Как сформулировать требования к системе автоматизации бюджетирования на предприятии

384
Как сформулировать требования к системе автоматизации бюджетирования на предприятии
Голубева Кристина
Заместитель генерального директора по финансовым вопросам ООО Научно-Производственная Торговая Компания «Объединенная Сырьевая Компания»
Что должна уметь автоматизированная система бюджетирования, чтобы составление и защита бюджета не казались ежемесячной каторжной работой. Каким требованиям должна удовлетворять эффективная система автоматизации бюджетирования. Опыт и советы практика.

Сегодня практически во всех организациях существует автоматизированная система, в той или иной степени отвечающая за бюджет – от простых или сложных схем в Excel и стандартных программ, которых в избытке на рынке программных услуг, до самонаписанных организацией систем и бюджетных блоков. Вариантов много, нет только единого набора функционала в программах, поскольку каждый финансовый директор «творит под себя» и с учетом специфики своего бизнеса. Что должна делать ваша программа, чтобы составление и защита бюджета не казались вам ежемесячной каторжной работой с большой долей теории вероятности?

Для начала необходимо сформулировать задачи своей финансовой службы для ежедневной корректной работы и подумать, какой программный функционал нивелировал бы сложности при решении этих задач. От лица крупного трейдерского бизнеса приведу в пример следующий список возникающих задач и путей их решения.

Основная задача автоматизации бюджетирования на предприятии – своевременное формирование бюджета 

Финансовый директор компании Unilever, которая славится своими бюджетными блоками и скоростью их заполнения (бюджет на предстоящий год готовится и принимается у них уже в сентябре года текущего) как-то сказала мне: «Помни, процесс формирования бюджета у тебя не должен останавливаться никогда». И она была права. Советую ближе к середине текущего месяца готовить бюджет на следующий. Тогда вы успеете не только поставить цифры, но и проверить их и, в случае необходимости, изменить.  Менеджеры, ответственные за контракт, должны в режиме реального времени вводить в систему автоматизации бюджетирования имеющиеся у них данные по задолженностям и планируемым поступлениям, которые должны сохраняться на сервере и «падать» единую табличку финансового отдела, где прописаны все контрагенты – дебиторы и кредиторы (см. табл. 1).

Таблица 1. Данные по задолженностям и планируемым поступлениям (фрагмент)

Наименование

Дебитора/кредитора

Менеджер контракта Номер и дата контракта ДЗ/КЗ на 01 число месяца Отгрузки текущего месяца Общая ДЗ/КЗ ДЗ/КЗ, приближающаяся к оплате Просроченная ДЗ/КЗ
За три дня до планируемой даты платежа

Скачать полный вариант таблицы могут зарегистрированные пользователи >>

Дополнительно в последнюю графу можно, а временами просто необходимо, добавить историю отправки информационных писем и обратной связи от контрагента.

При ежедневном заполнении менеджерами данных ваш бюджет будет формироваться намного легче. Это важно учесть при формировании требований и задач системы автоматизации бюджетирования.

Верификация цифр для формирования бюджета, переданных менеджерами по продажам в финансовый отдел

Для того чтобы проверить цифры, заведенные менеджерами, вам необходимо сверить данные по отгрузкам, оплатам, задолженности на 1 число месяца, проверить наличие корректировочных бухгалтерских документов, уменьшающих или увеличивающих задолженности, сверить  насчитанные курсовые разницы в случае, если контракт заключен в валюте. Эти данные можно быстро проверить в случае, если ваша автоматизированная система бюджетирования умеет сравнивать данные из сводной таблички для финансового отдела и управленческим данным по всей программе. Мы в своей «самописной» программе получаем данные, подгруженные в сводную таблицу финансового отдела с сервера, и нажимаем кнопку «Сверка данных». Далее машина проверяет цифры, в случае обнаружения расхождений появляется красный маячок и комментарий по типу примечания в Excel. Остается только проанализировать расхождения и понять, какой вариант принимать в бюджет. По опыту – расхождения касаются в основном плана оплат проблемных дебиторов. В этом случае финансовый отдел принимает данные менеджера, поскольку это человек, который находится в контакте с дебитором и понимает, какова реальная ситуация с оплатами.

Анализ сформированного консолидированного бюджета на предстоящий месяц на предмет возможного кассового разрыва, выявление «болевых точек»

В нашей системе автоматизации бюджетирования есть кнопка «Принять бюджет». При нажатии этой кнопки цифры в форме блокируются, и изменить их можно только при определенном согласовании и получении доступа.  Исходя из данных, заведенных в бюджет, автоматически рассчитывается ряд показателей, такие как, сумма запланированных поступлений, сумма запланированных расходов, средняя оборачиваемость ДС, процент просроченной ДЗ, КЗ, ее динамика и прогнозная EBITDA по каждой сделке и в целом. При прогнозном возникновении в конце месяца кассового разрыва и отрицательной бюджетной динамики в целом, у вас будет достаточно времени на то, чтобы принять меры.

Контроль и работа с просроченной дебиторской и кредиторской задолженностью, превентивные меры по отношению к «больным» дебиторам

У всех свои методы работы с дебиторской задолженностью, кто-то любит «рейдерские атаки» на телефон организации, кто-то ежедневно пишет информационные письма с максимально коротким емким текстом, кто-то  еженедельно рассылает слезливые письма с описанием тяжелой жизни и кризисе – все зависит от того, насколько «толстокожий» у вас дебитор. Вне зависимости от стиля общения, облегчить данную задачу может ваша программа, причем выстроить эту работу можно даже в самой несложной системе. Вам необходимо видеть, какая дебиторка скоро может стать просроченной, как правило, за 3 дня должно высвечиваться оповещение о сумме, подходящей к оплате – особенно это касается дебиторов, считающих нормальным платить позже срока. Далее должна автоматически формироваться информационная рассылка контрагентам как напоминание о долге и дате его оплаты. При фактическом возникновении дебиторской задолженности и молчании контрагента, советуем формировать претензии со ссылками на федеральные законы. Содержание таких писем и претензий должно быть унифицированным и подгруженным в вашу автоматизированную систему бюджетирования. Меняться в готовой форме будут лишь номер письма, дата и сумма долга.

Формирование кредитного портфеля на предстоящий месяц исходя из формирующегося бюджета

Ваш кредитный портфель на текущий месяц должен автоматически формироваться исходя из составляемого бюджета еще до его принятия. В случае кассового разрыва вам необходимо нивелировать его путем привлечения кредитных средств, если вы не можете сократить объем средств, предназначенных на расходы организации в предстоящем календарном месяце. Вам необходимо наложить банковские расходы на рентабельность сделок и принять решение - брать кредит или выгодней пока писать письма о просроченных долгах. То есть окончательная форма кредитного портфеля формируется одновременно с принятием бюджета. Выглядеть форма прогнозного кредитного портфеля может следующим образом (табл. 2).

Таблица 2. Форма прогнозного кредитного портфеля (фрагмент)

План доходов Кассовый разрыв Комментарий от ФО План расходов Вероятный банк-кредитор Вид и срок кредитного продукта
Причина возникновения

Скачать полный вариант таблицы могут зарегистрированные пользователи >>

Исходя из двух последних граф, которые заполняются автоматически, вам будет проще принять решение о том или ином финансировании.

Формирование отчета план/факт за прошедший месяц, анализ отклонений

План-факт отчет необходим финансовой службе для оценки собственной эффективности и  анализа проделанной работы. Большое преимущество этого отчета – он может быть полностью автоматизирован даже в Excel. То есть для него не обязательна автоматизация всего процесса бюджетирования на предприятии. В случае если работа с контрагентами  по части сверки и объема информацией, настроена четко, расхождений быть не должно или же они будут касаться фактических оплат, причем в сторону увеличения (табл. 3).

Таблица 3. Пример план-факт отчета 

Контрагент

Ответственный

менеджер

План оплат Фактические оплаты Динамика отклонений Комментарий
В сравнении с предыдущими месяцами, по контрагентам При необходимости

Ежеквартальные мониторинги банков и факторинговых организаций в рамках анализа финансовой ситуации компании при наличии кредитов или иных кредитных продуктов

Вам будет очень полезно, если ваша система бюджетирования будет в автоматическом или хотя бы полуавтоматическом режиме справляться с аналитикой для банков-кредиторов, потому как такая работа является слишком монотонной, требует много времени и аккуратности исполнителя.  В основном банки в качестве составляющих мониторинга требуют аналитику за прошедший квартал и прогнозную аналитику, текущий кредитный портфель – это довольно не сложно автоматизировать. Заведите отдельный блок – аналитика для банков и поместите туда основные данные, из которых будут формироваться необходимые отчеты и прогнозы. Например, динамика ДЗ и КЗ, рентабельность продаж, доходность и ее динамика, состав расходов, динамика отдельных статей расходов. У всех банков свои (в основном экселевские или вордовские) формы, куда данная информация ложится –  можно подгрузить формы банков, чтобы заполнять их автоматически, форму выбирать в зависимости от банка, который запрашивает мониторинг (табл. 4).

Таблица 4. Пример формы аналитической информации для банков (фрагмент)

Наименование банка Динамика ДЗ и КЗ Рентабельность продаж Динамика рентабельности продаж EBITDA EBITDA динамика
Банк 1
Банк 2

Скачать полный вариант таблицы могут зарегистрированные пользователи >>

Конечно чем сложнее система бюджетирования, чем больше в ней автоматизации и чем меньше ручного труда, тем она дороже. В случае, если ваш бизнес небольшой, научитесь хорошо работать в Excel, там много возможностей для автоматизации процессов бюджетирования, первоначально не видных глазу. Если же ваш бизнес средний или крупный – не жалейте бюджета на программное обеспечение, подстраивайте систему автоматизации бюджетирования под специфику вашего бизнеса и работу финансового отдела, поскольку от этого напрямую зависит точность и успешность ведения бизнес-процессов и прозрачность финансовых результатов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Полные варианты таблиц из статьи.docx


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль