержится условие о возможности осуществления оплаты векселем, и система позволяет учесть это условие

Личный опыт
Игорь Рубцов, первый заместитель начальника департамента корпоративных проектов компании «Информконтакт» (Москва)

Контрольные функции систем автоматизации договорной деятельности часто встречают сопротивление со стороны ответственных исполнителей по договорам, так как им приходится постоянно проверять все свои действия (выполнение оплат, оформление отгрузок продукции) на соответствие условиям договора.

Система не позволяет проводить операции, нарушающие условия договора по какому-либо параметру. Например, до внедрения системы работник просто оформлял отгрузки по мере поступления заявок, теперь он должен проверить поступление оплаты и соблюдение графика поставок. Обычно период привыкания к работе в системе «под контролем» на крупных предприятиях с численностью работающих порядка 10 тыс. человек занимает до пяти месяцев.

Разграничение доступа к договорам

В заключение отметим, что при внедрении информационной системы следует особое внимание уделить порядку хранения договоров, а также разграничить доступ должностных лиц к сведениям о заключенных договорах. Если четко описать в системе права пользователей по созданию, редактированию и просмотру существующих договоров, это позволит избежать утечки конфиденциальных данных о деятельности компании.

Автоматизация договорной деятельности в компании «Химпром»1

Выдержки из положения о договорной деятельности компании «Химпром»

1. Общие положения.
1.5. Оформлению и заключению договоров должны предшествовать следующие этапы:
– подготовка подразделениями заявок на работы, услуги, материальные ресурсы;
– сбор заявок на выполнение работ внешними организациями в функциональных отделах;
– сбор заявок на закупку ТМЦ и оборудования с расчетами, обосновывающими объем и график закупок;
– подготовка пакета необходимой документации для открытия финансирования работ капитального характера;
– утверждение перечней, объемов работ (услуг);
– определение объемов финансирования;
– выдача заданий на оформление договоров.
2. Правила заключения договоров.
2.2. Правила оформления, заключения и сопровождения договоров на поставку ТМЦ.
Планово-экономический отдел совместно с подразделениями разрабатывает проект производственной программы на планируемый год.
Подразделение готовит годовую (разовую) заявку на необходимые ТМЦ.
Главные специалисты проверяют правильность выбранных нормативов для расчета заявок.
Управление материально-технического обеспечения и комплектации проверяет наличие ТМЦ на складах, выбирает поставщика, проводит оценку затрат и графиков покупки. Оформляет договор. Сопровождает договор до момента его прекращения.
3. Лица, уполномоченные на подписание договоров от имени предприятия.
4. Порядок оформления договоров.
5. Визирование договоров.
6. Регистрация и хранение договоров.
7. Контроль исполнения договоров.
8. Претензионно-исковая работа.

Исходная ситуация

Проблемы, с которыми столкнулась компания «Химпром», типичны для многих российских предприятий:
– регистрация договоров велась в собственной информационной системе с опозданием в один – три дня;
– подразделение, ответственное за исполнение заключенного договора, не контролировало выполнение обязательств;
– большая часть хозяйственных операций не проверялась на соответствие заключенным договорам;
– информация, вводимая в реестр договоров, не позволяла руководству комбината получать необходимые сведения об исполнении договоров (сколько было заказано по плану ТМЦ, сколько по факту получено, частично или полностью произведена оплата).

После детального анализа перечисленных проблем руководство комбината решило автоматизировать договорную деятельность компании. При этом надо отметить, что ведение бухгалтерского и налогового учета было автоматизировано с использованием системы Alfa. Для того чтобы избежать проблем, связанных с интеграцией различных информационных систем, было решено автоматизировать учет договоров на базе того же IT-решения.

Основные задачи, которые были сформулированы в техническом задании, следующие:
– возложить обязанности по ведению договорной базы непосредственно на ответственных исполнителей по договорам;
– контролировать исполнение договорных обязательств;
– обеспечить оперативное формирование отчетов о выполнении договоров.

Этапы внедрения информационной системы

Условно весь процесс внедрения информационной системы может быть поделен на два основных этапа.
На первом этапе были описаны все бизнес-процессы, связанные с договорной деятельностью компании, и составлено техническое задание.

В рамках второго этапа устанавливалось и тестировалось программное обеспечение. Для внедрения информационной системы была создана проектная команда, в которую вошли два представителя управления информационных технологий и связи комбината и специалисты консалтинговой компании.

Среди наиболее сложных вопросов, которые были решены в ходе проекта, нужно отметить обучение большого количества сотрудников, ревизию всех договоров компании, распределение прав доступа к информационной системе.

До внедрения модуля, позволяющего автоматизировать договорную деятельность компании, всю информацию о заключенных контрактах по заявкам от отделов вносили сотрудники управления информационных технологий. В новой информационной системе это было возложено на исполнителей по договорам. Чтобы сотрудники смогли правильно пользоваться внедренным программным обеспечением, пришлось их обучить.

Из-за резкого увеличения количества пользователей системы возникла необходимость пересмотреть политику информационной безопасности и четко разграничить права доступа к работе с договорами (только прочтение, редактирование, согласование).

Для актуализации договорной базы в процессе внедрения была проведена полномасштабная ревизия порядка 16 тысяч документов, в которой приняли участие все подразделения комбината. Основная сложность при этом заключалась в том, что часть документов числилась за сотрудниками, которые уже уволились или были переведены в другой отдел: собрать достоверные данные о ходе работ по таким договорам было крайне сложно.

Результаты проекта

В результате внедрения информационной системы, автоматизирующей договорную деятельность в компании «Химпром»:
– была создана база данных по заключенным договорам, позволяющая при помощи разработанных отчетов проанализировать текущее исполнение всех договоров;
– внедрены процедуры контроля соответствия всех платежей и хозяйственных операций заключенным договорам;
– разработано подробное положение о договорной деятельности предприятия (см. «Выдержки из положения о договорной деятельности компании «Химпром»);
– внедрена система разграничения прав доступа к заключенным контрактам.

В настоящее время 25 подразделений (500 пользователей) компании «Химпром» работают во внедренной информационной системе. По мнению менеджмента компании, информационная система значительно упростила контроль ведения договоров и финансовых потоков компании.

Возможности Стоимость
Alfa-Contract («Информконтакт»)
1. Создание проекта договора с оформлением договорных обязательств, товарной спецификации и плановой калькуляции стоимости договора.
2. Составление плана-графика исполнения договорных обязательств и его контроль.
3. Регистрация штрафных санкций за неисполнение обязательств и контроль их наступления.
4. Организация процедуры согласования и утверждения договора с использованием системы электронного документооборота.
5. Учет и контроль сроков и полноты исполнения обязательств сторонами договора. Оформление необходимой документации (акты, накладные, платежные документы).
6. Регистрация изменений условий договора и взаимных обязательств с оформлением дополнительных соглашений и ведением истории договора.
7. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами в разрезе договоров.
8. Разграничение прав доступа и распределение ответственных за обязательства
Стоимость лицензии – 1800- 36 000 долл. США (в зависимости от количества рабочих мест, функционала, территориальной распределенности предприятия и т.п.).
Стоимость внедрения – 2000-65 000 долл. США (в зависимости от автоматизируемого бизнес-процесса, масштаба предприятия, схемы внедрения и т.п.)
КССС. Управление Договорами и Проектами («Гольдберг-Софт» и компании-партнеры)
1. Учет договоров в разрезах: проект, договор, этап, ТМЦ. Закрытие работ в акте по этапам.
2. Учет договоров в строительстве.
3. Генератор отчетов план-факт по договорам: выполняемые работы, акты, денежные средства, затраты.
4. Создание плановой себестоимости и расчет фактических затрат по договору с детализированным учетом субподряда.
5. Планирование на основании заключенных договоров: бюджеты доходов, расходов, денежных средств, календари платежей и задолженностей.
6. Согласование и контроль исполнения договоров, в том числе по позициям.
7. Интеграция с ИС «Турбо Бухгалтер 6.9»
Стоимость лицензии (сетевая версия) – 9000 руб. за одно рабочее место.
Стоимость внедрения – 30 000 руб. за одно рабочее место. Бесплатная локальная версия без отчетов
DIRECTUM (DIRECTUM)  
1. Создание проекта договора.
2. Согласование договора.
3. Визирование договора.
4. Регистрация.
5. Контроль выполнения обязательств по договору
Стоимость лицензии – 5100 руб. за одно рабочее место.
Стоимость внедрения – 60-120% от стоимости лицензий
АстроСофт: Учет договоров («АстроСофт» и компании-партнеры имеющие статусы «1С:Франчайзи», «1С:Консалтинг»)
1. Управление ресурсами.
2. Согласование документов.
3. Бюджетирование по договорам.
4. Ведение расчетов.
5. CRM-функции.
6. Сопровождение тендеров
Стоимость лицензии и внедрения – 4820 у.е. (без ограничения количества пользователей и лицензий)
Управление договорами (Verysell-6)
1. Управление жизненным циклом договора.
2. Согласование и ведение версий договоров, прикрепление к договору сопутствующих документов, построение взаимосвязей между договорами.
3. Задание плановых и фактических параметров договора и их сопоставление.
4. Контроль исполнения обязательств по заключенным договорам.
5. Работа с архивом.
6. Импорт договоров со сканера.
7. Формирование отчетов и управление шаблонами
Стоимость лицензий – от 250 долл. США за одно рабочее место (зависит от количества приобретаемых лицензий).Также требуются лицензии Lotus/Notes Domino.
Стоимость внедрения готового решения (без доработок) – около 10 000 долл. США
Система управления «ПАРУС» (Корпорация «ПАРУС»)
1. Регистрация договоров и паспортов сделок.
2. Расчет скидок для этапа договора.
3. Согласование и утверждение договоров.
4. Формирование заказов потребителей и заказов поставщикам.
5. Формирование документов, а также плановых и фактических платежей.
6. Формирование дополнительных соглашений.
7. Контроль исполнения договоров.
8. Автоматический планово-фактический анализ по исполнению договоров в различных разрезах.
9. Ведение электронного архива документов для учета электронных документов.
10. Разработка и формирование отчетов
Стоимость лицензии – 900 долл. США за одно рабочее место.
Стоимость внедрения – 500-4000 долл. США за одно рабочее место
Hummingbird Enterprise for Contract Management (Verysell Projects)
1. Разработка текстов контрактов с использованием библиотеки корпоративных шаблонов.
2. Согласование контрактов внутри и вне организации и их утверждение.
3. Сопровождение и администрирование контракта в процессе выполнения контрактных обязательств.
4. Интеграция с финансовыми системами.
5. Архивирование дел по контрактам
Стоимость лицензии – 500-600 долл. США за одно рабочее место.
Стоимость внедрения – 50-150% от стоимости лицензий
DocsVision (DocsVision)
1. Учет договоров.
2. Регламент внутреннего согласования договоров.
3. Контроль внешнего согласования договоров.
4. В отдельных случаях занесение информации о договоре в ERP-систему
Стоимость лицензии – 3000-22 000 долл. США (в зависимости от модуля, количества лицензий и рабочих мест).
Стоимость внедрения – 6000-10 000 долл. США
КАС «Бизнес Люкс» (НПО «Компьютер»)
1. Полный цикл операций по взаимодействию с партнерами от момента возникновения договорных обязательств до их выполнения.
2. Специальные модули для ведения расчетов по закупкам материальных ценностей (услуг) и для управления их реализацией.
3. Модули связаны с подсистемами «Управление производством» – в части планирования потребностей в материальных ресурсах, «Оперативное управление финансами» – в части управления оперативными финансовыми потоками
Стоимость лицензии – 28 900 руб. за одно рабочее место.
Стоимость внедрения – 100-150% от стоимости лицензий
Система «Галактика ERP». Модуль «Управление договорами» («Корпорация «Галактика»)
1. Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных в первую очередь со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами. Формирование прайс-листов, различных отчетов.
2. Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период.
3. Формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты.
4. Формирование нарядов-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и на экспорт.
5. Формирование сопроводительных документов на отгрузку товаров. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск.
6. Составление исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пеней, а также регистрация решений суда по искам.
7. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов
Стоимость лицензий – 900 долл. США (зависит от количества рабочих мест).
Стоимость внедрения может быть ниже или равна стоимости лицензий
КИС «Лагуна» (ООО «УЦ «Аккорд»)
1. Заключение договоров и контроль за их исполнением.
2. Планирование исполнения договоров с регистрацией графиков (планов) оказания услуг по периодам, объемам (в количественном и суммовом выражении) и графиков оплат по договорам.
3. Формирование товарно-сопроводительных и платежных документов.
4. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов по договорам.
5. Возможность вести учет рамочных договоров.
6. Автоматический контроль дебиторской и кредиторской задолженностей контрагентов, анализ состояния взаиморасчетов.
7. Сопоставление плановых и фактических показателей деятельности предприятия для принятия обоснованных управленческих решений
Стоимость лицензии – 235-836 долл. США (в зависимости от количества рабочих мест).
Стоимость внедрения зависит от требований к модулю, которые выдвигает организация
«1С:Управление производственным предприятием 8.0»,
«1С:Управление торговлей 8.0» (Фирмы «1С:Франчайзи»)
1. Ведение взаиморасчетов и взаимоотношений с клиентами в разрезе договоров.
2. Возможность ведения для одного контрагента множества договоров.
3. Автоматическое отслеживание условий по договорам.
4. Оформление особых условий по договорам (суммы поставок, специальные цены и контроль выполнения этих условий).
5. Учет особенностей клиента
Стоимость лицензий зависит от числа рабочих мест и масштаба внедрения.
«1С:Управление производственным предприятием 8.0» – примерно от 340 у.е. за одно рабочее место.
«1С:Управление торговлей 8.0» -190 у.е. за одно рабочее место

<1> Таблица подготовлена аналитическим отделом журнала «Финансовый директор» на основе данных, предоставленных компаниями.
<2> В скобках указана компания, внедряющая систему

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль