Как контролировать исполнение бюджета

326
Наши рекомендации помогут организовать оперативный контроль исполнения бюджета оптимальным для компании способом – так, чтобы не упустить важную информацию и избежать лишних трудозатрат.

Оперативный анализ позволяет в режиме текущего времени контролировать затраты на соответствие бюджету, выявлять причины, вызвавшие необходимость внебюджетных (или сверхбюджетных) затрат, и принимать решение об их допустимости.

Как проводить оперативный контроль бюджета расходов компании

Оперативный контроль затрат может быть как сплошным (над всеми затратами компании), так и выборочным (подробнее см. Как контролировать исполнение бюджета).

Сплошной контроль затрат трудоемок. Для оптимизации процесса допустимо выделять статьи бюджетов или центры финансовой ответственности, подлежащие полной проверке, а остальные или не контролировать или контролировать по каким-либо параметрам.

Детализированный контроль прямых расходов, как правило, нецелесообразен, так как они необходимы для продолжения процесса производства, даже если их по каким-либо причинам не включили в бюджет или включили в недостаточном количестве. В таком случае необходимо анализировать причины упущения, пересматривать бюджет, но отказаться от расходов невозможно.

Формула. Расчет отклонений между плановыми и фактическими затратами на производство продукции

О = Цф х Рф - Цп х Рп

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

О

Отклонение фактических затрат от запланированного значения

руб.

Результат расчета

Цф

Фактическая цена единицы используемых ресурсов

руб./ед.

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Рф

Фактический расход ресурсов

нат. ед.

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Цп

Плановая цена единицы используемых ресурсов

руб./ед.

Бюджет закупок

Рп

Расход ресурсов на фактический объем производства с учетом плановых норм

нат. ед.

Определяется как произведение фактического количества произведенных единиц на нормы расхода ресурсов, действующие на предприятии (план производства, справочник нормативов)

Переменные расходы осуществляются, как правило, на основании долгосрочных договоров. Простейший способ контроля над ними – включение бюджетного контролера в число лиц, согласующих договоры. Если ресурсы приобретаются разово, то с ним должен быть согласован каждый расходный документ.

Если закупаемые материалы относятся к биржевым товарам или цены на них регулируются государством (поставщиком-монополистом), целесообразно закладывать в бюджет диапазон цен, допустимых для компании. Бюджетный контролер должен фиксировать цены сделки и при их отклонении от диапазона, предусмотренного планом, информировать ответственное лицо подразделения – инициатора платежа, который в свою очередь должен проанализировать долгосрочность складывающихся тенденций и своевременно сообщить о необходимости пересмотра бюджета.

Косвенные расходы контролируются по следующей общей схеме: каждая заявка на платеж, генерируемая центром финансовой ответственности (ЦФО), должна быть зарегистрирована в подразделении, проводящем мониторинг исполнения бюджета. Без подтверждающей визы она не должна приниматься к оплате казначейством (подробнее см. Как организовать согласование платежей).

Бюджетный контролер проверяет сумму заявки на соответствие запланированным расходам. При этом возможны различные уровни детализации:

  • контроль общего объема финансирования центра финансовой ответственности, без детализации по статьям бюджета;
  • контроль всех расходных документов, генерируемых подразделением, в разрезе статей бюджета на соответствие запланированным суммам;
  • контроль всех расходных документов, генерируемых подразделением, в разрезе статей бюджета с детализацией расходов.

Компания определяет контрольный период (как правило, квартал), в течение которого суммируются все расходы и определяется их соотношение с бюджетом. При превышении расходов над запланированными финансирование приостанавливается. В этом случае необходимо проработать и закрепить в бюджетном регламенте следующее:

  • процедуру организации финансирования расходов сверх бюджета (финансируются в следующем периоде или отклоняются окончательно);
  • документооборот сверхбюджетных документов (заявка на платеж до начала следующего бюджетного периода находится у исполнителя или бюджетного контролера).

Как контролировать исполнение бюджета ходов

Как правило, ежедневный мониторинг доходов проводит коммерческая служба, которая использует информацию для деятельности своего подразделения и предоставляет в финансовую службу для анализа.

Поступления в оперативном режиме можно контролировать общей суммой или, в случае необходимости, с детализацией по ключевым контрагентам и продуктам. Детализация необходима прежде всего для ретроспективного анализа.

В бюджете на месяц доходы могут быть запланированы в разбивке по дням, исходя из экспертной оценки специалистов, или рассчитаны делением общей суммы ожидаемых поступлений на количество рабочих дней в периоде (для розничных предприятий – количество календарных дней).

Доходы могут контролироваться финансовой службой по поступлению (бюджет движения денежных средств) и по начислению (бюджет доходов и расходов). В обоих случаях самый достоверный источник информации – данные учета (бухгалтерского и управленческого), соответственно, необходимо организовать обмен информацией между финансовой службой и бухгалтерией, согласовав сроки и формат предоставления данных (доступ к учетной базе, направление информации по электронной почте).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль