Как быстро сгруппировать данные в сводном отчете в Excel

831
Щербаков Дмитрий
тренер, разработчик и консультант по программам пакета Microsoft Office, автор и владелец сайта www.excel-vba.ru
Если работаете с большими массивами данных в Excel, воспользуйтесь этими советами для группировки данных в сводной таблице. Рекомендации помогут сгруппировать данные отчета и анализировать показатели в аналитике по каждому товару за месяц или квартал. Решение универсальное, подойдет для любых отчетов в Excel. Требует минимальных навыков работы со сводными таблицами.

Чтобы оценить эффективность сбытовой политики и проверить ассортимент на экономические невыгодные товары, выгрузите из учетной системы данные о продажах. Если в выгруженных отчетах многоуровневая шапка, объединенные ячейки – преобразуйте отчет в сводную таблицу в Excel. Воспользуйтесь инструментом «Группировка», чтобы подвести промежуточные итоги и проанализировать продажи по номенклатурным группам и каналам сбыта.

Как сгруппировать данные в сводной таблице в Excel

Чтобы проанализировать продажи в разных разрезах и аналитике, сгруппируйте данные по: дате, числам или тексту.

Сгруппируйте даты. Посмотрите итоги по месяцам, кварталам или годам. Например, в отчете о прибыли нужно выяснить, сколько денег компания получает в месяц. В сводной таблице отнесите поле «Товар» в область «Названия строк», поле «Прибыль» в область «Значения» и дату в «Названия столбцов». Выделите любую ячейку с датой, щелкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню нажмите «Группировать». В поле «С шагом» выберите «Месяц» (см. рисунок 1. Группировка данных в отчете по месяцам и годам). Обратите внимание, программа выдаст итоговую сумму без уточнений по году. Чтобы получить цифры с разбивкой по месяцам и годам - удерживайте кнопку «Ctrl», выберите «Месяц» и «Год». Нажмите «ОК».

Рисунок 1. Группировка данных в сводной таблице по месяцам и годам

Как быстро сгруппировать данные в сводном отчете в Excel

Если нужно посчитать прибыль по неделям, выберите «Дни» и поставьте «Количество дней» – 7. Проверьте, что в поле «Начиная с» стоит понедельник. Например, в отчете продажи начинаются в воскресенье 09. 01. 2011 года. Чтобы недели формировались в отчете правильно, начните группировку с понедельника 03.09.2011 года. Если за неделю не было продаж, программа не включит ее в отчет. Если вручную поставите даты в диалогом окне, галочки напротив исчезнут.

Сгруппируйте числа. Разбейте цифры из отчета по группам с нужным шагом. Например, нужно понять, дешевые или дорогие товары приносят основную прибыль компании. В сводном отчете о прибыли, отнесите поле «Прибыль» в области «Названия строк» и «Значения». В первом столбце выделите любую ячейку, нажмите правой кнопкой мыши, «Группировать». Обратите внимание, нельзя выделять несколько ячеек. Иначе программа объединит их между собой. В диалоговом окне поставьте интервал от ста тысяч до двухсот. Шаг – 10 000 (см. рисунок 2). Чтобы увидеть, какие товары относятся к группе, перенесите поле «Товары» в область «Названия строк».

Рисунок 2. Группировка числовых полей

Как быстро сгруппировать данные в сводном отчете в Excel

Сгруппируйте поля с текстом. Объедините названия товаров в группы. Удерживайте «Ctrl» и выделите нужные ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши, нажмите «Группировать». Чтобы переименовать группу, выделите ячейку с названием, нажмите F2 и напишите новое имя.

Что делать, если Excel не группирует данные в сводном отчете и выдает ошибку?

Если в сводной таблице Excel не группирует данные и выдает ошибку «Выделенные объекты нельзя объединить в группу», значит в исходных данных есть числа, которые записаны как текст. Чтобы программа корректно работала, дата должна быть в формате «Дата», а цифры в формате «Числовой» или «Финансовый».

Чтобы преобразовать формат ячеек в исходной таблице:

  • посмотрите на отчет. Excel подсвечивает зеленым треугольником текстовые ячейки, которые выглядят как число. Если увидели такую ячейку, выделите ее и нажмите Ctrl+Shift+стрелка вниз. Вернитесь к выделенной ячейке и нажмите значок с восклицательным знаком. В открывшемся окне выберите «Преобразовать в число».
  • скопируйте пустую ячейку на листе. Выделите даты или числа. Нажмите правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка». В диалогом окне поставьте «Значения» и «Сложить» (см. рисунок 3). Нажмите «ОК».

Как быстро сгруппировать данные в сводном отчете в Excel

Не забудьте обновить сводную таблицу. На вкладке «Данные», нажмите «Обновить все» и «Обновить».

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Какие вопросы вам задают на защите годового отчета директор и акционеры? Выберите, пожалуйста, все возможные варианты.

  • Почему столько ушло на налоги? 49.12%
  • Почему такая выручка? 22.81%
  • Если есть прибыль, то где деньги? 59.65%
  • Какие дивиденды получим? 19.3%
  • Какой результат будет в следующем году? 45.61%
  • Почему мы платим премии сотрудникам отдела «Н» если план компании не выполнен? 24.56%
  • У нас прибыль, зачем брать еще кредит? 19.3%
  • Почему не все расходы учли в налоговом учете? 19.3%
  • А почему такая большая кредиторская задолженность? 29.82%
  • А почему в августе нет выручки, ведь были заказы в работе и оплаты приходили? 12.28%
  • Какие премии в этом году вы планируете выплатить топ-менеджерам и почему? 12.28%
  • Какие результаты будут у компании через 5-10 лет. Ваши прогнозы? 24.56%
  • Если у нас убытки, может просто закрыть фирму или продать? 40.35%
  • Как мне понять, что годовой отчет составлен верно, что в нем нет манипуляций? 33.33%
  • Как обстоят дела у других предприятий конкурентов? 15.79%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль