Как сократить количество итераций при подготовке и утверждении бюджетов

313
На практике компании начинают подготовку бюджета следующего года за три-шесть месяцев, причем речь идет далеко не о самых крупных предприятиях. Причина – большое количество итераций согласования, корректировки и повторного согласования бюджетов. Наши рекомендации помогут лучше организовать работу над формированием годового бюджета и сократить сроки его составления.

Эффективность процесса бюджетирования во многом зависит от того, как распределена ответственность за планирование тех или иных статей затрат между подразделениями компании.

Если у предприятия нет бюджетного регламента, в котором полномочия по управлению затратами закреплены за конкретным центром финансовой ответственности (ЦФО), обнаружить источник их возникновения будет затруднительно. Кроме того, на практике нередко встречаются ситуации, когда расходует деньги одно подразделение, а планирует эти траты другое. Избежать многочисленных итераций и ошибок помогут простые правила, регламентирующие процесс согласования бюджетов ЦФО между собой.

Как использовать матрицу планирования, чтобы ускорить подготовку и утверждении бюджетов

При формировании бюджета руководители подразделений нередко забывают согласовать свои планы с другими центрами финансовой ответственности. Например, коммерческая служба рассчитывает в следующем году повысить продажи в регионах на 30 процентов, для чего оптимизирует количество дистрибьюторов, открывает новые филиалы и складские комплексы, но не информирует об этом службу логистики. Естественно, бюджет службы логистики не учитывает возросшие издержки на транспортировку товаров, аренду дополнительного автотранспорта, командировочные расходы. Скорее всего, расхождения обнаружатся на стадии утверждения и бюджеты подразделений будут возвращены на доработку. Так появляются вторая, третья, четвертая версии плана. Процесс может длиться до тех пор, пока все подразделения не согласуют свои интересы (о том, как выстроить безошибочный процесс, см. Система бюджетирования без ошибок и недочетов).

Простое решение этой проблемы – создание сводной таблицы, в которой отражена взаимосвязь отдельных статей доходов и расходов подразделений. Кроме того, не лишним будет закрепить ответственность за проверку согласованности планов ЦФО за бюджетным контролером компании, а также увязать мотивацию руководителей подразделений со сроками корректировки бюджетов с учетом интересов других служб.

Как распределить ответственность за подготовку и утверждение бюджетов

Зачастую руководители подразделений рассматривают свой бюджет как способ получить дополнительное финансирование, а потому сознательно завышают некоторые статьи затрат. Или, наоборот, стремятся приукрасить бюджет для топ-менеджмента. Самый простой способ не допустить подобных ситуаций – назначить ответственных менеджеров за каждую статью расходов и доходов. Фактически переложить обязанности по планированию показателей, которые контролирует ЦФО, на его руководителя (подробнее об этом см. Как распределить функции подготовки, согласования и утверждения бюджетов по центрам ответственности). Для удобства стоит свести эти данные в одну таблицу.

Для более жесткого управления процессом планирования обязанности сотрудников лучше прописать в должностных инструкциях и утвердить приказом генерального директора. Хотя в результате процедура бюджетирования станет более громоздкой, ЦФО придется составлять более реалистичные планы (см. Как корректировать утвержденный бюджет доходов и расходов).

Как регламентировать процесс бюджетирования, чтобы ускорить его

На этапе консолидации бюджетов может выясниться, что содержащиеся в них плановые показатели не соответствуют стратегическим целям компании. Поэтому не исключено, что потребуется доработка бюджетов ЦФО в соответствии с поставленными задачами и доступными ресурсами. Регулярные обсуждения промежуточных результатов с участием бюджетного контролера и всех руководителей подразделений позволят на ранней стадии определить «узкие места», своевременно внести коррективы и сократить число итераций.

Чтобы ускорить процесс балансировки бюджета, состав и последовательность процессов планирования, а также сроки, ответственность и обязанности ответственных исполнителей (руководителей подразделений) на каждом этапе лучше закрепить во внутреннем положении по бюджетированию (подробнее о том, как описать процесс работы с бюджетами, см. Как разработать положение о бюджетном планировании).

Как с помощью контроля сроков верстки бюджетов ускорить их подготовку

Для того чтобы исключить ошибки при планировании деятельности компании и составить достоверный бюджет, недостаточно описать в положении по бюджетированию все аспекты подготовки планов на год и их последующего исполнения. Например, в плане развития компании на будущий квартал предусмотрено строительство нового складского комплекса за счет кредитных средств. Соответственно, в планах расходов финансовой службы должны появиться затраты на обслуживание этого займа, службы персонала – на набор складских работников и т. д. Поэтому необходимо также выполнить следующее:

  • пересмотреть процедуру согласования бюджета руководителями центров финансовой ответственности. Сводный бюджет компании должен быть завизирован всеми руководителями подразделений, участвующими в его реализации;
  • построить диаграмму Ганта (например, в Excel) и с ее помощью контролировать сроки и этапы согласования бюджетов.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль