Как не допустить роста затрат на закупки

147
Наши рекомендации подскажут, как избежать роста затрат на закупки. А также как убедить продавцов зафиксировать условия оплаты на необходимый компании период.

Рост закупочных цен для компании означает увеличение расходов, уменьшение чистой прибыли. Чтобы этого не случилось, можно принять следующие меры:

  • договориться с поставщиками о фиксации цены на определенный период времени;
  • найти доверенных и альтернативных поставщиков.

Как договориться с поставщиками о фиксации закупочной цены

Действенный способ сдержать закупочные цены – договориться с поставщиками о фиксации цен на определенный период. Это непросто, придется искать компромисс. Чтобы заинтересовать продавца, ему можно предложить выгодные условия. Например, такие:

  • долгосрочный контракт (как вариант – на три года);
  • предоплату;
  • гарантированный объем закупок;
  • отказ от доставки силами поставщика;
  • сокращение отсрочки платежа;
  • рекламу среди своих клиентов.

Договоренности о фиксации цены легче достичь с теми контрагентами, которые осваивают новый рынок сбыта, чей товар имеет ограниченный или ярко выраженный сезонный спрос. Нужно быть готовым к тому, что поставщики взамен могут потребовать выполнения дополнительных условий. Например, таких:

  • предоставление банковской гарантии (подробнее об этом см. Что проверить в тексте банковской гарантии);
  • вывоз товара со склада продавца по утвержденному им графику (если транспортировку на себя берет покупатель);
  • обязанность закупать некондиционный, неходовой товар;
  • открытие новых торговых точек;
  • страхование дебиторской задолженности;
  • предоплата;
  • участие в акциях поставщика по продвижению товаров;
  • невозможность возврата бракованного товара.

Если переговоры с поставщиками о фиксации цены прошли успешно, новые договоренности стоит оформить приложением к договору (см. пример).

Как сформировать перечень доверенных и альтернативных поставщиков товара

Нередки ситуации, когда сотрудники службы снабжения вступают в сговор с контрагентами. Выбирают для сотрудничества тех поставщиков, которые предоставляют им персональные премии за объем закупок (подробнее см. Как контролировать закупки). Соответственно, продавцы включают эти премии в цену закупки товара, тем самым ее увеличивая.

Избежать этой ситуации можно, если заранее составить список доверенных и альтернативных поставщиков (подробнее см. Как обосновать выбор поставщика). Доверенные продавцы – те контрагенты, у которых компания планирует покупать товар в ближайшее время, альтернативные – те, к которым можно прибегнуть, если первые начинают поднимать цену, условия оплаты и качество поставляемого ими товара перестают устраивать руководство компании.

Составляя оба перечня, можно использовать рейтинговый метод – оценивать каждого потенциального контрагента по балльной шкале. Продавцы, набравшие максимальное количество баллов, попадают в список доверенных, то есть тех, кому отдается приоритет по закупке в первую очередь (минимальная цена, хорошее качество). Остальных контрагентов можно отнести к альтернативным контрагентам.

Список доверенных поставщиков в обязательном порядке согласовывается с генеральным директором и собственником компании. Все заявки на закупки у продавцов, не входящих в этот перечень, должны утверждаться руководством. Критерии выбора поставщиков могут быть такими:

  • цена;
  • качество поставляемых товаров;
  • условия поставки – сроки, комплектация, полнота выполнения заказа, возможность оформления внеплановой партии, оптимальный размер заказа;
  • условия оплаты – длительность отсрочки платежа, форма оплаты (подробнее см. Что выгоднее: скидка или отсрочка платежа от поставщика);
  • возможность отгрузки по экстренным заказам;
  • срок поставки;
  • удаленность поставщика от компании;
  • репутация поставщика (срок его работы на рынке, финансовое положение, деловые контакты);
  • ассортиментный ряд;
  • возможные скидки и премии;
  • условия возвратов товара.

Формула. Расчет оптимального размера заказа

Как не допустить роста затрат на закупки

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

EOQ

Оптимальный размер заказа

ед.

Результат расчета

C

Затраты на размещение заказа

руб.

Рассчитывается по формуле

З

Затраты на хранение единицы сырья

руб.

Рассчитываются службой снабжения (см. формулу)

Р

Среднемесячная потребность (среднемесячный спрос) в сырье и материалах

ед.

Рассчитывается как среднее арифметическое значение спроса за период на основании производственной программы (см. формулу). Данные предоставляет служба снабжения и производство

Важность критериев разная, поэтому целесообразнее присвоить каждому из них удельный вес по значимости.

Формируя список альтернативных поставщиков, лучше заранее запросить их коммерческие предложения и с ними ознакомиться. Это поможет быстро переключиться на продавцов из этого списка, не тратя время на поиск новых. Чем больше выбор у компании, тем больше шансов найти поставщика с оптимальными ценами. Портфель альтернативных поставщиков можно представить в таком виде.

Особенно актуален такой инструмент при значительном объеме закупок сырья или товаров по договорам в иностранной валюте. Если курс евро растет, можно переключаться на поставщиков, расчеты с которыми возможны в другой валюте. Для контроля закупочных цен финансовому директору стоит на регулярной основе запрашивать информацию у руководителя службы закупок об изменениях в условиях работы с ключевыми продавцами компании (подробнее см. Как выстроить систему внутреннего контроля продаж и снабжения).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль