Надо постоянно спрашивать себя, какую пользу приносит компании каждый расход

805
Гинкулов Дмитрий
заместитель генерального директора по экономике и финансам «Артпласт»
Заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт» об эффективной оптимизации, о том, как заставить сотрудников экономить, а также о книге, которую стоит прочесть.

– Дмитрий, расскажите, пожалуйста о программе оптимизации затрат вашей компании?

– На данный момент в компании «Артпласт» действуют следующие основные программы оптимизации затрат:

1. Операционная деятельность.

  • ежегодный мониторинг цен поставщиков услуг. Этим занимается тендерный комитет. Он подчиняется генеральному директору. Экономический отдел готовит список статей затрат: статьи группируются по сути и фильтруются, используя правило Паретта, 20/80;
  • регулярный мониторинг цен поставщиков сырья и готовой продукции. За него отвечает отдел поставок.
  • автоматизация деятельности и увеличение производительности;
  • принцип непрерывного совершенствования – японский подход кай дзен. Несколько лет в компании работает банк идей с ежегодным подведением итогов;
  • периодическое исследование бизнес-процессов на предмет их оптимизации и выявления рисков;
  • все статьи затрат имеют зашитые в систему лимиты и превышение расхода проходит только с санкции руководителя высшего уровня;
  • изменения лимита проходят при согласовании с руководителями высшего уровня и от определённой суммы при участии генерального директора.

2. Инвестиционная деятельность:

  • все проекты обсуждаются на инвестиционном собрании при участии высших руководителей, на котором необходимо доказать его экономическую эффективность. При необходимости привлекается экономический отдел;
  • тендерный комитет помогает найти оптимальное ценовое решение;
  • утвержденный проект с лимитом заводится в корпоративной системе и контролируется автоматически.

Таким образом, система заточена на то, чтобы помочь сотрудникам найти оптимальное решение и избежать ошибок (вовремя их заметить) в процессе реализации.

– Как можно увидеть дополнительные возможности для снижения затрат?

– Ответ простой. Оптимизацией затрат важно заниматься постоянно. И постоянно задавать себе вопрос: какую пользу приносит компании каждый расход? Иногда ответ может быть неочевиден. Тогда за помощью надо обратиться к источнику – тому лицу, кто тратит деньги.

– Как подготовить план оптимизации конкретной статьи расходов?

Каждый рубль расходов компании должен преследовать 2 цели:

1. Приносить прибыль (создавать ценность) или
2. Минимизировать риски.

Вот из такого экономического подхода и надо оценивать любую затрату.

И как я упомянул выше, ответив на вопрос о пользе для компании той или иной статьи – можно двигаться дальше и разобраться, можно ли и как ее оптимизировать. Допустим, мы узнали, какую пользу статья приносит. Далее, можно проиграть ситуацию «а что, если»: этот расход уменьшить или вообще убрать? Насколько пострадает качество «ценности» или какой «риск», и насколько возрастет?

Если ответом на этот вопрос будут: прибыль и риски останутся на том же уровне, то можно оптимизировать.

А как понять, пострадает ли и возрастет ли? Если вопрос неочевиден – прибегните к экспертному мнению. И лучше, если это будет мнение незаинтересованного эксперта.

И наконец, всегда есть место эксперименту. Только делать его желательно плавно, без резких движений.

– Как оценить эффективность предлагаемых решений по оптимизации затрат и учесть все риски?

– Рассчитываем сумму оптимизации и сравниваем ее с конечным результатом (прибыль, риск), на который она влияла. Если результат неизменен или улучшается, то однозначно решение принимаем. Если непонятно – призываем здравый смысл и экспертный совет. И не бойтесь экспериментировать.

– Как жестко следить за расходами и избежать перерасхода?

– Во всем важен системный подход. Системность в моем понимании заключается в регулярности мероприятий и исключению фактора случайной ошибки. То есть: все, что можно автоматизировать – необходимо автоматизировать. Люди пусть придумывают другие полезные вещи (как продать больше, как процессы улучшить, какая аналитика поможет принять верное решение и т.д.), а не тратят его на контроль, напоминания, ручные подсчеты и т.д. Плюс автоматизация позволяет исключить манипуляции и почву для них и таким образом обеспечивает контрольные функции.

Резюме: зашитые в систему лимиты статей затрат и исключение возможности выписать деньги без статьи и выдать деньги при превышении лимита – является хорошим инструментом контроля.

– Можете назвать 5 статей затрат, которые безболезненно можно сократить на треть?

Я очень аккуратно отношусь к такому вопросу. Если в компании никогда не занимались оптимизацией затрат на системном уровне – это одно. Если занимаются – совсем другое. И очень важен контекст вопроса: что в компании происходит на данный момент? Это вопрос выживания? Или что?

Если вопрос выживания, то, конечно, в первую очередь нужно рассмотреть статьи, не связанные напрямую с операционной деятельностью (с цепочкой создания ценности продажа товара/услуги клиенту). Например, дотации на питание, проезд, корпоративы и т.д. И даже эти статьи важно оценить с точки зрения рынка и рисков – ведь сотрудникам станет хуже, а это риск их потери! А что они найдут за пределами вашей компании? А что еще, кроме дотаций и жалованья, ценно для ваших сотрудников в вашей компании? Таким образом, мы поднимаемся к ценностям более высокого порядка.

Отвечая на данный вопрос, хочу акцентировать внимание на том, что большие возможности в оптимизации (скрытые резервы) находятся в бизнес-процессах (а это время и ФОТ), неоптимальном управлении запасами и дебиторкой. В любом случае, все решения важно тщательно взвесить и соизмерить с возникающими рисками.

– Как заставить сотрудников компании думать об экономии?

– В первую очередь принцип экономии должен стать частью корпоративной культуры компании. А для этого он должен быть частью сознания высших руководителей. Именно личный пример руководителя, а не только слова (слова, безусловно, очень важны), дают сотруднику нужный посыл к действию. А соответствующая мотивация (банк идей, премии за рационализатрство и увеличение производительности) подкрепляет примеры и лозунги. В нашей компании реализовано и первое, и второе.

– Как Вы мотивируете себя каждый день?

– Когда есть большая цель (желание), вопрос мотивации складывается само собой. Если я хочу пробежать марафон, мне надо несколько раз в неделю бегать. Если я хочу взойти на Эверест, мне надо бывать в горах и надо тренироваться определенным навыкам. То же самое на работе, в семье и вообще по жизни. Почему берется само желание – уже второй вопрос.

Для себя какое-то время назад я пришел к пониманию, что меня наполняет помощь. Сам процесс. Когда я помогаю людям, сотрудникам, подчиненным, компании в целом. Помогаю найти лучшее решение, стать эффективнее, чему-то научиться, что-то осознать. Поэтому каждое утро у меня есть и план действий и наполненность смыслом.

– Какую из последних прочитанных книг можете порекомендовать коллегам?

– Буквально на днях я закончил читать книгу Эрика Бертрана Ларссена «Без жалости к себе». Ее автор – консультант и тренер по личной эффективности и мотивации. В своей методике Бертран предлагает своим клиентам переоценить и затем изменить свою жизнь: начать с определения своих ценностей и понимания, в какой области эти ценности будут максимально проявляться и заканчивает постановкой цели и методами ее достижения путём системных (небольших, ежедневных) изменений самого себя.

Книга заставляет задуматься, очень мотивирует и дает практические рекомендации, которые можно применить и в своей работе и в личной жизни.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль