Как правильно организовать передачу дел при увольнении сотрудника финансовой службы

319
Бородавкина Татьяна
финансовый директор «Техносерв Консалтинг», эксперт «Системы Финансовый директор»
Как организовать передачу дел при увольнении сотрудника финансовой службы в двух ситуациях: если он заранее предупредил об уходе, либо решил уволиться внезапно, одним днем.

Возможны два сценария увольнения сотрудника финансовой службы. Первый — оптимальный, когда вы заранее узнаете о его планах. Второй — стрессовый, когда человек увольняется внезапно, одним днем. Продумайте для каждого порядок действий.

Как организовать передачу дел при плановом увольнении сотрудника

Плановым увольнением специалиста финансовой службы можно считать ситуацию, когда в запасе есть две-три недели до его ухода. Это самый благоприятный вариант увольнения, так как есть возможность обеспечить полную передачу дел преемнику. Предстоит сделать следующее:

  • назначить преемника;
  • составить график передачи дел;
  • найти замену;
  • подготовить подробную инструкцию для нового сотрудника.

Назначить преемника. Поиск и подбор специалистов — дело небыстрое. А работа бухгалтерии и финансового блока — процесс непрерывный. Поэтому сразу назначьте исполняющим обязанности одного из сотрудников финансовой службы или даже разделите обязанности между двумя и более специалистами (подробнее о том, как принять дела в случае увольнения главного бухгалтера >>).

Преемником может стать тот, кто заменял увольняющегося во время отпусков и больничных. При условии, конечно, что он не перегружен текущими задачами. Сразу предупредите его, что временное исполнение чужих обязанностей может продлиться достаточно долго. И, более того, придется обучать новичка. Обсудите, сможет ли он полноценно совмещать оба функционала или стоит передать часть его обязанностей кому-то еще. Пообещайте бонус за рост нагрузок — материальное поощрение или отгулы.

Составить график передачи дел при увольнении. Убедитесь, что сотрудник не оставляет после себя незавершенные задачи. Зафиксируйте, не только в каком состоянии находится его зона ответственности, но и за что он отвечал (см. табл. 1). Если возможно, совместите передачу дел с аудитом исполняемого им функционала.

Таблица 1. План-график передачи дел при увольнении (извлечение)

№ 

Функционал

Статус

Дата передачи

Проверка корректности данных управленческого учета в части взаиморасчетов с поставщиками и покупателями

Готово

01.03.2016

Занесение всех операций за отчетный период в управленческий учет

Готово

01.03.2016

Сбор данных от руководителей ЦФО

Не сдано

02.03.2016

Если сотрудник уходит в разгар сдачи отчетности или в середине проекта, обговорите с ним и зафиксируйте письменно, какие из задач он обязуется полностью закончить. Если сомневаетесь в его добросовестности или заинтересованности, пообещайте хорошие рекомендации для будущих работодателей или бонус. Такие стимулы работают.

Найти замену. Не откладывая в долгий ящик, начинайте сразу же искать замену уходящему сотруднику. Так с большей вероятностью можно успеть найти достойного кандидата и включить его в процесс передачи дел. В любом случае, чем раньше вы наймете нового человека, тем меньше стресса принесет увольнение сотрудника вам и всему коллективу.

Подготовить инструкцию для нового сотрудника. Попросите увольняющегося составить перечень его обязанностей, контактов, выпускаемых им отчетов и т. п. Не оставляйте этот список полностью на совести сотрудника и самостоятельно проверьте, не упустил ли он что-то важное.

Обязательно обсудите список с увольняющимся и его непосредственным руководителем (если это не вы), сверьте основные пункты с действующими регламентами и должностной инструкцией. Освежите в памяти, за что конкретно отвечал сотрудник в последнем из закрытых отчетных периодов, чем занимался (также см. табл. 2).

Таблица 2. Реестр задач и сроки выполнения (извлечение)

№ 

Задача

Периодичность

Приоритет

Срок

Подготовка и проверка основных KPI для годового бюджета

Раз в год

1

До 31 января

Подготовка и консолидация бюджетных форм

Раз в год

1

До 5 февраля

Защита бюджета

Раз в год

1

До 15 марта

Все рабочие файлы с компьютера увольняющегося сотрудника нужно скопировать на общий диск, облачный сервис или соответствующий раздел внутреннего портала.

Как назначите преемника, проинформируйте об этом другие подразделения компании, всех, кто контактировал с предыдущим специалистом. Попросите сразу настроить автоматическую переадресацию всей деловой переписки увольняющегося на почту преемника, а также передать ему права доступа к информационным системам. Так ваша служба безболезненно перенесет увольнение и избежит сбоев в работе.

Передача дел при неожиданном увольнении сотрудника финансовой службы

Нередко специалист финансовой службы увольняется внезапно, уходит буквально в течение дня. Времени на подробную передачу дел не остается, но самую ценную информацию удастся сохранить, если:

  • определить приоритеты;
  • передвинуть сроки сдачи отчетности;
  • задействовать бывшего сотрудника.

Определить приоритеты. Оцените, какие обязанности уволенного сотрудника невозможно отложить на будущее до приема нового. Сконцентрируйтесь только на самом важном и срочном. Скорее всего, в приоритете окажутся:

  • выполнение законодательных и нормативных актов, в том числе обязательная отчетность;
  • соблюдение условий договоров, особенно кредитных и с аудиторами;
  • ведение платежного календаря;
  • составление отчетов для руководства и акционеров;
  • предоставление информации, необходимой для подготовки консолидированной отчетности.

Составляя план передачи дел, обязательно выделите приоритетные задачи и по максимуму используйте время, остающееся до увольнения сотрудника, на их выполнение. Попросите специалистов IT-департамента предоставить вам доступ к системам и почтовому ящику уволенного сотрудника, чтобы не упустить важную информацию.

Передвинуть сроки сдачи отчетов. На поиск нового сотрудника потребуется время, и, скорее всего, не удастся выполнить его работу в срок.

Пусть не получится изменить сроки выпуска годового отчета для акционеров или сдачи бюджета, но найти компромисс с коллегами возможно. Договоритесь о сдвиге сроков представления внутренних отчетов или о передаче их в сокращенном виде. Проинформируйте руководителей и ответственных сотрудников смежных подразделений, что в связи с увольнением коллеги возможны задержки в предоставлении информации, — так избежите излишнего прессинга и нервотрепки.

Задействовать бывшего сотрудника. В случае расставания с сотрудником по инициативе компании постарайтесь договориться с ним и заключить договор гражданско-правового характера, на основании которого он дистанционно передаст дела или завершит самые срочные из своих проектов.

Как вариант, пообещайте выплату годового бонуса только после полной передачи обязанностей (также см. «Пять способов избежать коллапса из-за ухода ключевого сотрудника финансовой службы»).

Пять способов избежать коллапса из-за ухода ключевого сотрудника финансовой службы

1. Ведите ежемесячные графики закрытия периода, составления бухгалтерской и управленческой отчетности, презентаций для руководства и акционеров. Так, не пропустите крайний срок для обязательных отчетов — внутренних или внешних.

2. Убедитесь, что вся важная информация хранится на общем диске, сервере или облачном сервисе, а не на личных компьютерах сотрудников. Например, контакты контрагентов, реестры и отсканированные копии договоров, материалы для аудиторской проверки, инструкции по работе с ERP-системой. Назначьте ответственного за размещение документов на внутреннем портале.

3. Не пренебрегайте письменными регламентами и инструкциями, своевременно их актуализируйте. Они помогут полностью восстановить функционал уволенного сотрудника и быстрее ввести новичка в курс дела.

4. Используйте время плановых отпусков как тренировку для передачи дел. Постарайтесь, чтобы каждый из специалистов финансовой службы владел хотя бы частично функционалом коллеги и в случае необходимости мог бы взять на себя дополнительную нагрузку.

5. За стратегическими задачами не упускайте рутину, старайтесь вникать в детали должностных обязанностей ваших сотрудников. Всегда будьте готовы лично поработать в самое горячее время, пока ищете замену уволенному специалисту финансовой службы.

Подготовлено по материалам журнала "Финансовый директор"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль