Как подготовиться к автоматизации управленческого учета в строительстве

782
Шайбаков Владислав
начальник планово-экономического отдела дочерней компании ГСК "ВИС", к.т.н., МВА
Для эффективной организации управленческого учета в строительной компании, необходимо понимание всех бизнес-процессов «на земле» и качественная учетная система. Однако к автоматизации управленческого учета в строительстве нужно тщательно приготовиться.

Подготовка к ведению учета «на земле»

В случае автоматизации управления драйверами себестоимости строительной компании через контроль влияния каждого из сотрудников на их величину (см. первую часть статьи о системе управленческого учета в строительстве) прежде всего необходимо определиться, кто те самые сотрудники которые своими действиями или бездействием влияют на себестоимость. Для этих целей необходимо сформировать модель «как есть» отражающую движение всех документов содержащих информацию о составных элементах (количество и цена) драйверов себестоимости.

Важно учесть тот факт, что особенностью управления экономикой строительства в нашей стране является использование сметных нормативов, применение которых обязательно при реализации строительных проектов с финансированием из муниципальных или федеральных бюджетов, и которые по инерции применяются и в проектах без государственного финансирования. В целях управленческого учета сметные нормативы применять можно, но целесообразнее применение внутрифирменных нормативов разработанных компанией самостоятельно или с привлечением третьих лиц на базе операционных технологических карт основных производственных процессов строительства выполняемых организацией. Технологическая карта должна содержать описание области применения и технологии выполнения работ, график трудового процесса, состав бригад и состав материально-технического обеспечения ресурсами (материалами и техникой).

После того как модель будет сформирована ее необходимо проанализировать и внести корректировки «как должно быть» учитывая особенность строительной отрасли указанную в пункте выше, при этом в модели нет необходимости отражать все промежуточные этапы согласований документов, достаточно указать только основные этапы на которых формируются или могут быть откорректированы составные элементы драйверов, влияющих на себестоимость строительства. Пример классической модели «как должно быть» базирующейся на учете с применением нормативов представлен на рисунке ниже.

Рисунок 1

Как подготовиться к автоматизации управленческого учета в строительстве

Как подготовиться к автоматизации управленческого учета в строительстве

Скачать рисунок большого размера могут зарегистрированные пользователи >>

После того как модель сформирована, необходимо начать подбор программного обеспечения по отраженным в ней процессам, которое позволит фиксировать в системе данные и документы, генерируемые сотрудниками на каждой из операций. Также нужно сформировать регламенты. Например, для отраженных на рисунке процессов это может быть положение о планировании и оперативном управлении объемами и себестоимостью строительно-монтажных работ. На этом этапе крайне важно соотнести ваши пожелания в части организации учета с возможностями имеющихся готовых программных продуктов. Важно выбрать оптимальное соотношение между возможностями программного обеспечения и внедряемой моделью. Если потребуется, внесите изменения в модель под возможности программы, иначе в случае необходимости серьезной доработки программного обеспечения процесс автоматизации может затянуться на несколько лет с серьезными финансовыми вложениями и закончиться ничем, например, в связи со сменой генерального директора. Поэтому советую обращать внимание на разработчиков ПО предлагающих не полуфабрикат, а готовый программный продукт с четкой методологией его применения. Под готовым программным продуктом понимается учетная система в которой для внедрения согласно декларируемой разработчиком методологии нужно только прописать порядок движения документов между сотрудниками и справочники, причем все это можно сделать без участия программиста.

После выбора оптимального сочетания возможностей программного обеспечения и модели управленческого учета «на земле» необходимо внедрить прописанные в положении процедуры на практике и для этих целей крайне важна командная работа финансового и генерального директоров. Кроме того если речь идет о строительстве, то  процесс внедрения целесообразно реализовывать сразу в автоматизированной системе, делая это поэтапно, например, сначала автоматизировать управление снабжением, затем управление техникой и т.д.. Если автоматизировать все сразу и использовать учет в Excel, то из-за масштаба данных и соответствующей сложности их соотношения между разными документами у руководства компании и руководителей среднего звена возникнет впечатление о нежизнеспособности подобной модели учета, что сразу ее похоронит. В производстве ситуация проще в виду цикличности технологических операций и поэтому можно протестировать учет «на земле» сначала в формах в Excel и параллельно запускать процесс его автоматизации.

В случае саботажа со стороны руководителей среднего звена и сотрудников вводимого учета «на земле» действенным инструментом является применение методов, которые я описал в статье «Хочу все контролировать: инструменты для финансового директора».

Выбор программного обеспечения

В настоящее время на рынке ИТ присутствует большое количество систем автоматизации управленческого учета – от таких международных гигантов как SAP и Oracle до локальных региональных разработок на платформе «1С». Последнее время особенно активно продвигаются решения на платформе «1С», что и понятно, т.к. на фоне SAP и Oracle они выглядят гораздо более привлекательно, поскольку эти продукты при высокой функциональности весьма недороги. Да и тот факт что бухучет в нашей стране ведется преимущественно в системах на платформе «1С», увеличивает возможности таких систем в части интеграции бухгалтерского и управленческого учета.

Из наиболее распространенных систем на платформе «1С» в строительных компаниях являются такие системы как: «1С Элит-строительство», «1С БИТ.Строительство», «1С УСО» (Управление Строительной Организацией), 1С Подрядчик строительства 3.0 и 4.0», 1С БСП»(Бухгалтерия Строительного Предприятия).

У каждой из них свои преимущества и недостатки, но во всех в них есть три серьезных минуса затрудняющие их использование для учета «на земле» в строительных компаниях:

  • несмотря на пиар разработчиков, все эти системы являются прежде всего системами бухгалтерского учета, а уже потом управленческого, и если управленческий учет рассматривать как платформу для принятия решений, ведения бухгалтерского учета и учета по МСФО описанную в первой части статьи, то функциональность данных систем крайне низка, о чем свидетельствует и обсуждение этих систем на форумах;
  • длительный период внедрения систем и значительные расходы на оплату услуг внедренцев, т.к. некоторые из систем приходится серьезно дорабатывать при внедрении поскольку многие из них являются полуфабрикатом для реальных условий;
  • объединение управленческого и бухгалтерского учетов в рамках одной системы, следствием чего как говорят сами программисты систем на платформе «1С» является то, что «Проект по внедрению 1С живет вечно! Закончить нельзя. Можно прекратить». Дело здесь в том, что из-за периодической корректировки РСБУ разработчик систем «1С» для бухучета (прежде всего это системы «Бухгалтерия предприятия» и «Управление производственным предприятием») периодически обновляет свой программный продукт выпуская обновления, следствием этого является обновление каждым из разработчиков своих систем, использующих вышеназванные системы как базовые и выпуск к ним обновлений. И все бы хорошо, но из-за пункта выше система при внедрении как правило дорабатывается, что усложняет обновление подсистемы бухучета, а может привести и к ошибкам.

Выходом из этого круга проблем является ведение бухгалтерского и управленческого учета в разных, но связанных между собой системах:

  • в качестве системы бухучета целесообразно использовать систему «1С Бухгалтерия предприятия», т.к. она является флагманским продуктом 1С и соответственно наиболее качественным и оперативно обновляемым, в ней есть все необходимое и при этом нет ничего лишнего, система проста в работе и настройке;
  •  в качестве системы управленческого учета можно использовать любую иную систему созданную для строительной отрасли, например, рекомендую из известных мне «1С УСО2.0» стандарта ERP или УЭСиП стандарта MRPII, главное, чтобы они были написаны на той же платформе, что и используемая система бухучета.

Для поддержания учета на «земле» мы успешно применяем систему стандарта MRPII. В сравнении с системой стандарта ERP, MRPII привлек нас более низкой ценой и сроками внедрения при достаточности функционала для постановки оперативного учета и отсутствием лишених инструментов, за который в случае применения ERP пришлось бы заплатить при отсутствии явной экономической целесообразности, а также тем, что система работает вне системы бухучета, но в связи с ней, что позволяет ее дописывать и это не усложняет обновление.

Подготовка к автоматизации учета

 Для начала автоматизации учета необходимо прежде всего расписать права/обязанности пользователей по каждому документу для таких основных процессов как:

  • материально-техническое обеспечение и контроль использования материалов;
  • обеспечение машинами/механизмами и контроль использования техники;
  • обеспечение трудовыми ресурсами и контроль начисления заработной платы, наличные и безналичные расчеты с контрагентами.

Для этих целей я использую матрицу ответственности, пример такой матрицы для процесса «материально-техническое обеспечение и контроль использования материалов» приведен на рисунке 2.

Как подготовиться к автоматизации управленческого учета в строительстве

Скачать рисунок большого размера могут зарегистрированные пользователи >>

После того как матрица прав сформирована, целесообразно встретиться с руководителями всех подразделений, задействованных в процессе для согласования роли их подразделений в учете (формирование, заполнение, проверка, согласование или утверждение документа учета), а также важным является прописать в матрице ответственности сроки формирования электронных учетных документов. Это упростит внедрение системы т.к. каждому пользователю будет легко объяснить его роль в системе и как результат его работы влияет на работу других сотрудников.

Далее следует приступить к подготовке справочников системы. В следующей части статье я расскажу о том какие справочники нужно подготовить и от куда брать информацию независимо от того какую из вышеперечисленных учетных систем вы решите использовать, а также как состыковать управленческий и бухгалтерский учет.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Рисунки к статье.zip
  • Положение о планировании и оперативном управлении объемами и себестоимостью строительно-монтажных работ.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль