Автоматизация управленческого учета на предприятии. Как построить работу с консультантами

371
Куликов Денис
ведущий консультант по управлению финансами ГК «ИНТАЛЕВ»
К автоматизации управленческого учета на предприятии часто привлекают консультантов. Предлагаю обсудить важные моменты, на которые стоит обращать внимание как на этапе планирования проекта автоматизации управленческого учета, так и при приемке результатов работ.

Все больший круг вопросов, касающихся управления предприятием или его отдельными процессами, решается сегодня путем обращения к сторонним консультантам для разработки методологии или автоматизации или аутсорсинга соответствующей функции (учетной, информационной, и т. д.). Одной из ключевых функций управления предприятием является учетная. При построении или оптимизации автоматизированной системы управленческого учета руководителю важно понимать особенности консультационных проектов и те моменты, на которые стоит обращать внимание в ходе планирования проекта и при приемке результатов работ. В этой статье мы с вами рассмотрим некоторые важные моменты, касающиеся планирования и приемки работ сторонних консультантов в рамках проектов автоматизации управленческого учета.

Разбираемся с целями проекта

Потребность во внедрении системы управленческого учета определяется целями, которые ставят собственники компании, и задачами, которые они хотят при этом решить. Ими же определяется результат, который должен быть получен, и критерии, которым он должен соответствовать при приемке. Поскольку управленческий учет строится под потребности конкретного бизнеса с учетом процессов этого бизнеса и требований его собственников и руководства к информации для принятия управленческих решений, не бывает двух одинаковых систем управленческого учета.

Например, цель повышения стоимости компании дает нам, в первом приближении, необходимость контроля стоимости активов и остатков по взаиморасчетам, а не только доходов и расходов, а цель повышения ликвидности – необходимость контроля движений и остатков денежных средств. Задача соответствия управленческого учета требованиям МСФО рождает необходимость оценки активов и обязательств по справедливой стоимости и начисления различных видов резервов. А задача контроля влияния производительности сотрудников на финансовый результат может вылиться в необходимость оптимизации производственных процессов и увязки учета с деревом ключевых показателей эффективности.

Точно так же целями должны определяться и результаты проекта по автоматизации управленческого учета на предприятии: какая методология учета должна быть реализована в автоматизированной системе, каким образом новая система будет взаимодействовать с другими системами компании, какова должна быть детализация учетных данных, какой набор отчетов должен формироваться в этой автоматизированной системе, и так далее.

Если проект по автоматизации управленческого учета спланирован, исходя из целей компании, он имеет больше шансов на успех, чем проект, призванный решить сиюминутные потребности сотрудников и руководства.

Пример

Компания занимается оптовой и розничной торговлей продуктами питания и напитками через собственный логистический центр. Исторически бизнес вырос из оптовой торговли слабоалкогольными напитками, но постепенно прирос направлениями молочной продукции, мясной продукции, крепкого алкоголя, был построен складской комплекс, появились собственные специализированные магазины, а в планах открытие сети гостиниц. Новые направления на протяжении жизни компании возникали как проекты, которые жили своей относительно автономной жизнью, а их руководители, будучи облечены доверием руководства, имели очень широкие полномочия и управляли подотчетными им направлениями по своему усмотрению. Конечно, при таком разнообразии таких «государств в государстве» высшему начальству важно не потерять контроль над деятельностью компании, и в какой-то момент собственники и высшее руководство пришли к мысли о необходимости внедрения единой для всех подразделений и направлений системы бюджетирования и управленческого учета и отчетности. Для реализации проекта был привлечен сторонний консультант. В качестве целей были определены приведение к единому порядку и формату отчетности по плану и факту, контроль стоимости имущества компании, единая система расчета показателей отчетности для разных направлений, повышение качества управления платежами.

Начинаем с планирования

Думать о том, как мы будем принимать результаты проекта, мы должны при его планировании. Типичный проект по автоматизации управленческого учета на предприятии может включать в себя:

  1. Разработку методологии управленческого учета (при ее отсутствии).
  2. Разработку технического задания на доработку.
  3. Настройку выбранного программного продукта.
  4. Обучение пользователей.
  5. Опытную эксплуатацию построенной автоматизированной системы.
  6. Внесение исправлений и корректировок.

При планировании проекта автоматизации управленческого учета необходимо учесть все его параметры, в том числе получаемые цели проекта, результаты, критерии успешности (то есть, достижения целей проекта), формат и ограничения результатов, требования заказчика к автоматизированной системе. Эти параметры отражаются в документации проекта (в наших проектах в документе «Устав проекта»). Чем яснее и точнее описаны эти параметры, тем больше вероятность достичь целей проекта в запланированные сроки и облегчить приемку результата как заказчику, так и исполнителю проекта.

Продолжение примера

Внедрение системы бюджетирования и управленческого учета потребовало проведения обследования процессов компании и разработки методологии бюджетирования и учета. Разработанную методологию необходимо было автоматизировать в выбранном программном продукте таким образом, чтобы новая система взаимодействовала с существующими системами оперативного и бухгалтерского учета. После настройки системы нужно было обучить пользователей приемам работы в ней. И, наконец, было решено, что консультант оказывает помощь в запуске системы в опытную эксплуатацию. Все эти моменты были отражены в проектной документации.

Принимаем работы по проекту поэтапно

Достижение цели проекта часто реализуется при помощи комплекса работ разного характера (например, проведение обследования существующих процессов и систем, разработка методологии, разработка технической документации, проведение обучения). В связи с этим для повышения контролируемости хода проекта автоматизации управленческого учета на предприятии рекомендуется разбивать его на этапы, соответствующие «подцелям». Такие этапы имеют меньшую длительность, чем проект в целом, меньший набор параметров, и позволяют оперативно реагировать на возникающие в ходе проекта вопросы. Каждый этап, в соответствии с этим, будет иметь требования к входящим данным, подразумевать определенный набор действий и конкретный измеримый результат.

В таком случае приемка каждого результата осуществляется отдельно и по ее результатам может корректироваться дальнейший ход проекта. Основное преимущество такого подхода состоит в том, что возникающие в ходе какого-либо этапа вопросы, которые могут влиять на ход работ по другим этапам, решаются в ходе этого этапа.

Набор и содержание этапов может варьироваться в зависимости от целей и содержания проекта, как и принцип разделения проекта на этапы.

Продолжение примера

 Поскольку спектр решаемых в ходе проекта задач был достаточно широк, его разбили на этапы, для каждого из которых определялись цели и задачи, с тем, чтобы можно было лучше контролировать проект в целом:

    1. Блок «Бюджетирование»:

  • разработка финансовой структуры;
  • разработка методологии бюджетирования;
  • разработка учетной политики для целей бюджетирования и управленческого учета;
  • автоматизация модели бюджетирования;
  • автоматизация процесса бюджетирования.

    2. Блок «Управленческий учет»:

  • разработка методологии формирования фактических данных управленческого учета;
  • атоматизация формирования управленческого факта.

    3. Блок «Оперативное управление финансами»:

  • разработка методологии оперативного управления денежными средствами;
  • автоматизация механизма платежного календаря.

Приемка и опытная эксплуатация

После завершения настроек, система или ее часть передается заказчику для проверки, что оформляется передаточным документом (актом), заверяемым исполнителем и заказчиком. В приемке обязательно должен участвовать владелец системы и специалист, владеющий автоматизируемой методологией управленческого учета. Важно обратить внимание на тщательную проверку настроенного функционала и фиксировать все возникшие отклонения и замечания, устранение которых проверяется после донастройки системы.

Настроенная система после этого запускается в опытную эксплуатацию, в ходе которой проверяется соответствие сделанных  настроек автоматизируемой методологии и требованиям, наличие ошибок в настройках и учет требований заказчика к системе. Для этого создается рабочая группа, в которую входят сотрудники, которые будут участвовать в эксплуатации автоматизированной системы. Далее готовится контрольный пример, на котором проверяется работа настроенной системы, после чего система запускается в опытную эксплуатацию. Сама по себе опытная эксплуатация может длиться до нескольких месяцев, в зависимости от сложности системы.

Обнаруженные в ходе опытной эксплуатации ошибки фиксируются и исправляются, после чего начинается промышленная эксплуатация автоматизированной системы.

В случае привлечения для исполнения проекта стороннего подрядчика, нужно обратить внимание на соответствие передаваемого результата договору по содержанию и срокам.

Критические точки проекта автоматизации управленческого учета

Для каждого проекта автоматизации управленческого учета  на предприятии определяются свои важные вопросы, на которые следует обратить пристальное внимание. Можно выделить некоторые общие моменты:

1. Структура ответственности компании. Система управленческого учета, помимо фиксации фактов хозяйственной деятельности, позволяет привязать их к конкретным подразделениям компании по принципу их ответственности за достижение тех или иных результатов, прямо или косвенно участвующих в формировании финансового результата деятельности компании, и системно контролировать их достижение. В случае отсутствия в компании определенной финансовой структуры, ее разработку следует включить в рамки проекта либо реализовать отдельно до начала проекта по автоматизации управленческого учета на предприятии.

Продолжение примера

 Одной из особенностей компании было разнообразие направлений бизнеса. При этом каждое направление могло быть представлено одним или несколькими юридическими лицами, а иногда одно юридическое лицо обслуживало несколько направлений. В самой компании при этом было значительное количество подразделений, выполняющих самые разные функции, при этом всегда можно было проконтролировать, к какому направлению относятся выполняемые задачи. В ходе разработки структуры финансовой ответственности было определено, что в качестве центров финансовой ответственности должны выступать именно направления бизнеса, а не подразделения более низкого уровня.

2. Владелец системы. В компании должен быть человек, облеченный достаточными ресурсами и полномочиями для контроля за работой и воздействием на работу системы. Такой сотрудник обычно назначается приказом руководителя компании.

Продолжение примера

Понятно, что проект автоматизации управленческого учета начался с одобрения высшего руководства (собственников) компании. При этом, однако, был определен человек, уполномоченный контролировать работу модели, принимать решения о ее изменении и развитии. Таким человеком стал профильный руководитель, финансовый директор компании.

3. Методология учета. В рамках проекта осуществляется автоматизация процессов, работающих по некоторым закрепленным на уровне регламента правилам, обязательным для исполнения всеми вовлеченными в эти процессы подразделениями и сотрудниками. Методология учета определяет действующие правила и порядок отражения фактов хозяйственной деятельности в нужной детализации, учетные регистры, документы, отчеты, процессы. При отсутствии в компании методологии управленческого учета либо необходимости изменить существующую методологию, ее разработку или оптимизацию следует включить в рамки проекта отдельным этапом либо реализовать в виде самостоятельного проекта до начала автоматизации.

Продолжение примера

В рассматриваемой компании не было единых правил управленческого учета и бюджетирования и были большие вопросы по правилам распределения общих расходов, по которым разные подразделения долго не могли договориться. В ходе проекта были разработаны и формализованы в виде регламентных документов правила учета и бюджетирования, унифицированы правила распределения расходов, а также актуализирована и упорядочена методика оперативного планирования, согласования и осуществления платежей.

4. Фиксация всех изменений в плане проекта автоматизации управленческого учета на предприятии. В любом проекте могут возникать изменения, вызванные сменой целей и приоритетов собственников, проблемами и ошибками в планировании и реализации проекта, общеэкономическими и другими причинами, однако все такие изменения должны фиксироваться и находить свое отражение в плане проекта. Такой подход позволит обеспечить соблюдение параметров проекта по срокам, затратам и содержанию результатов проекта.

Продолжение примера

Конечно, если компания ведет деятельность, то какая-то методология у нее есть. Правда, она может быть не формализована и, соответственно, находиться только в головах конкретных руководителей. Так было и в рассматриваемом случае. Поэтому одной из первых решалась задача разработки единой прозрачной и понятной методологии бюджетирования и управленческого учета.

5. Выбор программного обеспечения для автоматизации управленческого учета. Следует тщательно проанализировать возможности и особенности различных систем, предлагающих функционал для реализации учетно-отчетных процессов, как с точки зрения собственно функциональных возможностей и полноты реализации автоматизируемой методологии, удобства пользования, так и с точки зрения совместимости с существующими системами, наличия необходимых аппаратных мощностей для его работы, стоимости его приобретения, внедрения и поддержки.

Продолжение примера

Компания рассматривала несколько вариантов программных решений, представленных на рынке, которые могли бы удовлетворить потребности руководства в информации. При этом уже был накоплен некоторый негативный опыт несистемной, «кусочной» автоматизации отдельных задач. Поэтому при выборе решения в качестве критериев были обозначены единство методологии, легкость настройки, совместимость с существующими программами.

6. Исполнитель и команда проекта. Выполнение работ по проекту автоматизации управленческого учета на предприятии может осуществляться как собственными  силами, так и с привлечением стороннего подрядчика. Однако в любом случае работать с созданной системой должны будут сотрудники компании-заказчика проекта. Поэтому мы в своих проектах настаиваем на максимальной (в идеале 100%) вовлеченности сотрудников заказчика в проект. При этом после передачи результатов проекта их поддержку и изменение осуществляют, как правило, сотрудники компании-заказчика, и их компетенция и опыт, полученные в ходе участия в проекте, очень важны.

Продолжение примера

Как и следовало ожидать, выделить сотрудников, которые бы смогли заниматься только проектом, было сложно. Учитывая это, мы заранее прорабатывали график встреч и назначали совещания, а детальной информацией обменивались по электронной почтой. В качестве положительного момента можно отметить, что сотрудники, которым предстояло принимать модель и в дальнейшем отвечать за ее поддержку и изменение, всегда находили  время для решения возникающих вопросов.

7. Мотивация команды проекта со стороны заказчика. Сотрудники компании, вовлеченные в реализацию проекта автоматизации управленческого учета на предприятии, отвлекаются от выполнения своих прямых обязанностей, поэтому руководству важно четко определить степень их вовлечения, сотрудников, временно исполняющих обязанности занятых в проекте специалистов, а также систему мотивации занятых на проекте сотрудников. Часто этим вопросом пренебрегают, и это может негативно сказываться на ходе и результатах проекта.

Продолжение примера

Нам не были известны детали системы стимулирования и поощрения сотрудников, задействованных в проекте, однако мы, со своей стороны, рекомендовали руководству клиента обратить на этот вопрос отдельное внимание. Стоит отметить, что в ходе проекта у нас не возникало сложности с установлением контакта с сотрудниками заказчика.

8. Планирование и исполнение проекта. Помимо проекта по автоматизации управленческого учета, перед компанией стоит множество других ежедневных и стратегических задач, со своими графиками и выделенными на них ресурсами. Поэтому при планировании и исполнении проекта его нужно увязать с другими проектами и операционной деятельностью. Согласитесь, остановка проекта по причине неоплаты работы консультантов в оговоренные сроки по причине отсутствия денег в бюджете и последующие финансовые потери, вызванные несвоевременным  предоставлением управленческой отчетности, стоит того, чтобы об этом задуматься заранее.

Продолжение примера

Рассматриваемый проект изначально был спланирован поэтапно, и каждый этап был посвящен проработке определенного блока вопросов и имел свои задачи, сроки и результаты. При планировании принимались во внимание такие факторы, как текущие незавершенные проекты по внедрению других информационных систем, планы по вводу новых подразделений, и так далее, учитывая их сроки и ограничения. Несколько раз возникали моменты, когда открывались какие-то неизвестные до того факты, способные повлиять на ход проекта. Такие факты, при необходимости, учитывались при планировании следующих этапов проекта.

9. Заблаговременное информирование сотрудников. Все сотрудники, вовлеченные в ведение управленческого учета и пользующиеся данными управленческого учета, заранее должны быть проинформированы руководителем компании о предстоящем проекте автоматизации, их роли в рамках проекта и ожидаемых изменениях, а также об изменениях в системе мотивации для вовлеченных в проект сотрудников.

Продолжение примера

Руководство компании-клиента проинформировало сотрудников  о начале проекта автоматизации управленческого учета. В результате, у нас сложились хорошие отношения с сотрудниками, что позволило спроектировать и настроить систему с максимальным учетом требований заказчика.

10.  Обучение. Перед запуском системы в эксплуатацию необходимо обучить сотрудников, которые будут  ей пользоваться.

Продолжение примера

В компании прошло обучение сотрудников, им нужно было решить задачу, связанную с их работой в настроенной системе. В процессе обучения у людей возникали важные вопросы и предложения, которые позволили сделать систему более удобной для пользователей.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль