Как ускорить бюджетный процесс в компании

575
Чтобы сократить время на подготовку годового бюджета компании, нужно правильно организовать бюджетный процесс, исключить авралы и несогласованные действия. Наши рекомендации помогут выяснить, что для этого нужно сделать финансовой службе и как контролировать ситуацию непосредственно во время планирования.

До начала работы над бюджетами нужно:

  • разработать и утвердить инструкции и регламенты;
  • своевременно оповестить персонал о предстоящих задачах;
  • обучить исполнителей и участников;
  • определить санкции в отношении сотрудников, недобросовестно выполняющих свои обязанности, связанные с бюджетированием (или же, наоборот, бонусы за качественное и быстрое планирование).

Во время составления планов компании от финансовой службы потребуется:

  • оперативно отвечать на вопросы исполнителей, касающиеся бюджетирования;
  • контролировать этапы подготовки бюджетов;
  • своевременно информировать участников процесса обо всех изменениях, влияющих на план деятельности компании.

Как ускорить бюджетный процесс с помощью регламентов

Чтобы бюджеты составлялись быстро и качественно, заранее разработайте и закрепите во внутренних регламентирующих документах правила бюджетирования.

На этом этапе важно определить последовательность формирования планов и распределить обязанности между сотрудниками компании. Задача финансовой службы – грамотно организовать взаимодействие всех подразделений. Это в том числе позволит минимизировать внутренние конфликты при подготовке бюджета. Если у компании все необходимые регламенты есть, убедитесь в их актуальности, при необходимости поправьте.

Актуализируйте формы бюджетов для каждого подразделения (какие правила стоит учесть при их создании, см. Как разработать формы функциональных бюджетов) и подготовьте новые. Следует также защитить их от несанкционированных изменений пользователями. Единый формат представления плановых данных для всех подразделений позволит сократить сроки подготовки бюджета.

Как подготовить сотрудников к бюджетному процессу и ускорить планирование

Чтобы подготовить сотрудников, отвечающих за планирование, к бюджетному процессу, предупредите их заблаговременно, о том, когда и какие данные они должны предоставить, а также вышлите им бюджетные формы. Это нужно сделать, даже если никаких изменений (сдвига по срокам планирования, дополнения или сокращения бюджетных форм) по сравнению с предыдущим годом не произошло. Так исполнители не забудут заранее спланировать время на подготовку бюджета с учетом их текущей занятости. Для сотрудников, которым предстоит составлять финансовые планы впервые, потребуются более развернутые инструкции.

Объясните участникам процесса, для чего нужен бюджет – всей компании и каждому подразделению в отдельности. Лучше сразу формировать положительное отношение к финансовому планированию, это скажется на результатах.

Как ускорить составление бюджетов за счет обучения сотрудников

Готовясь к бюджетному процессу, учтите, что сотрудники нефинансовых подразделений могут не разбираться в вопросах бюджетирования, например, не понимать разницы между ожидаемой выручкой и фактическим поступлением денежных средств. Если их обучить, объяснить правила формирования бюджета перед началом бюджетного процесса, можно повысить качество планирования.

Способ организации обучения зависит от особенностей компании, от того, насколько хорошо разбираются руководители подразделений в финансовых вопросах. Например, можно провести общее совещание с обсуждением регламента, инструкций, уделив особое внимание вопросам, которые во внутренних документах расписаны недостаточно подробно. Затем по отдельности побеседовать с руководителем каждого подразделения и обсудить особенности бюджетирования именно для его отдела.

В процессе обучения уделите внимание правилам заполнения форм. Объясните, что разрешается и приветствуется подготовка данных в произвольной форме, разработанной самим подразделением (ЦФО), но только в тех случаях, когда требуются расшифровки (пояснения) к разделам (строкам) расходной или доходной части бюджета.

Как контролировать планирование и ускорить бюджетный процесс

Чтобы финансовая служба своевременно получила корректные сведения, необходимо в течение всего процесса бюджетирования работать с каждым подразделением (ЦФО). Это могут быть краткие еженедельные совещания, опрос по электронной почте, телефонные звонки и т. п. В процессе общения с исполнителями важно выяснить не только «что у вас готово, а что не готово», но и «что вам мешает сделать это в срок», то есть определить причины затруднений, разобрать ситуации, которые могут в перспективе задержать подготовку бюджета.

Необходимо контролировать порядок взаимодействия подразделений, даже если он детально прописан во внутренних регламентах. Нужно исключить случаи, когда, например, отдел маркетинга заявляет, что его бюджет не готов, потому что отдел продаж не предоставил вовремя информацию и т. п. 

И, конечно, сотрудники финансовой службы должны оперативно отвечать на все возникающие вопросы, связанные с планированием. Сроки подготовки бюджета всегда жесткие, а значит, реагировать нужно немедленно.

Как информировать сотрудников об изменениях при планировании бюджетов

Внешние и внутренние условия работы компаний быстро меняются (изменения конъюнктуры рынка, влияние конкурентов, появление новой продукции, рост цен на ресурсы и др.), а значит, готовящиеся планы приходится периодически корректировать.

Важно оперативно обеспечивать всех исполнителей необходимой информацией, идентичными актуализированными данными. Если одно или несколько подразделений будут планировать затраты на основе устаревших сведений, их данные нельзя будет использовать для формирования бюджета компании. Значит, потребуется дополнительное время для уточнения плановых показателей этих отделов.

Как установить ответственность за бюджетный процесс и ускорить его

Чтобы ускорить работу над бюджетами, предусмотрите санкции за недобросовестное отношение к их подготовке: за подготовку некачественных планов, срыв сроков бюджетирования (или, наоборот, бонусы за быстрое и качественное планирование). Согласуйте их с руководством, чтобы избежать саботажа.

Если на предприятии применяется система ключевых показателей эффективности, то сотрудников можно премировать или депремировать в случае несвоевременной подготовки данных или предоставления некорректных сведений (как определить плановый премиальный фонд, см. формулу ниже).

Формула. Расчет планового фонда для выплаты премий за результаты работы

Как ускорить бюджетный процесс в компании

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Пр

Плановый фонд для выплаты премий за результаты работы

руб.

Результат расчета

Бi

База для расчета премии за результаты работы i-го сотрудника. Всего N сотрудников

руб.

Если база расчета – оклад сотрудника (месячный, квартальный, годовой), то источник информации – утвержденный план оплаты труда сотрудников на будущий год. Данные службы управления персоналом

Pij

Коэффициент премирования i-го сотрудника за j-й период. Всего N сотрудников, M периодов (например, 12 месяцев, если формируется бюджет на год)

%

Утвержденная программа премирования персонала (в процентах от базы) на будущий год. Данные службы управления персоналом

Bij

Вероятность достижения поставленных задач i-м сотрудником в j-м периоде. Всего N сотрудников, M периодов

%

1) 100 процентов – если нужно заложить в бюджет максимально возможный премиальный фонд;
2) равна коэффициенту фактической выплаты премий в текущем периоде;
3) экспертная оценка

Если же используется окладная система оплаты труда, можно предусмотреть административные наказания. Например, выговор руководителю подразделения за невыполнение поставленной задачи, отраженный в официальном приказе. При этом нужно учитывать, что такие меры возможны, если бюджетирование в компании регламентировано, а обязанности по формированию плана подразделения включены в должностную инструкцию руководителя.

Прежде чем применять санкции, желательно побеседовать с менеджером, не предоставившим своевременно корректные данные (особенно если это произошло с ним впервые), и выяснить причины этого (негативное отношение к бюджетированию, непонимание его цели и др.). Если после разговора сотрудник не подготовит необходимые сведения в ожидаемые сроки, стоит принять предусмотренные меры.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Какие вопросы вам задают на защите годового отчета директор и акционеры? Выберите, пожалуйста, все возможные варианты.

  • Почему столько ушло на налоги? 50%
  • Почему такая выручка? 22.41%
  • Если есть прибыль, то где деньги? 60.34%
  • Какие дивиденды получим? 18.97%
  • Какой результат будет в следующем году? 44.83%
  • Почему мы платим премии сотрудникам отдела «Н» если план компании не выполнен? 24.14%
  • У нас прибыль, зачем брать еще кредит? 18.97%
  • Почему не все расходы учли в налоговом учете? 18.97%
  • А почему такая большая кредиторская задолженность? 29.31%
  • А почему в августе нет выручки, ведь были заказы в работе и оплаты приходили? 12.07%
  • Какие премии в этом году вы планируете выплатить топ-менеджерам и почему? 12.07%
  • Какие результаты будут у компании через 5-10 лет. Ваши прогнозы? 24.14%
  • Если у нас убытки, может просто закрыть фирму или продать? 39.66%
  • Как мне понять, что годовой отчет составлен верно, что в нем нет манипуляций? 32.76%
  • Как обстоят дела у других предприятий конкурентов? 15.52%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль