Плюсы и минусы пилотного проекта

3982
Нетёсова Анна
эксперт журнала «Финансовый директор»
В большинстве случаев при выборе информационных систем предпочтение отдается тому программному продукту, который давно существует на рынке. Такой подход позволяет минимизировать риск неудачного внедрения. Однако, приобретая «непроверенную» систему, компания вправе рассчитывать на значительное снижение цены. О положительных и отрицательных сторонах пилотного проекта внедрения системы SAP Business One рассказывает наш собеседник.

Плюсы и минусы пилотного проекта

- Ваша компания - небольшая, пока еще регионального масштаба. Покупка такими компаниями программного обеспечения у мировых разработчиков - редкость. Это объясняется как высокой стоимостью подобных проектов, так и недоверием к незнакомой системе. Чем обусловлен ваш выбор?

- В 2002 году были определены стратегические направления развития компании. К ним отнесли создание строительного дискаунтера в г. Волжский, развитие дистрибьюторской сети строительных материалов в регионе, в соседних регионах и в ближнем зарубежье. Для достижения перечисленных задач необходимо было перестроить бизнес-процессы и внедрить информационную систему, которая позволила бы их контролировать.

Справка

Холдинг «Стройкомпания СБТ» (г. Волжский Волгоградской обл.) образован в 1993 году. В настоящий момент компания включает три юридических лица: ОАО «Торговый центр «СБТ» (оптовая и розничная торговля стройматериалами, дистрибуция стройматериалов), ООО «Деко-Сервис» и ООО «Деко-Мастер» (реконструкция и отделка помещений). В компании работают 187 сотрудников, основную массу которых составляют рабочие - 133 человека. В строительных проектах компания выполняет функции генподрядчика - проектирование, строительно-монтажные работы, создание инженерных сетей, поставка оборудования.

С 1997 года в компании использовалась система на платформе «1С:Предприятие 7.7», которая дорабатывалась по мере развития предприятия. В силу различных причин «Стройкомпания СБТ» была вынуждена отказаться от услуг софтверной компании, осуществлявшей информационное сопровождение. При обращении к другой IT-компа-нии выяснилось, что необходимо заново разрабатывать техническое задание, в том числе на те модули, которые уже существовали в системе и устраивали менеджмент.

В этой ситуации разницы между покупкой новой системы и развитием старой не было. Дело не в цене. Проблема «1С» в том, что при смене партнера по ее внедрению и развитию надо все начинать заново. За долгие годы работы с этой компанией у нас сложилось впечатление, что она только торгует коробками с софтом, а как это будет внедряться, их не интересует. При внедрении же системы SAP мы постоянно ощущали «присутствие» головного московского офиса и в любой момент могли обратиться за консультацией, конечно, в основном по принципиальным вопросам.

Основной выбор делался между SAP Business One и «1С:Предприятие 7.7». Решение в пользу программного продукта SAP приняли в силу того, что эта система разработана компанией с огромным мировым опытом создания и внедрения ERP-системы, отточенным подходом к формированию бизнес-процессов.

На сделанный выбор повлияло и то, что ранее при использовании «1С:Предприятие 7.7» менеджерам приходилось тратить массу времени на составление сводных отчетов. Поэтому зачастую управленческие решения принимались в отсутствие необходимой информации. «1С» - это все-таки прежде всего учетная программа, а SAP Business One - система по планированию и управлению ресурсами предприятия. Поэтому система имеет развитую аналитику и контроль расходов в разрезе центров учета. Последнее - прямой путь к бюджетированию деятельности предприятия.

Внедрение системы осуществляла компания «Эквитас».

- Проект внедрения SAP в вашей компании был одним из первых подобных мероприятий для средних и малых предприятий в России. Кроме того, он был пилотным и для консалтинговой компании. Очевидно, что предприятию были предоставлены льготные условия. Сколько средств и времени было потрачено на внедрение системы?

— Работы по проекту начались 27 сентября 2004 года, а в опытно-промышленную эксплуатацию систему сдали в декабре того же года. Общая стоимость проекта составила 25 тыс. евро. Всего было приобретено 8 лицензированных рабочих мест с различными функциями (см. таблицу на с. 66).

Поскольку реальная потребность в доступе к системе превышает число лицензированных рабочих мест, некоторые из них используются несколькими менеджерами. Это не позволяет определить ответственных за те или иные действия в информационной системе (допущенные ошибки). Поэтому в ближайшем будущем для менеджеров по продажам и закупкам планируется приобрести дополнительные лицензии.

Таблица Распределение функций по рабочим местам в SAP Business One в «Строй ком пан и и СБТ»

Рабочее место Функции
Управляющий Формирование оперативной информации по бизнес-процессам
Инженер по учету Ввод первичных документов, анализ информации о движении товаров на складах, подготовка документов для бизнес-партнеров
Кассир Ведение кассовых операций, оформление продаж в кредит
Главный бухгалтер Контроль всех финансовых процедур: - банковских операций; - бухгалтерского учета по центрам ответственности и распределения косвенных затрат; - формирования отчетов по прибылям и убыткам в разрезе центров учета и проектов; - прибыли по номенклатуре продаж (бухгалтерский учет по РСБУ полностью остается в «1С:Бухгалтерия»)
Менеджер по продажам Формирование прайс-листов, управление операциями с клиентами, получение сведений о прибыли и уровне складских запасов
Менеджер по закупкам Контроль уровня складских запасов, формирование закупочных прайс-листов и заказов на поставку
Менеджер торгового зала Формирование информации о состоянии складских запасов, работа с розничными покупателями, продажа за наличный расчет и по кредитным картам, оформление продаж в кредит
Бухгалтер по строительству Формирование информации о движении материалов и денежных средств по строительным объектам и договорам; взаиморасчеты с контрагентами, формирование отчетов для экспорта в «1 С:Предприятие 7.7»
Комментарии консультантов
Алексей Смусев, заместитель генерального директора компании «Эквитас»

Business One отличается от R/3 тем, что это программное решение для малого и среднего бизнеса имеет набор уже готовых бизнес-процессов, благодаря чему можно избежать проблем с интеграцией модулей. Это решение включает систему управления отношениями с клиентами (CRM) и настраиваемую систему контроля соблюдения бизнес-правил, а также средства построения отчетов. Стоимость проекта внедрения системы управления предприятием на базе SAP Business One состоит из стоимости лицензирования рабочих мест и наших услуг по ее внедрению, обучению пользователей и т. д.

Александр Антипов, директор по развитию бизнеса компании SAP СНГ
При принятии решения о начале проекта на предприятии среднего и малого бизнеса мы рассчитывали, что компания потратит на информационные технологии около 1% своей выручки при стоимости одного рабочего места «под ключ» -2-3 тыс. евро. Что касается компании «СБТ», то на момент начала проекта она не была готова платить такие деньги, но мы видели, что предприятие динамично развивается, и поэтому предоставили скидки и рассрочку оплаты. Следует также учесть, что некоторые процессы заказчика в этом проекте нам описывать не пришлось — это уже было сделано, что значительно упростило задачу.

Личный опыт
Елена Филимонова, финансовый директор «Строй-компании СБТ»Проект очень затянулся. Основная причина - недостаток опыта у внедренческой софтверной компании, особенно при формировании принципиальной структуры управления ресурсами предприятия. Так, были подменены некоторые принципиальные понятия, заложенные в SAP Business One. Например, под «проектом» понимались виды деятельноcти, хотя проект должен иметь законченный цикл. Сегодня акт приема-передачи работ еще не подписан, так как требования, которые были указаны в техническом задании, выполнены не до конца. Например, нам был нужен отчет по стройке, позволяющий оценить прибыльность каждого отдельного строительного объекта (в разрезе заказчиков и строительных объектов). Это оказалось довольно сложно с технической точки зрения и в результате до сих пор не реализовано в системе. Не хватает также учетной аналитики (например, в разрезе договоров), поэтому много работы приходится делать вручную. По этим же причинам осложнен анализ работы с контрагентами. К примеру, достаточно сложно отслеживать динамику и сроки погашения дебиторской задолженности. На мой взгляд, перечисленные проблемы связаны с тем,что это первый подобный проект у компании «Эк-витас», и у них еще недостаточно опыта.

- Скажите, пришлось ли вам подстраивать сложившиеся в компании бизнес-процессы под возможности и требования системы?

- К сожалению, от некоторых сложившихся алгоритмов работы действительно пришлось отказаться. К примеру, первоначально учет доходов и расходов планировалось вести по видам деятельности — дистрибуция, розничная и оптовая продажа строительных материалов, оказание услуг в строительстве. Однако согласно логике системы реализовать это оказалось невозможно. В соответствии с логикой ведения бизнеса учет необходимо осуществлять по центрам учета, которыми, как правило, являются подразделения предприятия.

Комментарии консультантов
Александр Антипов
Поскольку решение Business One предназначено для предприятий среднего и малого бизнеса, реализованные в системе бизнес-процессы значительно проще, чем аналогичные в полноценной ERP-сис-теме. К примеру, в решениях для среднего и малого бизнеса не предусмотрено ведение учета в разрезе объектов учета, числящихся на балансе предприятия. Не реализован механизм документооборота, необходимый для согласования бюджетов, так как на небольших предприятиях бюджеты обычно составляются на уровне генерального директора и потом передаются в подразделения для исполнения. То же касается логистики и некоторых других процессов.

Алексей Смусев
«Стройкомпания СБТ» наряду с продажей стройматериалов занимается реконструкцией зданий и отделочными работами, которые имеют фиксированный временной период и требуют составления смет. Поскольку Business One не является специализированным решением для строительных компаний, в качестве сметы мы предложили использовать документ «Коммерческое предложение». В него вносится план работ, а затем, по получении фактических данных, отслеживается его исполнение. Строительные объекты отражаются в системе как «склады», на которые могут направляться закупленные или поступившие с других складов материалы. При закрытии объекта делается списание материалов и подсчитываются остатки на «складе».
Определенные сложности возникли при передаче данных из предыдущей информационной системы учета и при объединении в одном информационном поле всех компаний холдинга. Было достаточно сложно создать между компаниями холдинга необходимый документооборот, сопутствующий перемещению товаров внутри компании и соответствующий установленным требованиям бухгалтерского учета. Но в итоге вопросы консолидации и документального сопровождения сделок были решены.

- Осуществлялась ли поддержка проекта со стороны головного офиса SAP?

— В силу того что проект внедрения у компании «Эквитас» был пилотным, большинство вопросов, которые возникали в ходе работ, переадресовывалось московскому представительству компании SAP.

Комментарии консультантов
Алексей Смусев

Головной офис SAP контролировал все этапы проекта внедрения. Два специалиста компании проводили анализ бизнес-процессов «Стройкомпании СБТ». Техническое задание на внедрение также утверждалось головным офисом. Больше всего вопросов вызывала настройка учета для целей бухгалтерии. Business One — это система в первую очередь для ведения управленческого учета и планирования, но поскольку данные системы экспортировались в бухгалтерскую программу СБТ, все проводки должны были корректно отражаться и по российскому законодательству. Это требовало дополнительного анализа соответствия отражения проводок в управленческом и бухгалтерском учете.

Александр Антипов
SAP поддерживает первые несколько внедрений у всех партнеров, в дальнейшем отслеживаются только контрольные точки проекта. В идеале схема работы с партнерами, устанавливающими на предприятиях автоматизированные решения для малого и среднего бизнеса, предполагает полную самостоятельность, когда софтверная компания внедряет управленческие методики и реализует их в автоматизированной системе.

- Евгений, наш традиционный вопрос: что дала вам внедренная информационная система?

— Принципиальное отличие новой программы в том, что это не учетная система, которую мы использовали раньше, а аналитическая. Она дает больше возможностей для анализа деятельности предприятия, контроля и планирования. Другими словами, внедренная система позволяет управлять бизнесом, а не только формировать бухгалтерскую отчетность. Сегодня все возможности программы оценить трудно, поскольку сотрудники только начали привыкать к созданной системе и весь ее потенциал не реализован.

Личный опыт
Елена Филимонова
Раньше менеджеры по продажам договаривались о сделке, и на этом их работа заканчивалась. Сейчас они при заключении сделки заносят данные в учетную систему (до этого каждый менеджер вел свои записи в блокноте). В результате их деятельность стала подконтрольной, что крайне важно при управлении продажами. В предыдущей информационной системе такое было технически невозможно.Раньше у нас не было четкой структуры компании. Сейчас мы ее проработали, определили бизнес-процессы и взаимосвязи. Появилась возможность планировать деятельность предприятия с высокой точностью, что, несомненно, положительно повлияет на финансовые результаты деятельности компании.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль