Как избавиться от неликвидов

279
Лученкова Анна
финансовый директор «ЛегионКом»
Чтобы понять, как избавиться от неликвидов, проанализируйте фактические запасы на конец года и плановые на следующий год, сверьте фактические данные с учетом и найдите излишки материалов, которые можно реализовать.

Наша компания управляет несколькими бизнес-центрами класса «А». Мы поддерживаем в рабочем состоянии инженерные системы зданий, модернизируем их, предоставляем клининговые и телекоммуникационные услуги. Чтобы все обслуживать, используем большое количество материалов и запасных частей.

Я никогда не вмешивалась в управление закупками и запасами на складах. Но когда проверяла план материалов на 2017 год, обнаружила, что бухгалтерия предоставила информацию со своих счетов по товарно-материальным ценностям на одну сумму, а кладовщики дали фактические данные на другую. Информация существенно расходилась: на складе запасов было на 2,5 млн рублей больше, чем на балансе компании. Поэтому я задумалась о том, как избавиться от неликвидов. Расскажу, почему данные не совпадали, и что мы предприняли, чтобы такое больше не повторялось.

Шаг 1. Проанализировали затраты

Чтобы разобраться, почему данные бухгалтерии и кладовщиков не совпадают, мне нужно было проанализировать бухгалтерские счета и количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которое поступает на склад и выбывает.

Бухгалтерия выгрузила оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 «Материалы», а я составила отчет «Движение материалов по складам» (см. табл. 1) за три последних года. Так и узнала, что каждый год снабженцы закупают ТМЦ почти на 30 млн рублей, а кладовщики выдают не все, только на 26 млн рублей. Количество старых запасов на складе постоянно увеличивается.

Таблица 1. Движение материалов по складам за 2016 год (фрагмент)

Номенклатура

Остаток на начало

<...>

Приход

Расход

Остаток на конец

Склады

Склад 1

<...>

Склады

Склад 1

Склады

Склад 1

Склады

Склад 1

Шпаклевка гипсовая

Сумма, руб.

2116

1819

<...>

36 783

19 196

38 899

21 015

0

0

Количество, кг

57,75

0

<...>

949,75

500,75

1007,5

500,75

0

0

Ручка дверная

Сумма, руб.

4930

1290

<...>

28007

9 326

18 328

10 616

14609

0

Количество, шт.

3

0

<...>

10

4000

8

4000

5

0

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

Итого

Сумма, руб.

4 744 910

0

<...>

29 397 909

2 204 072

26 591 008

2 153 562

7570 867

35 708

Стало ясно, что для того, чтобы ответить на вопрос, как избавиться от неликвидов, нужно пересмотреть работу склада и учет запасов. До этого мы старались, чтобы материалов всегда хватало, но не учитывали, сколько ТМЦ хранится на складе. Бухгалтерия ориентировалась на заявки в учетной системе от персонала, а кладовщики могли выдавать запчасти по личному запросу сотрудника. Получалось, что по программе ТМЦ в работу списали, а по факту материал оставался на складе. Если нужно срочно устранить аварийную ситуацию, запасы выдавали, но сотрудники могли забыть сформировать заявку на получение. Так, в учетной базе актив был, а на самом деле на складе – нет.

Инженеры и диспетчеры иногда ошибались и заказывали неподходящие детали. Когда снабженцы выясняли, что она не подходит, заказывали нужную, а старую поставщику не возвращали. Из-за этого тратили лишние деньги и невостребованные запасы на складе.

Съехал арендатор – осталось много неиспользованных ТМЦ. Например, кабели и сверла, которые можно использовать в дальнейшем. Сотрудники относили их на склад, но не проводили ни по каким документам.

Чтобы решить проблему неучтенных материалов, мы провели полную инвентаризацию складов.

Шаг 2. Чтобы понять, как избавиться от неликвидов, мы инвентаризировали склад

Чтобы наладить работу бухгалтерии и кладовщиков, мы приобрели сканер штрихового кодирования и программу «1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое обеспечение».

Решили инвентаризировать ТМЦ, которые хранятся во всех складских помещениях (см. табл. 2). Из-за того что объем запасов большой, комиссия потратила на инвентаризацию пять недель. Предыдущая была три года назад и заняла три недели.

В состав инвентаризационной комиссии вошли:

  • председатель – технический директор;
  • главный инженер;
  • инженер-диспетчер;
  • кладовщик;
  • бухгалтер;
  • экономист.

Таблица 2. Инвентаризационная опись (фрагмент)

ТМЦ

Цена, руб.

Фактическое наличие

По данным бухгалтерского учета

Количество, шт

Сумма, руб

Количество, шт

Сумма, руб

1

Кабель витая пара, м

13,32

10 588

141 060,07

1722

22 941,58

2

Патч-корд телефонный, 5 м, шт

109,69

15

1645,42

15

1645,42

3

Комплект винт-гайка, шт

12,28

7356

90 328,97

190

2333,13

4

Разъем RJ-45, шт

7,05

800

5640,7

376

2651,13

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

В сличительной ведомости отразили, на сколько расходятся данные бухгалтерского учета и инвентаризационной описи (см. табл. 3). В результате выяснили, что всего на складах материалов на 14 млн рублей, из них излишек составляет 4 млн рублей, брак – 700 тыс. рублей. Брак списали, излишки оприходовали на баланс.

Когда складская программа заработала, стало проще работать. Сотрудники видят заявки на материал в режиме реального времени и всегда знают, сколько осталось, и где находится нужная единица.

Для всех сотрудников разработали алгоритм, которым они должны руководствоваться, прежде чем получить ТМЦ (Как избавиться от неликвидовскачать блок-схему по отпуску запасов). Если нарушается какой-либо этап, сотрудник несет персональную ответственность. Инженеры теперь обязаны оформлять заявку в базе, только потом они могут получить у кладовщика расходник на руки. Если ситуация срочная – работник склада сам формирует запрос и отпускает материал.

Материалы храним по ячейкам и партиям, на каждую единицу наклеили штрих-код. Это снизило риск пересортицы.

Таблица 3. Сличительная ведомость

Товарно-материальная ценность

<...>

Результат

Излишек

Недостача

Количество

Сумма, руб.

Количество

Сумма, руб.

1

Кабель волоконно-оптический, м

<...>

20

1717,97

 -

 -

2

Пигтейл, шт.

<...>

9

1139,87

 -

 -

3

Устройство удаленного управления розетками, шт.

<...>

7

6519,45

 -

 -

4

Изолента 15*10, шт.

<...>

344

15 564,57

 -

 -

5

Кабель витая пара, м

<...>

8866

118 118,49

 -

 -

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

Шаг 3. Продали ненужные материалы

На следующий год в бюджет по закупкам включили те материалы, которые обнаружили неоприходованными на складе. На этом сэкономили 4 млн рублей.

Некоторые выявленные запасы оказались не нужны. Оборудование в здании сменили, а запчасти к новому не подошли. Снабженцы обзвонили продавцов и предложили выкупить эти материалы. Чтобы определить продажную стоимость, сравнили старую цену, по которой покупали,  и новую на сегодняшний день. Свежий прайс оказался в полтора раза выше прежнего. Решили продать с наценкой в  3 процента от старой цены закупки. Нам эти ТМЦ не нужны, а поставщики охотнее купят.

Компания реализовала ненужные материалы и смогла на этом заработать 4 млн рублей.

Я поняла, чтобы правильно спланировать бюджет, нужно сначала заняться не финансовой работой, а хозяйственной. И тогда, вопрос, как избавиться от неликвидов, не возникнет. В итоге теперь работаем с большой экономией: не покупаем лишние активы  и не храним на складе неликвидные остатки. Кладовщики следят за залежавшимися запасами, а служба снабжения наладила возврат материалов, если мы их долго не используем или они нам не подходят.

Чтобы не повторять ошибок, проводим ежеквартально инвентаризацию склада.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль