Как построить эффективную систему управления дебиторской задолженностью

2367
Ахтырко Дарья
юрист КСК групп
Рост просроченной дебиторки приводит к недополучению дохода или даже к банкротству. Чтобы этого не произошло, сформируйте систему управления дебиторской задолженностью.

Эффективная система управления дебиторской задолженностью необходима, прежде всего, руководителям коммерческих организаций. Такая необходимость обусловлена тем, что зачастую дебиторка накапливается в ускоренном темпе и невозможно грамотно определить, что и в какой последовательности следует предпринимать для ее взыскания. Помимо этого, система работы с дебиторской задолженностью включает в себя построение структуры работы с клиентами в условиях отсрочки платежа.

Правильно выстроенная система способствует тому, что работа организации будет результативна и будет приносить прибыль, а также способствует уменьшению рисков организации.

Для построения эффективной системы управления дебиторской задолженностью необходимо организовать работу по двум основным направлениям: работа с текущей дебиторской задолженностью и работа с новыми контрагентами.

Полезный документ

Как построить эффективную систему управления дебиторской задолженностьюПоложение о работе с дебиторской задоженностью

Построение системы управления дебиторской задолженностью: контроль  текущей дебиторки

В первую очередь, необходимо провести мониторинг текущей дебиторской задолженности и проанализировать предшествующие периоды для того, чтобы понять, каков среднемесячный размер задолженности, соотношение плановой и просроченной задолженностей, величина проблемной (сомнительной) и безнадежной с точки зрения взыскания и т.д.

Безнадежными долгами являются долги, нереальные ко взысканию (например, долги, по которым истек срок исковой давности).

Для большей наглядности рекомендуется использовать таблицы, схемы, диаграммы (см. таблицу 1, диаграмму 1).

Таблица 1. Пример классификации дебиторской задолженности

Срок просрочки оплаты товара

В денежном выражении к общему размеру задолженности, руб.

В процентном отношении к общему размеру задолженности, %

До 45 дней

50

50

45–90 дней

15

15

90–250 дней

10

10

Более 250 дней

25

25

Общий размер дебиторской задолженности

100

1

Диаграмма 1.  Пример классификации дебиторской задолженности 

Как построить эффективную систему управления дебиторской задолженностью

Подобное отображение текущей ситуации позволит оценить предыдущую работу, понять, какие ошибки были допущены и какие ошибки необходимо исправить в дальнейшем для выстраивания эффективной системы управления дебиторской задолженностью.

Что делать с контрагентами, которые не хотят платить

Если есть контрагенты, допустившие просрочку оплаты задолженности более чем на 45 дней, необходимо переходить к мерам воздействия. Здесь возможны несколько вариантов:

  1. Регулярно нейтрально напоминайте о необходимости погашения долга. Действенность этого метода заключается в том, что должнику проще заплатить нудному и настойчивому кредитору, чем постоянно объяснять, почему отсутствует возможность оплатить такую задолженность.
  2. Продемонстрируйте плюсы возврата долга. Стратегия направлена на побуждение клиента в ближайшее время заплатить, после чего он получит дополнительную скидку, выгодное предложение на новый заказ или другие преференции.
  3. Расскажите и минусах невозврата долга. Метод «кнута» подходит для клиентов, которые отказываются от урегулирования спора мирным путем. Среди вариантов негативных последствий можно выделить следующие:

Универсального решения, к сожалению, нет, все зависит от ситуации, особенностей долга и должника, предшествующего опыта работы с ним.

Как проверить потенциального контрагента

Для того чтобы принять разумное решение относительно будущей работы с тем или иным контрагентом, необходимо получить о нем как можно больше информации. Это поможет сформировать мнение о том, добросовестный или недобросовестный клиент, стоит или не стоит заключать с ним сделку, определить риски такой сделки. Все это очень важно при выстраивании эффективной системы управления дебиторкой.

Если партнер просит об отсрочке платежа, необходимо выяснить статус клиента (его организационно-правовую форму, находится ли в реорганизации, ликвидации, банкротстве), экономическое положение, имидж и репутацию клиента, кто является собственником, руководителем организации. Это поможет в дальнейшем защитить себя и свою компанию от появления «безнадежного долга».

Получить информацию о контрагенте можно с помощью следующих источников:

1) у самого контрагента и сайта компании;

2) в системе «Спарк»–Интерфакс – система анализа рынков и компаний (помогает при составлении портрета финансового состояния контрагента);

3) у партнеров и клиентов (как своих, так и контрагента) в виде отзывов, мнений, рекомендаций и т.п.;

4) в государственных органах и учреждениях (налоговые органы, правоохранительные органы, органы статистики и т.д.) посредством отправления запросов и обращений;

5) в торгово-промышленных палатах, объединениях предпринимателей и иных подобных структурах;

6) в печатных и электронных СМИ («КоммерсантЪ», «Вестник государственной регистрации»);

7) в интернете (База исполнительных производств ФССП РФ, сайт ФНС России, картотека арбитражных дел);

8) с помощью собственного или приобретенного маркетингового исследования.

Перечисленные источники информации помогут выяснить, является ли контрагент реальным юридическим лицом, осуществляющим хозяйственную деятельность, есть ли у него офис, штат работников, открытые расчетные счета, установить, действительно ли лицо, выдающее себя за директора, является им.

Как определить условия работы с контрагентами

Еще один шаг для формирования эффективной системы управления дебиторской задолженностью – определение условий работы с клиентами. Обычно они зависят от суммы сделки, длительности предоставляемой отсрочки, уровня риска просрочки оплаты.

Обязательно предусмотрите повышенную цену товара (работы, услуги) за предоставление клиенту отсрочки платежа.

Клиент, приобретая ваш товар (услугу, работу), должен платить больше по сравнению с ценой, которую он бы заплатил в случае предоплаты. В то же время ему должно быть выгоднее взять товар у вас на условиях отсрочки платежа, нежели получить кредит в банке и заплатить вам предоплату.

Также четко определите, какие способы обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство, задаток и т.п.) надо использовать для того или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать сделку и т.п.

Помимо этого, получение денежных средств можно гарантировать (независимая гарантия), использовать в расчетах аккредитив или эскроу счет, задолженность можно уступить (факторинг) или застраховать.

Разработанные условия работы с клиентами удобнее оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение сделок прописать в форме соответствующих доверенностей (см. таблицу 2).

Таблица 2. Определение условий предоставления отсрочки оплаты контрагенту

Длительность отсрочки

Надбавка к цене товара за предоставление отсрочки

Сумма сделки

Лицо, полномочное заключать сделки

Штрафные санкции

Способы обеспечения исполнения обязательств

Как обеспечить исполнение обязательств

Способы обеспечения исполнения обязательств – один из важнейших инструментов эффективной системы управления дебиторской задолженностью. Они  призваны охранять в первую очередь интересы кредитора. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должником условий договора кредитору предоставляются дополнительные права. Кроме того, в ряде случаев к исполнению обязательства привлекаются наряду с должником третьи лица, в частности при поручительстве.

Наиболее эффективными мерами по обеспечению исполнения обязательств, на наш взгляд, являются:

  1. Залог. Преимуществом залога является то, что в случае неисполнения должником обязательства, обеспеченного залогом, требования кредитора удовлетворяются из стоимости заложенного имущества.
  2. Поручительство. Является эффективной мерой только в случае, когда есть уверенность в том, что поручителем не является «неимущая» компания, а также что в тексте договора совпадают срок исполнения основного обязательства и срока поручительства. При заключении договора поручительства важно настоять на включении в него положения о том, что за неисполнение своих обязательств поручитель несет самостоятельную ответственность перед кредитором.
  3. Аккредитив. Основными преимуществами документарных аккредитивов являются высокая степень защиты от рисков для всех участников сделки, быстрое и беспрепятственное осуществление платежа, международная правовая надежность.
  4. Страхование дебиторской задолженности. Несмотря на значительную стоимость страховых услуг (процентная ставка по страхованию дебиторской задолженности колеблется от 0,3% до 5%), в случае возникновения убытков страхователь получает от страховой компании страховое возмещение. Однако услуги по страхованию дебиторской задолженности предоставляются не во всех регионах.
  5. Факторинг. Главным плюсом является то, что кредитор, по общему правилу, не отвечает за неисполнение или ненадлежащее исполнение должником требования, являющегося предметом уступки, в случае предъявления его финансовым агентом к исполнению, а также не отвечает за то, что полученные финансовым агентом суммы оказались меньше цены, за которую агент приобрел у клиента право требования к должнику.

Как отслеживать исполнение обязательств

Большое количество договоров с контрагентами требует внедрения систем контроля исполнения обязательств. Для этого необходимо:

1) четко определить и зафиксировать порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Также нужно определить ответственных лиц;

2) пронумеровать все папки, в которые подшиваются договоры;

3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;

4)  подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;

5) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т.п. Лучше, если реестр будет в электронном виде. Тогда его можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки);

6) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;

7) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, например, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;

8) хранить папки с договорами в закрывающихся на ключ шкафах.

Что это дает

Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:

  • находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);
  • находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т.п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;
  • снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной документации.

В рамках системы управления дебиторской задолженностью нужно контролировать не только процесс заключения договора, но и ход его исполнения. В частности, важно обеспечить выполнение своих обязательств и контролировать выполнение обязательств со стороны контрагента.

Любые действия по договору должны быть документально подтверждены. Отсутствие документов, свидетельствующих об исполнении договора, либо их оформление «спустя рукава» может привести к невозможности взыскать долг в судебном порядке. Поэтому четко контролируйте исполнение договора и обеспечьте сохранность соответствующих документов.

Помимо этого, информацию удобнее контролировать, когда она систематизирована и представлена наглядно (см. таблицу 3).

Таблица 3. Пример реестра договоров

Реестр договоров по состоянию на «___» _________ 20__г.

Информация о месте хранения договора

Наименование контрагента

Дата и № договора

Предмет договора

Сумма договора

Объем отгруженного

Срок оплаты

Срок отсрочки оплаты

Кредитный лимит

Отметка об исполнении обязательств по договору

Ответственный за исполнение

В заключение

Построение результативной системы работы с дебиторской задолженностью – эффективный инструмент, который позволяет предупредить возникновение просроченных долгов и сократить временные, трудовые и финансовые затраты предприятия при управлении дебиторкой. Анализ существующей системы работы с дебиторской задолженностью позволит увидеть перспективы и своевременно подобрать методы работы с уже возникшей задолженностью. Профилактические мероприятия необходимы для предотвращения образования дебиторки. Внедрение системы работы с задолженностью позволит руководителям компаний грамотно минимизировать риски и эффективно взыскивать долги.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Какие вопросы вам задают на защите годового отчета директор и акционеры? Выберите, пожалуйста, все возможные варианты.

  • Почему столько ушло на налоги? 50%
  • Почему такая выручка? 22.41%
  • Если есть прибыль, то где деньги? 60.34%
  • Какие дивиденды получим? 18.97%
  • Какой результат будет в следующем году? 44.83%
  • Почему мы платим премии сотрудникам отдела «Н» если план компании не выполнен? 24.14%
  • У нас прибыль, зачем брать еще кредит? 18.97%
  • Почему не все расходы учли в налоговом учете? 18.97%
  • А почему такая большая кредиторская задолженность? 29.31%
  • А почему в августе нет выручки, ведь были заказы в работе и оплаты приходили? 12.07%
  • Какие премии в этом году вы планируете выплатить топ-менеджерам и почему? 12.07%
  • Какие результаты будут у компании через 5-10 лет. Ваши прогнозы? 24.14%
  • Если у нас убытки, может просто закрыть фирму или продать? 39.66%
  • Как мне понять, что годовой отчет составлен верно, что в нем нет манипуляций? 32.76%
  • Как обстоят дела у других предприятий конкурентов? 15.52%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль