Как контролировать выбор поставщика и исполнение им своих обязательств

299
К основным рискам процесса снабжения можно отнести закупки по завышенным ценам или в избыточном объеме у поставщиков, аффилированных с недобросовестными сотрудниками компании, а также приобретение товара ненадлежащего качества, срыв поставок. Наши рекомендации помогут внедрить необходимые контрольные процедуры, чтобы избежать подобных рисков.

При выборе контрагентов и согласовании договорных условий, на которых заключаются контракты, уделите особое внимание:

  • формированию оптимального пула поставщиков, которые могут удовлетворить потребности компании в закупаемых ТМЦ;
  • выбору в установленном порядке из сформированного перечня контрагента, отвечающего заданным критериям;
  • заключению договоров в определенные сроки на условиях, наиболее выгодных для компании.

Основной риск – возникновение личной заинтересованности как со стороны сотрудников службы снабжения, так и со стороны представителей иных структурных подразделений в работе с конкретным поставщиком. В результате создаются реальные возможности для заключения договоров на заведомо невыгодных для компании условиях и необоснованного обогащения недобросовестных сотрудников.

Как разграничить полномочия сотрудников для контроля выбора поставщиков

Предпосылки для злоупотреблений создаются в случае, если полный спектр или существенная часть закупочных функций (начиная от выбора поставщика до проведения оплаты по договору) замыкается на одном должностном лице или структурном подразделении.

В закупочном регламенте перераспределите полномочия в сфере снабжения между различными организационными звеньями. Например, подразделения-заказчики формируют технические требования к закупаемой продукции (работам и услугам) и потенциальному поставщику. Служба снабжения организовывает закупочную процедуру, но непосредственный отбор контрагента проводится на коллегиальной основе с участием представителей подразделения заказчика, службы закупок и иных структурных подразделений. Также служба снабжения проводит преддоговорную работу, но контракт должно будет подписывать должностное лицо, не участвовавшее в непосредственных переговорах с контрагентом. Что же касается оплаты по договору, то ее санкционирует финансовая служба.

Разделите полномочия по заключению договора с поставщиком, текущему взаимодействию с контрагентом и последующей приемке продукции (работ, услуг). Последнюю лучше поручить сотрудникам, которые не взаимодействовали с поставщиком на этапе заключения контракта, это снизит риски возможного сговора и вероятность приемки некачественной продукции (работ, услуг).

Как обеспечить объективность при выборе поставщика

Для повышения объективности выбора поставщиков в регламенте укажите правила их отбора. Установите несколько критериев для оценки всех коммерческих предложений. Последние должны учитывать в комплексе стоимость, качество, сроки поставки и наличие гарантийного обслуживания. Предложения поставщиков лучше сопоставлять не только по цене, а с учетом общей стоимости владения (подробнее см. Как обосновать выбор поставщика).

Регламент может предусматривать различные виды закупочных процедур в соответствии с категорией приобретаемых товаров. Например, в зависимости от стоимости и видов ТМЦ для отдельных групп может быть установлен упрощенный порядок, а для других – исключительно тендерные процедуры.

Для объективного выбора контрагентов включите в состав тендерной комиссии представителей подразделений, формально незаинтересованных в результатах проведения конкурса, например, службу экономической безопасности и финансовый департамент. В целях экономии времени на организацию закупочных процедур проводите тендеры на заключение долгосрочных договоров с поставщиками. Заключение длинных контрактов повышает надежность поставок и дает возможность для получения наиболее выгодных условий от поставщиков (к примеру, скидки за объем закупки). Установите перечень документов, запрашиваемых у поставщиков – это позволит проверить контрагентов на предмет налоговой добросовестности.

Как контролировать проведение тендеров между поставщиками

По наиболее дорогостоящим позициям выборочно проверяйте условия тендерной документации – нет ли в ней завышенных требований к определенному оборудованию. Не исключено, что техническое задание может быть составлено под конкретную компанию, эксклюзивного поставщика определенной марки продукции, а в число участников тендера входят его дружественные фирмы, действующие в координации с потенциальным победителем и создающие только видимость проведения закупочной процедуры. Проверка может выявить наличие необоснованно отклоненных коммерческих предложений с более выгодными условиями.

Создайте единую базу поставщиков и регулярно ее обновляйте. Утвердите основных поставщиков компании, с которыми имеется положительная история сотрудничества. В отношении них контрольные процедуры (проверка на предмет аффилированности и т. п.) можно свести к минимуму.

Создайте на сайте компании специальный раздел, где будут публиковаться акты, регламентирующие закупочную деятельность, планы закупок и соответствующая документация, прочая информация. Это повысит прозрачность работы службы снабжения и позволит избежать ситуаций, когда потенциальные компании-поставщики с привлекательными предложениями не получают информацию о предстоящих тендерах.

Убедитесь, что условия, на которых поставщик выиграл тендер, и условия заключаемого договора совпадают и не противоречат интересам компании. Проверку можно провести по наиболее крупным контрактам. Проверьте, содержит ли договор положения о штрафных санкциях, возлагаемых на поставщика в случае нарушений сроков поставки.

Как контролировать платежи поставщикам

Проверяйте выставленный счет на предмет соответствия условиям договора и бюджету каждый раз перед перечислением оплаты по договору поставщику.

Установите суммовые критерии, по которым платежи на условиях 100-процентной предоплаты должны также обязательно санкционироваться службой безопасности, особенно если речь идет о новом контрагенте. Кстати, это условие прописывается в закупочном регламенте как норматив общего действия. Затем оно может дублироваться в условиях тендерной документации, составляемой к конкретной закупке.

Как контролировать исполнение поставщиком условий договора

Контроль исполнения контрактов подразумевает отслеживание фактов нарушения договоров поставки и выработку мер по своевременному и адекватному реагированию на них (внесение поставщика в стоп-лист, прекращение оплаты и т. п.). А кроме того, организацию контроля приемки ТМЦ и оборудования, в количестве, качестве, номенклатуре и цене, соответствующим условиям заключенных договоров.

Регулярный контроль позволит также выявить факты роста цен за определенный период. В этом случае оправданная реакция компании – переход к альтернативным поставщикам.

Выборочно отслеживайте цены по позициям, на долю которых приходится существенная часть себестоимости продукции. Сравнивайте цены на сайтах поставщиков с теми, что указаны в договорах. Разница может свидетельствовать о возможных злоупотреблениях со стороны службы снабжения.

Предусмотрите процедуру приемки поступивших товаров, включая проверку ТМЦ на предмет соответствия тендерной документации, договору и товаросопроводительным документам. Это позволит, например, пресечь поставку оборудования, бывшего в употреблении, под видом нового. Для снижения вероятности конфликта интересов принимать продукцию должны сотрудники, не участвовавшие во взаимодействии с поставщиком при заключении контракта.

Служба безопасности должна проводить регулярный мониторинг поставщиков на предмет выявления их аффилированности с отдельными сотрудниками компании. Эффективное отслеживание закупочной деятельности также поможет выявить собственные ошибки, допускаемые отдельными подразделениями, приводящие к задержке сроков поставок и штрафным санкциям (например, вовремя не произвели предоплату, не уведомили поставщика, не сделали заявку на транспортировку и т. д.).

Подразделение внутреннего аудита периодически тестирует контроли на предмет получения представления об оценке их эффективности. При необходимости они могут дорабатываться в связи с возросшими рисками бизнес-процесса. Следует проверять закрепление контрольных процедур за ответственными лицами и отсутствие их дублирования.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль