Что проверить финансовому директору в бюджете коммерческих расходов

121
Если вам нужно убедиться в точности плановых коммерческих расходов, проконтролировать их, воспользуйтесь нашими рекомендациями. С их помощью вы узнаете, какую дополнительную информацию запросить, как перепроверить расчеты и снизить риск финансовых потерь.

Чтобы убедиться в достоверности бюджета коммерческих расходов, проверьте его на ошибки и сопоставьте показатели с документами.

Что нужно для проверки бюджета коммерческих расходов

Финансовый директор может самостоятельно выявить ошибки и завышенные цифры в плане коммерческих расходов. Для этого потребуются:

  • расшифровки бюджетных статей;
  • подтверждающие документы.

Запросите в коммерческой службе подробную информацию по каждой статье бюджета с перечнем мероприятий, поставщиков, стоимости услуг, периодов выполнения и оплаты работ (см. пример).

В части затрат проверьте, правильно ли инициаторы отнесли мероприятия к статьям бюджета. Например, расходы на печать рекламных плакатов не должны оказаться среди затрат на маркетинговые исследования. Убедитесь, что в расшифровке только текущие расходы. Перенесите из бюджета коммерческих расходов в инвестиционный бюджет суммы, которые нужны для будущих бизнес-проектов.

Укажите месяц, в котором планируется подписать акт об оказанных услугах. Не забудьте проверить математические расчеты в таблицах. Уточните, не оказались ли в бюджете суммы без НДС.

Попросите подчиненных собрать документы, которые докажут обоснованность сумм в бюджете коммерческих расходов. Чтобы сотрудники не тратили время на поиски, подготовьте для них список источников, например, для маркетинговых исследований и рекламы укажите:

Когда получите документы и расшифровки, проверьте каждую статью бюджета. Убедитесь, что нет расхождений с вводными данными, плановые статьи не противоречат условиям договоров и других документов.

Что проверить в статьях бюджета коммерческих расходов

Бюджет коммерческих расходов включает расходы, связанные с реализацией товаров. Среди них могут быть затраты на:

  • маркетинговые исследования;
  • рекламу;
  • сувенирную продукцию;
  • комиссионные вознаграждения оптовых покупателей;
  • оплату труда сотрудников, ответственных за раскладку товара;
  • транспорт;
  • хранение и логистику.

Основной риск искажений в статьях расходов «Маркетинговые исследования», «Реклама» и «Сувенирная продукция» – злоупотребления сотрудников. Убедитесь, что инициаторы расходов по неосторожности или умышленно не заложили в бюджет завышенные суммы (см. Как избежать конфликтов между финансовой службой и отделом маркетинга).

Сначала проверьте маркетинговые исследования. Возьмите план маркетинга на будущий год и коммерческие предложения, которые запросили ранее. Посмотрите в плане, какие мероприятия планирует провести коммерческая служба. Если сомневаетесь в их необходимости, попросите инициаторов обосновать.

Сравните коммерческие предложения. Изучите специализированные сайты в Интернете и сравните среднюю стоимость услуг на рынке с предложенными. Так сможете выявить завышенные суммы в бюджете. Расходы на рекламу и сувенирную продукцию проверьте по аналогии с расходами на маркетинговые исследования.

Убедитесь, что скидки для клиентов оправданны и не превышают лимиты. Проверьте комиссионные вознаграждения менеджеров. Премии учитывают в бюджете коммерческих расходов, а скидки – в бюджете продаж. Проконтролируйте, чтобы объем закупок соответствовал плану продаж, а процент премии – условиям договора с контрагентом. Сравните премии отчетного и прошлого периодов. Если ставки не изменились, то сумма премии будет зависеть только от объема продаж. Если процент увеличился, попросите отдел продаж обосновать рост (см. Какой отчет поможет контролировать скидки и премии покупателям).

Проверьте оплату труда сотрудников, ответственных за раскладку товара. Для этого классифицируйте их по:

  • региону;
  • каналу продвижения (сетевая или несетевая розница);
  • масштабу розницы (супермаркет, магазин у дома).

Если в компании работают штатные и сторонние супервайзеры, убедитесь, что их функции не дублируются. В штатном расписании проверьте оклады и численность собственных сотрудников, а в договорах со специализированными компаниями – объем и стоимость услуг привлеченных специалистов. Обратите внимание, как изменилась численность супервайзеров в сравнении с прошлым периодом. Учтите, что число сотрудников может расти только вместе с объемом или ассортиментом продукции, а цена товара не влияет на объем выполненных работ.

Чтобы проверить плановые транспортные расходы, сравните показатели «Расходы на единицу продукции» и «Расходы на 1 руб. продукции» за плановый и отчетный периоды. Если затраты выросли – выясните, с чем это связано. Возможно, увеличилась реализация или цена на транспортные услуги (см. формулы).

Формула 1. Расчет отклонения фактических транспортных расходов от плана из-за изменения цены доставки 1 кг продукции

ОЦ = (СДФ — СДП) × ОПФ

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ОЦ

Отклонение фактических транспортных расходов от плана из-за изменения цены доставки 1 кг продукции

руб.

Результат расчета

СДФ

Фактическая стоимость доставки единицы продукции в регион

руб.

База данных учета транспортных расходов

СДП

Плановая стоимость доставки единицы продукции в регион

руб.

Бюджет логистических расходов

ОПФ

Фактический объем перевозок в регион

кг, л, палеты

База данных учета транспортных расходов

Формула 2. Расчет отклонения фактических транспортных расходов от плана из-за изменения объема перевозок

ОО = (ОПФ — ОПП) × СДП

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ОО

Отклонение фактических транспортных расходов от плана из-за изменения объема перевозок

руб.

Результат расчета

СДП

Плановая стоимость доставки единицы продукции

руб.

Бюджет логистических расходов

ОПП

Плановый объем перевозок в регион

кг, л, палеты

Бюджет логистических расходов

ОПФ

Фактический объем перевозок в регион

кг, л, палеты

База данных учета транспортных расходов

В договорах с покупателями проверьте, кто оплачивает перевозку – поставщик или покупатель. Менеджеры по ошибке включают в расходы суммы, которые по договору оплачивает контрагент. Если договоров много, анализируйте их выборочно. Сопоставьте транспортные расходы с ценами, которые указаны в договорах с транспортными компаниями. Они должны совпадать (подробнее см. Какие отчеты помогут контролировать транспортные расходы).

Проверьте расходы на содержание склада и логистику. В расшифровке обратите внимание на площадь складских помещений и численность работников. Рост затрат по этим статьям оправдан, только если продажи значительно увеличатся. Не забудьте сверить расходы на складские помещения с суммой арендной платы в договоре.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль