Стратегия защиты налоговых интересов компании

2193
Руководители многих компаний не уделяют должного внимания вопросам налогообложения, отдавая приоритет решению управленческих задач. В результате неизбежно возникают претензии со стороны налоговых органов, которые в лучшем случае заканчиваются доначислением налогов, штрафов, пеней, а в худшем – привлечением руководства компании к уголовной ответственности. Компания «Отечественные лекарства» постаралась решить для себя такие проблемы, разработав налоговую стратегию и сократив благодаря этому за год количество претензий налоговиков в три раза.

Стратегия защиты налоговых интересов компании «Отечественные лекарства» включает два основных направления – разработка мероприятий по сокращению претензий налоговых органов и способов борьбы с их незаконными действиями.

Мероприятия по снижению рисков претензий налоговых органов

Справка о компании

ОАО «Отечественные лекарства» было образовано в 1997 году. В состав компании входят три фармацевтических завода – ОАО «Красфарма», ОАО «Новосибхимфарм» и ОАО «Щелковский витаминный завод».
Доля производства компанией фармацевтических препаратов на российском рынке составляет 10–12%. В портфеле компании 114 наименований продукции. Выручка в 2005 году была равна 123,5 млн долл. США.

Ранее большинство претензий налоговых органов было вызвано следующими основными причинами.

Во-первых, у компании «Отечественные лекарства» отсутствовала единая система документооборота, что, в частности, сказывалось и на подготовке документов, обосновывающих те или иные расходы. К примеру, из-за отсутствия экономического обоснования расходов на проведение регулярных семинаров для врачей (с целью информирования их о новой продукции компании), налоговые органы не соглашались учитывать эти расходы как уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. Кроме того, многие сотрудники просто не знали, какие документы следует привезти из командировки, а какие необходимы для подтверждения представительских расходов, что также очень часто приводило к тому, что соответствующие расходы не признавались для целей налогообложения.

Во-вторых, контроль документооборота на предприятии, как правило, возлагался на бухгалтерию, которая из-за большой загруженности текущей работой не могла не только объяснить, какие документы необходимы предприятию для подтверждения расходов, но и обосновать их экономическую оправданность. Кроме того, зачастую и сами работники бухгалтерии ошибались при ведении или передаче документации.

В-третьих, каждое предприятие холдинга вело бухгалтерский и налоговый учет в рамках собственной учетной политики, и порой одни и те же хозяйственные операции отражались в их учете по-разному. Это не только приводило к росту налоговых рисков, но и создавало трудности при консолидации данных по компании в целом.
Проанализировав все проблемы, существовавшие в компании «Отечественные лекарства», было решено создать службу внутреннего аудита и разработать единую систему документов, регламентирующих деятельность компании. Такие меры призваны способствовать снижению рисков привлечения к налоговой ответственности и предотвратить возникновение проблем в сфере исчисления и уплаты налогов.

Создание службы внутреннего аудита

Инициатором создания службы внутреннего аудита (СВА) в компании выступил финансовый директор. На первом этапе формирования службы были определены вопросы, входящие в ее компетенцию:
– своевременное выявление и анализ рисков (в том числе налоговых), возникающих у компании в процессе ее деятельности;
– обеспечение полноты и достоверности финансовой и управленческой информации;
– разработка политик, процедур, стандартов компании и контроль их выполнения сотрудниками, а также соблюдения ими законодательства;
– способствование выполнению планов и достижению поставленных целей как компании в целом, так и ее отдельных подразделений;
– контроль сохранности активов компании, их эффективного и экономичного использования.

При создании СВА, с одной стороны, учитывался мировой опыт функционирования таких подразделений, а с другой – руководство компании исходило из собственных представлений о работе службы. Необходимо отметить, что СВА создавалась с нуля, и до сих пор устраняются недостатки, которые существовали на этапе ее формирования. Например, в настоящее время СВА является подразделением финансового департамента и подчиняется финансовому директору.

Однако такая ситуация не идеальна, и по мере приближения компании к проведению IPO (запланировано в ближайшие три – пять лет) будет создан комитет по аудиту, состоящий из членов совета директоров, которому и подчинится СВА. После определения положения СВА в холдинге и круга вопросов, которые она призвана решать, были набраны в штат специалисты высокой квалификации, обладающие необходимыми знаниями в области как бухгалтерского учета и налогового права, так и финансового менеджмента.

Подбор персонала проводился в несколько этапов: рассмотрение резюме, тестирование, включающее вопросы по бухгалтерскому и налоговому учету, МСФО; собеседование с руководителем СВА и финансовым директором. Кроме того, была разработана схема взаимоотношений СВА с другими подразделениями предприятий, определены полномочия и обязанности внутренних аудиторов, организован информационный обмен между подразделениями.

Все эти меры были необходимы не только для обеспечения нормальной деятельности службы внутреннего аудита, но и для принятия верных решений топ-менеджерами по предотвращению ошибок в области налогообложения компании. Именно менеджеры компании анализируют налоговые риски и управляют ими, а служба внутреннего аудита обязана оказывать консультационную поддержку в решении этой задачи.

Разработка регламентов компании и должностных инструкций

Согласно регламенту документооборота за подразделениями закреплены документы, с которыми они должны работать, порядок и сроки их составления и согласования, а также количество документов, требующих утверждения. Больше всего проблем с документами возникало, как правило, в отделе закупок, поскольку он заключает множество разнообразных договоров. Соответственно, был очень детально прописан набор оправдательных документов по каждому типу договоров (на закупку запчастей, сырья, услуги), который инициатор платежа должен сдать в бухгалтерию для осуществления оплаты по нему.

Кроме того, независимо от типа договора, если он заключается с новым контрагентом, менеджер отдела закупок обязан обратиться в службу экономической безопасности, которая проверит эту компанию и подтвердит существование юридического лица и его добросовестность. Только после этого договор может быть подписан.

Проверка условий договора и его соответствия действующему законодательству и интересам компании производится путем последовательного прохождения ряда согласований (минимум три уровня):
– юридическая служба, которая определяет наличие либо отсутствие правовых препятствий для заключения сделки, в частности ее законность и наличие полномочий должностного лица, выступающего от имени контрагента;
– финансовая служба, контролирующая соответствие расходов по сделке бюджету компании и дающая заключение о необходимости и возможности совершения платежа в предусмотренном размере;
– бухгалтерия, которая выдает заключение о соответствии условий договора налоговому законодательству, возможных отрицательных налоговых последствиях.

При необходимости можно также согласовывать документы с иными службами (снабжения, внешнеэкономической деятельности).

На всех этапах согласования договор отслеживает сотрудник службы – инициатора сделки, например менеджер отдела закупок, который отвечает за полное прохождение процедуры согласования. Таким образом, в итоге заключаемый договор, прошедший оценку различными сотрудниками компании, будет максимально застрахован от возможных рисков, в том числе налоговых.

Как создавалась СВА

София Пчельникова, руководитель СВА ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

Придя работать в компанию «Отечественные лекарства», первое, что я сделала, – проанализировала отчеты внешних аудиторов на предмет существенных недостатков в бухгалтерском и налоговом учете. Были изучены и все акты налоговых проверок, которые помогли выявить наиболее типичные ошибки. Поняв, где самые уязвимые для нашей компании участки учета, я разработала план работы СВА, и вместе с финансовым директором мы определили приоритетные вопросы, которые нам предстояло решить.

Мы начали с того, что формализовали методику учета затрат и калькулирования себестоимости совместно с внешними консультантами, что дало хороший эффект – мы практически провели внутренний аудит заполнения декларации по налогу на прибыль. Разработали единую учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета: поскольку эта работа была начата еще до моего прихода в компанию, мы, безусловно, учитывали положительный накопленный опыт.

Необходимо отметить, что предприятия холдинга работают по 50–60 лет и влились в него уже со сложившимися учетными традициями и методологией, изменить которую за один день невозможно. Поэтому переход на единый план счетов и учетную политику мы провели поэтапно в течение 2005–2006 годов. На стадии согласования учетной политики мы активно привлекали к обсуждению главных бухгалтеров заводов, поскольку участие менеджеров в процессе разработки корпоративных стандартов и инструкций – не только залог получения качественного документа, но и гарантия его исполнения, а соответственно и снижение рисков.

Второй вопрос, который требовал нашего немедленного участия, – описание бизнес-процессов компании и регламентов. Из за отсутствия регламентов большинство сотрудников холдинга не только плохо представляли, чем занимается управляющая компания, но и не знали своих обязанностей – кто и какой документ должен составить и в какой отдел передать. Понятно, что разработка хорошего документооборота, описание всех бизнес-процессов требуют времени, но мы сейчас активно занимаемся этой работой. В данном процессе были задействованы руководители подразделений, которые максимально заинтересованы в снижении рисков и наиболее полно знают специфику своей работы. Далее на основе описаний руководителей были разработаны график документооборота, порядок взаимодействия различных подразделений, должностные инструкции работников. Причем принимались пожелания каждого подразделения относительно того, как сделать процесс взаимодействия более совершенным.

Третье, что мы сделали, – это разработали различные внутренние положения и инструкции, касающиеся более узких вопросов: экспортного НДС, командировок, представительских расходов и др. Например, по каждому виду командировочных расходов мы прописали, какие оправдательные документы должен представить командированный сотрудник. Правда, трудность заключается не в том, чтобы учесть расходы на гостиницу и суточные, а в том, что в командировке сотрудник может нести дополнительные непредвиденные расходы, которые не описаны в наших корпоративных регламентах (нестандартные расходы, которые попадают в зону налоговых рисков). Мы, конечно, с пониманием относимся к таким ситуациям, принимая во внимание и то, что понесенные расходы могут быть несоизмеримо меньше, чем те, которые сотрудник сделал в командировке. Поэтому решения по каждой ситуации принимаются индивидуально согласно нормативным документам по бухгалтерскому учету и НК РФ.

Еще одним важным итогом деятельности СВА за 2005 год является отработанная процедура внутреннего контроля: анализ ошибок (точки риска), указанных в отчетах внешних аудиторов и актах налоговых служб, и своевременное внесение изменений в автоматизированную систему учета с последующим контролем за правильностью ведения учета.

Личный опыт
София Пчельникова, руководитель СВА ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

Очень много проблем с документами было в отделе маркетинга. Поскольку отдел является инициатором большого количества платежей за услуги сторонних организаций, а документооборот не был описан, сотрудники не знали, какие документы и когда они должны сдать в бухгалтерию, чтобы у компании не возникало налоговых рисков. Например, в зависимости от того, какие документы, подтверждающие расходы на проведение выставки продукции, будут представлены, их можно либо учитывать при расчете налога на прибыль в качестве представительских, либо отнести за счет собственных средств компании.

Соответственно, СВА разработала для отдела маркетинга информационную записку, регламентирующую, какие документы и в какой срок нужно представить, как они должны быть оформлены, вплоть до обязательных реквизитов. Если требования СВА к качеству документов не выполняются, документы возвращаются руководителю отдела маркетинга, который несет за это ответственность.

Естественно, что регламент документооборота, содержащий, как видно из его названия, общие принципы работы именно с документами внутри компании, не может описывать все моменты, возникающие в деятельности конкретных работников. Поэтому для каждого сотрудника были разработаны подробные должностные инструкции, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за определенный процесс и кто его контролирует. При этом максимально учтена специфика должностей и соответствующим образом сформулированы требования.

Так, сотруднику службы безопасности предписано при появлении налогового инспектора на предприятии не принимать никаких самостоятельных решений и обратиться к соответствующему должностному лицу. На своем уровне ответственности сотрудник службы безопасности должен обладать информацией о том, какой документ, удостоверяющий личность проверяющего, должен быть предъявлен и в какие помещения могут быть допущены налоговики до появления руководства компании.

Для сотрудников бухгалтерии и юридической службы были прописаны процедуры, регламентирующие их поведение при подаче документов налоговикам, проведении камеральных и выездных налоговых проверок. Например, при проведении проверки на предприятии с налоговиками контактируют, как правило, главный бухгалтер, финансовый директор, реже генеральный директор завода или уполномоченные их приказом сотрудники. Соответственно все документы, передаваемые налоговым инспекторам, проходят через этих сотрудников, и они уже знают, какие документы нужно отдать под подпись, а какие – только в виде ксерокопий. Кроме того, передавая указанные документы, сотрудник несет за них ответственность, а значит, должен составить их полный перечень: например, «К контракту от 12.02.06 № 138 приложены следующие документы: товарная накладная от 24.02.06 № 1003, счет-фактура от 24.02.06 № 1123», и т.д.

Необходимо отметить, что должностные инструкции разделили ответственность и полномочия сотрудников компании при принятии решений по результатам налоговой проверки. Так, все решения должны приниматься на уровне высшего руководства компании, а не рядовыми сотрудниками фирмы. В частности, бухгалтер, заметив серьезную ошибку проверяющего, должен не сразу указать на нее, а сообщить об этом своему руководителю, поскольку впоследствии эта ошибка может иметь значение при оспаривании результатов всей проверки.

Таким образом, только руководитель отдела собирает различные сведения от своих подчиненных, на основе которых, обладая полной информацией, может принять верное решение.

Результаты внедрения

Внедрение на предприятии стратегии по снижению рисков привлечения к налоговой ответственности позволило на основе обнаруженных «слабых» мест:
– создать эффективную систему учета и контроля;
– наладить взаимодействие между различными службами;
– формализовать процедуры принятия решений, разграничив полномочия и ответственность за их принятие между сотрудниками.

Однако не обошлось и без проблем. Основная из них заключалась в том, что не все сотрудники были довольны происходившими в компании переменами. Очень часто можно было услышать фразы о том, что «мы всегда так делали, почему сейчас должны работать по-другому». Действительно, повысился уровень бумажной работы, поначалу увеличилась нагрузка. Кроме того, не все сотрудники понимали, зачем нужно согласовывать договор сразу с несколькими службами. Они считали, что это создает некий бюрократический барьер, мешающий повышению эффективности работы компании. Соответственно, получение визы на листе согласований, по их мнению, было всего лишь формальностью, которая существенно затягивала процесс принятия решения.

Кроме того, недовольство сотрудников было вызвано и четким распределением ответственности, особенно на первоначальном этапе внедрения системы: никто не хотел принимать на себя лишние обязательства. Однако сейчас подобного рода разногласия практически сошли на нет, а в случае их возникновения (обычно среди сотрудников среднего и младшего звена) разрешаются руководителями функциональных дирекций.

Личный опыт
София Пчельникова, руководитель СВА ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

Нельзя сказать, что все сотрудники относились негативно к изменениям в компании, но, конечно, недовольные были. Пришлось потратить примерно полгода на то, чтобы объяснить, для чего эта система необходима компании, и наглядно показать, что, несмотря на временное увеличение рабочей нагрузки, в будущем детально прописанные регламенты облегчат сотруднику работу. Например, уменьшается вероятность возникновения ошибки по вине конкретного сотрудника. Соответственно, сейчас практически не осталось сотрудников, недовольных введением дополнительных процедур, хотя наши реформы еще не закончены.

Пусть мы пока еще не дошли до конца намеченного пути, но, я считаю, что за прошедший год было сделано многое. То, что большинство служб компании сами занимаются выявлением возможностей возникновения рисков и пытаются их минимизировать, уже говорит о многом. Другими словами, мы вышли на новый уровень, когда риски оцениваются в рамках не только финансовой службы, но и всей компании.

Способы защиты в случае противоправных действий налоговиков

Принятие вышеуказанных мер максимально снижает возможность возникновения налоговых рисков, однако, естественно, не застраховывает от них полностью. В этом случае действующее законодательство предусматривает ряд способов защиты от незаконных требований налоговиков.

Если документы, подготовленные налоговым органом, противоречат закону

Налоговый кодекс РФ позволяет налогоплательщику оспаривать незаконные решения налоговых органов, если эти решения нарушают его права. При этом под решением понимается любой документ независимо от его названия, подписанный руководителем (его заместителем) и касающийся конкретного налогоплательщика. В частности, было признано правомерным обжалование в арбитражном суде решения налогового органа, выраженного в письме (постановление Президиума ВАС РФ от 07.03.2000 № 6344/99).

К наиболее типичным из таких документов относятся решения по результатам налоговых проверок, требования об уплате налогов, пеней и штрафных санкций. Следует помнить, что налогоплательщик вправе обжаловать в суде требования об уплате налога, пеней и налоговой санкции независимо от того, было ли им оспорено решение налогового органа, на основании которого вынесено соответствующее требование (п. 48 постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.01 № 5).

Закон допускает оспаривание двумя способами.

Во-первых, можно обжаловать незаконные акты нижестоящего налогового органа в вышестоящем. Этот способ приносит наилучшие результаты, если налоговый орган нарушил элементарные нормы действующего законодательства о налогах и сборах (применил неверную ставку пеней, допустил арифметическую ошибку и пр.) или разъяснения вышестоящих налоговых органов. Большим преимуществом данного метода является то, что в связи с принятием ст. 103.1 НК РФ он позволяет при обжаловании решения о взыскании налоговой санкции автоматически приостановить его действие, в то время как подача заявления в арбитражный суд таких последствий не имеет.

Во-вторых, можно оспорить не соответствующее законодательству решение в судебном порядке. Преимущество данного метода заключается в том, что в суде у компании больше шансов получить объективное решение, чем при обращении в вышестоящую инстанцию.

Предметом обжалования могут быть как документы, полученные от налогового органа, так и действия (бездействие) его должностных лиц.

Подавая жалобу в арбитражный суд, важно не пропустить срок обращения с заявлением о признании ненормативного правового акта недействительным. Он составляет три месяца с момента, когда налогоплательщику стало известно о нарушении его прав и законных интересов. Если этот срок будет пропущен, то суд может отказать в удовлетворении заявления (постановление Президиума ВАС РФ от 31.01.06 № 9316/05).

При определении момента наступления срока следует помнить о том, что в случае направления решения налогового органа по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней после его отправки, причем налоговый орган не обязан удостовериться в его фактическом получении. Поэтому лучше налогоплательщику все же при необходимости уточнить в налоговом органе факт и дату отправки.

Желательно одновременно с заявлением об обжаловании направить в суд ходатайство о принятии обеспечительных мер. В качестве одной из них в настоящее время используется приостановление исполнения решения на основании п. 3 ст. 199 АПК РФ, что, как правило, не требует от налогоплательщика дополнительного обоснования.

Если действия (бездействие) должностных лиц налоговых органов причинили компании вред

Обжаловать действия (бездействие) должностного лица налогового органа можно в случае, если отсутствует решение налоговой инспекции в письменной форме, например налоговый орган не дал письменного ответа о невозврате НДС либо излишне уплаченных (взысканных) сумм. Причем ответчиком по такому спору может быть как конкретное должностное лицо налогового органа, так и сам налоговый орган (п. 49 постановления ВАС РФ от 28.02.01 № 5).

При обжаловании действия (бездействия) налоговых органов можно минимизировать государственную пошлину, заплатив ее фиксированную сумму в размере 2000 руб. (ст. 333.21 НК РФ). Достаточно широко распространена практика, когда вместо заявления о признании не подлежащим исполнению инкассового поручения налогового органа подается заявление о признании незаконным действия по его выставлению, что предусматривает уплату фиксированной пошлины вместо ее исчисления от суммы обжалуемого документа, которая может составлять весьма значительную величину.

К сожалению, следует отметить, что не все документы или действия (бездействие) налоговиков можно оспорить в суде. В частности, не подлежат обжалованию акты проверок, поскольку, по мнению судов, сами по себе прав налогоплательщика они не нарушают. Такой же подход применяется и в отношении записей на лицевом счете организации. Этот документ в соответствии со сложившейся арбитражной практикой является исключительно формой внутреннего контроля налоговых органов (см. постановление Президиума ВАС РФ от 11.05.05 № 16507/04). Таким образом, несмотря на то что данные действия наносят явный вред компании, они пока неоспоримы.

Активная позиция в суде – залог выигрыша дела

В соответствии с российским законодательством обязанность доказывания законности принятого решения возлагается на налоговый орган (должностное лицо) (п. 5 ст. 200 АПК РФ, п. 6 ст. 108 НК РФ – в отношении налоговых правонарушений). При этом все неустранимые сомнения толкуются в пользу налогоплательщика (п. 3 ст. 7 НК РФ).

Однако это не означает, что налогоплательщик должен вести себя в суде пассивно. Большинство организаций в случае судебных разбирательств основное бремя общения с судом как заинтересованные лица берут на себя. Суды в большинстве случаев охотно пользуются доказательствами, предъявленными компаниями, поскольку представители налоговых органов далеко не всегда могут пояснить существенные для дела обстоятельства. Это объясняется тем, что юристы налоговиков подключаются к делу только на стадии его рассмотрения в суде, в то время как все действия в ходе проверки производятся инспекторами, которые в суд по ряду причин могут и не явиться.

Так, к моменту рассмотрения одного из споров с участием компании «Отечественные лекарства» в апелляционной инстанции инспектор, проводивший проверку, ушел на пенсию, а заменяющий его специалист не смог дать внятных разъяснений, ссылаясь на то, что он данную проверку не проводил. Давать пояснения по апелляционной жалобе (поданной, кстати, налоговым органом) пришлось представителям компании.

Таким образом, при обращении в суд следует быть готовым и к изложению доводов налоговиков, чтобы потом можно было увязать с ними собственные возражения.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль