Как сократить управленческие расходы

415
Предложенные рекомендации позволят весомо сократить управленческие расходы так, чтобы не привести к сбоям в работе подразделений компании.

Для экономии на управленческих расходах можно:

  • оптимизировать административные затраты;
  • уменьшишь расходы на обслуживание служебных автомобилей;
  • сократить арендуемые под офис площади;
  • снизить расходы на персонал.

Кто выгоднее компании с точки зрения управленческих расходов: штатный директор или сторонний управляющий


Как оптимизировать административные затраты для сокращения управленческих расходов

В рамках оптимизации административных расходов предстоит сократить:

  • командировочные расходы административно-управленческого персонала;
  • представительские расходы административно-управленческого персонала;
  • офисные расходы (расходы на услуги связи, почтовые расходы, расходы на канцелярские товары).

Сэкономить на командировочных расходах поможет следующее:

  • жесткий контроль служебных поездок административного персонала – введение графика служебных командировок;
  • введение нормативов и лимитов расходов на проезд, проживание, суточные. Это лучше сделать по категориям сотрудников;
  • введение запрета:
    – на проезд в поездах, самолетах на местах бизнес-класса;
    – на пользование VIP-залами в аэропортах, железнодорожных вокзалах;
    – на использование такси;
    – на проживание в номерах класса люкс.

Оптимизировать представительские расходы можно так:

  • ввести нормативы расходов на одну деловую встречу (по варианту эконом);
  • оптимизировать количество запланированных мероприятий, пересмотрев план-график рабочих встреч административно-управленческого персонала;
  • проанализировать бюджет представительских расходов на необходимость и целесообразность;
  • внедрить процедуры дополнительного согласования.

Для экономии на офисных расходах стоит продумать и внедрить следующие меры:

  • выбрать оптимальный для компании тариф на мобильную связь, Интернет (при необходимости сменить провайдера);
  • жестко контролировать расходы на междугороднюю связь (все ли звонки были сделаны в служебных целях);
  • пересмотреть лимиты, правила пользования служебными мобильными телефонами (например, удерживать денежные средства из зарплаты сотрудников за личные разговоры);
  • оптимизировать документооборот, пересмотрев график движения корреспонденции. Как вариант – централизация этой функции;
  • сократить количество почтовых отправлений;
  • разработать и утвердить ежемесячные нормативы на канцтовары (количество, ассортимент);
  • провести инвентаризацию имеющихся запасов канцелярских принадлежностей;
  • найти поставщиков канцтоваров с более низкими ценами.

Как сократить расходы на содержание автопарка для административно-управленческого аппарата

Первое, с чего нужно начать, – провести инвентаризацию всего автопарка компании, проверить, в каком состоянии находятся машины, есть ли в них необходимость. Может быть, некоторые из них пора продать или утилизировать.

С целью сокращения затрат по этой статье можно:

  • пересмотреть срок полезного использования автомашин;
  • заморозить часть автопарка (перевести на консервацию), чтобы не начислять амортизацию. Как вариант, не предоставлять персональные автомобили топ-менеджерам компании;
  • ввести запрет на использование машин для неслужебных целей;
  • контролировать маршруты по путевым листам;
  • проанализировать необходимость и целесообразность существующего количества машин. Стоит подумать о продаже или сдаче в аренду (к примеру, сотрудникам);
  • увеличить сроки плановой замены автомобилей;
  • заключить корпоративные договоры на страхование и техническое обслуживание;
  • ввести корпоративные топливные карты;
  • утвердить жесткие ежемесячные лимиты на горюче-смазочные материалы (все, что сверх, оплачивают сотрудники).

QH = 0,01 x Hб x S x (1 + 0,01 x D)

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

QH

Нормативный расход топлива

л/мес.

Результат расчета

Hб

Базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля

л/100 км

Технический паспорт автомобиля

S

Пробег автомобиля

км

Показания приборов

 D

Поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме

%

Распоряжение Минтранса России о введении норм расходов на ГСМ

Как сэкономить на аренде офиса для снижения управленческих расходов

Аренда офисного помещения для административно-управленческого персонала может обходиться компании дорого. Проанализируйте за последние два–три года, какие суммы выплачивались. Стоит изучить рынок коммерческой недвижимости, узнать актуальные арендные ставки (подробнее см. Как экономически обосновать необходимость переезда).

В эту статью расходов входят:

  • аренда;
  • коммунальные платежи;
  • расходы на содержание помещения (ремонт и обслуживание), не прописанные в договоре;
  • уборка.

В период кризиса затраты на аренду офиса для администрации реально сократить, к примеру, так:

  • ликвидировать личные кабинеты, уменьшить количество переговорных комнат. Как вариант – сдать ненужную площадь в субаренду;
  • договориться с арендодателем о снижении арендной ставки; 
  • арендовать офис классом ниже или в другом районе;   
  • вывести за штат уборщиц, передать эту функцию на аутсорсинг. Зачастую услуги клининговых компаний обходятся дешевле. Можно согласовать с ними график уборки и ввести почасовую оплату.

Какие меры помогут снизить расходы на персонал

Расходы на персонал непроизводственного и некоммерческого назначения могут занимать значительный удельный вес в компании. Сюда относятся затраты на сотрудников финансовой службы, юристов, отдел кадров, службу персонала и т. д. (подробнее о системе оплаты труда, см. Как оценить эффективность системы оплаты труда финансовому директору).

Классифицировать их можно так:  

  • зарплата (постоянная и переменная части);  
  • выплаты с ФОТ; 
  • компенсации и доплаты; 
  • премии; 
  • соцпакет; 
  • расходы на обучение и повышение квалификации.

В качестве мер оптимизации можно рассмотреть такие;

  • отказаться от оплаты сотрудникам программ переподготовки;
  • отказаться от таких расходов, как оплата фитнеса, добровольного медицинского страхования, мобильной связи, языковых курсов, компенсации питания сотрудников;
  •  сократить рабочий день (неделю), ввести почасовую оплату труда;  
  • увеличить переменную часть зарплаты, жестко привязать ее к достижению ключевых показателей эффективности;  отменить доплаты и компенсации, не предусмотренные законодательством;
  • пересмотреть окладную часть зарплаты в сторону уменьшения (это нужно делать только с согласия сотрудника);
  • заморозить свободные вакансии компании до лучших времен; редоставить отпуск без сохранения зарплаты;
  •  перераспределить функции между сотрудниками. Это позволит сократить штат. 

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль