Управление затратами в строительстве. Какие отчеты помогут контролировать расходы проекта

675
Адищев Евгений
независимый консультант
Для оперативного управления затратами в строительстве я рекомендую включить в пакет документов отчет по исполнению бюджета доходов и расходов, отчет по движению денежных средств, отчет по закупочной/контрактной деятельности в ходе проекта.

К основным статьям расходов при реализации строительного проекта относятся оплата труда, использование машин и механизмов и расходы на материалы и оборудование. Оплата труда может иметь форму зарплаты собственному персоналу или оплаты услуг субподрядчика. Машины и механизмы также могут быть собственными или арендованными. Контроль расходов проекта по данным статьям – важнейший элемент управления проектом, он имеет прямое влияние на финансовый результат как одного проекта, так и предприятия в целом.

Управление затратами в строительстве можно осуществлять с помощью регулярных (например, ежемесячных) обзоров с анализом текущего состояния проекта по сравнению с запланированным и проверок, осуществляемых при авторизации каких-либо операций (примером может служить платеж по счету поставщика или субподрядчика). Первый набор отчетов позволяет специалистам финансовой службы оценивать проект в целом, выявлять болевые точки на ранних этапах для дальнейшего анализа и разработки корректирующих мер. Второй – осуществлять оперативный контроль расходов по каждой финансовой операции в ходе реализации проекта. Кроме визирования платежа важными событиями в проекте являются внесение изменений в график реализации проекта (при изменении плана осуществления строительства практически всегда меняется и график финансирования и поступления денежных средств), изменения в спецификации возводимого объекта, заключение договора с новым субподрядчиком.

Что нужно проверить перед визированием платежного поручения?

  1. Платеж сопоставляем с соответствующей статьей затрат – накопленные затраты по данной статье должны быть в рамках плановых в текущем периоде. Если имеется перерасход, необходимо запросить у производственных служб обоснование: ускорение реализации проекта (что как правило допустимо и благоприятно) либо увеличение прогнозных затрат по данной статье на проект в целом (что требует пересмотра бюджета проекта).
  2. Контролируем доступность средств: расходы должны быть предусмотрены корпоративным графиком платежей.
  3. Проверяем соблюдение всех политик компании по выбору подрядчика. Если идет закупка по контракту, он должен пройти все стадии визирования и подписания. Если закупка по счету (договору-оферте), должны быть соблюдены процедуры компании по утверждению поставщика.

Финансовая информация – часть регулярного отчета по статусу строительного проекта. Для оперативного управления затратами в строительстве я рекомендую  включить в пакет документов отчет по исполнению бюджета доходов и расходов (БДР), отчет по движению денежных средств (БДДС), отчет по закупочной/контрактной деятельности в ходе проекта.

Бюджет доходов и расходов строительного проекта

В рамках контроля расходов этот отчет должен показать финансовое состояние проекта, сравнение запланированных затрат по каждой статье. При этом постатейная детализация может различаться в зависимости от целей проекта. Отчет для финансового директора может содержать только разбивку на три крупные статьи (персонал, машины и механизмы, материалы), отчет для руководителя проекта – более мелкую нарезку. Важно учитывать, что для проекта основной показатель затраты проекта в целом, а не на период. Так превышение затрат в некотором месяце может означать не перерасход денежных средств (негативное явление), а ускорение реализации определенных работ (как правило приветствуется, часто ведет к сокращению затрат, например на управление проектом). Поэтому для контроля затрат целесообразно включить в отчет следующие показатели:

  • затраты с начала проекта: план/факт/разница;
  • затраты за отчетный период: план/факт/разница;
  • затраты с начала года: план/факт/разница (для долгосрочных проектов);
  • затраты за полный срок реализации проекта: план/прогноз/разница.

Пример бюджет доходов и расходов строительного проекта

За отчетный период

С начала проекта За срок реализации проекта
Оплата труда План

Факт

Δ План Факт Δ План Прогноз Δ
Аренда оборудования
Материалы

Бюджет расходов на материалы и оборудование с учетом обязательств

Важный момент, который надо учитывать при управлении затратами в строительстве. Поскольку закупки зачастую осуществляются до списания материалов в производство, реально компания может потратить больше средств, чем отражено в БДР. Для отражения невозвратных (как минимум возвратных с трудом и потерями) затрат в форму БДР можно добавить показатель «Облиго». Он включает все произведенные затраты, не только списанные в производство материалы и оборудование, но все закупленные под проект, которые нельзя легко использовать в другом проекте. Если компания осуществляет несколько однородных проектов в одном географическом регионе, простые материалы (например, щебень) могут быть легко использованы в другом проекте. Такие материалы не включаются в облиго. Фактически они закупаются не «под проект», а «под портфель проектов». Если же материал или оборудование куплено для одного проекта и не может быть использовано в другом из-за уникальности потребности (турбина генератора, спроектированная специально для электростанции) или удаленности локации (материалы для гидроразрыва пласта, уже доставленные на удаленное нефтегазовое месторождение), то его необходимо включать в облиго.

Пример бюджета расходов на материалы и оборудование с учетом обязательств

Бюджет итого Факт Облиго

Израсходовано

(3) +( 4)

Доступно

(2)-(5)

1 2 3 4 5 6
Материалы
Оборудование

Управление затратами в строительстве с помощью бюджета движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств аналогичен отчету по доходам и расходам, однако включает показатели по фактически осуществленным платежам, что важно учитывать при управлении затратами в строительстве. Кроме того, в отчете должен присутствовать показатель поступлений от клиентов. Часть платежей будет производиться раньше признания их расходами (закупка материалов), часть позже (работы субподрядчика с условием оплаты в течение 60 дней после подписания акта выполненных работ). Для увеличения прозрачности следует поддерживать одинаковые или близкие планы счетов БДР и БДСС. Тогда и два отчета будет легко читаться, дополняя друг друга.

Пример бюджета движения денежных средств, который можно использовать для контроля расходов строительного проекта

За отчетный период С начала проекта За срок реализации проекта
План Факт Δ План

Факт

Δ План Прогноз Δ
Поступления
Авансы/ оплата работ
Платежи
Оплата труда
Аренда оборудования
Материалы

Как связаны управление затратами в строительстве и контроль сроков исполнения проекта

Контроль сроков и процента исполнения проекта по физическим объемам, скорее, относится к сфере оперативного управления проектом Такой отчет будет рабочим инструментом руководителя проекта. Однако и финансовая служба должна получать и анализировать данный отчет. Наличие и контроль сроков и полноты выполнения проекта может помочь своевременно предсказать (а, значит, и отреагировать соответственно) перерасход средств и задержку со сдачей проекта заказчику. Что немаловажно при управлении затратами в сроительстве.

Определение процента выполнения зависит от сути работы. Для того чтобы процент был определен достаточно надежно, реализацию необходимо разбить по составляющим работам, а исполнение каждой работы измерять наиболее подходящим показателем. Например, для инжиниринга подойдет показатель трудозатрат: в начале проекта определяем оценочное значение человеко-часов, требуемых на разработку каждого документа (чертежа, расчета и т д), а в течение проекта контролируем сколько уже часов потрачено на каждый документ. Процент завершенности документа считаем как частное фактически списанных на документ часов и оценочной трудоемкости этого документа. Для объемных земляных работ выполнение можно измерять пропорционально кубометрам грунта. Процент завершения работ будет частным фактически разработанного (перемещенного, уложенного и т. п.) и проектного.

Для строительно-монтажных работ (СМР) процент выполнения можно считать по человеко-часам строительного персонала или по фактически завершенной части работы (в метрах или квадратных метрах в зависимости от объекта). Хорошей основой для определения показателя-основы для тех или иных работ служат соответствующие сметные нормы (ГЭСН).

Разные задачи взвешиваются по их сметной стоимости, и в результате формируется агрегированный показатель «процент выполнения проекта».

Пример формата отчета об исполнении сроков строительного проекта

Ед. измерения Плановый % Фактический % Δ
Весь проект
Инжиниринг ч-ч

документ 1

документ 2

Земляные работы куб. м

работа 1

работа 2

СМР

забор

пог. м

асфальтирование

кв. м

строительство

ч-ч

Отчет по контрактной и закупочной деятельности

Закупки оборудования и материалов, а также расторговка объемов работ в случае привлечения субподрядчиков – один из процессов, играющих определяющую роль в прибыльности проекта.  Опоздание в поставке может привести к задержке в исполнении работ, что в конечном итоге скажется на затратах (больше окажутся затраты на персонал, дольше придется держать оборудования в аренде и т. д). Поэтому контроль закупочной деятельности очень важен для управления расходами в строительстве. И это одна из задач финансовой службы предприятия. Отчет должен показывать объем сформированных производственным подразделение заказов на закупку и разбивку этих заказов по статусам:

  • для неразмещенных заказов: по статусам выбора поставщика (стадии тендера, принятые в компании, либо стадии бесконкурсного отбора)
  • для размещенных заказов: по статусам исполнения данного заказа от изготовления до доставки на площадку строительства. Для сложного оборудования с большим сроком изготовления можно также разделять состояния «в производстве» / «в пути»

Пример отчета по контрактной и закупочной деятельности

Статья Сформировано заказов
Итого Неразмещенные заказы Размещенные заказы
Итого Подготовка тендера Сбор предложений Анализ предложений Итого Поставка не произведена Поставка произведена
руб. руб. / % руб. / % руб. / % руб. / % Итого В срок С опозданием
Материалы
Оборудование
Арендованная спецтехника
Субподряд

Для управления затратами строительного проекта, кроме статистической информации, необходимо провести аналитическую работу – выявить причины существенных отклонений (рекомендуется каждой компании разработать собственный критерий существенности, зависящий от рентабельности проекта, например, это может быть 5% от объема соответствующей статьи) и определить возможности по компенсации (например, если использование конкретного поставщика материалов было пожеланием заказчика, не включенное в исходный договор, то разница между ценой этого поставщика и среднерыночной ценой может быть возмещена заказчиком).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль