Эффективные приемы работы в MS Excel и административные правила

920
Гуров Александр
специалист по МСФО
С каждым годом появляется все больше специализированных IT-решений в сфере МСФО – от расширяемого языка деловой отчетности XBRL до программ, которые обрабатывают данные и формируют примечания. Тем не менее MS Excel по-прежнему остается востребованным инструментом подготовки отчетности по МСФО. Рассмотрим приемы и правила администрирования, которые помогут значительно упростить работу в этой программе.

Недостатки MS Excel, как и достоинства, обусловлены универсальностью этой программы. Большое количество возможностей и функций MS Excel усложняет освоение и выбор тех из них, которые будут эффективны для конкретных задач. В связи с этим даже опытные специалисты по МСФО зачастую не знают о всех преимуществах программы, которые можно использовать в работе. В этой статье мы расскажем о полезных функциях MS Excel и рассмотрим административные приемы, которые оказались полезными при подготовке отчетности по МСФО в нескольких компаниях.

Эффективные приемы работы в MS Excel

Сначала рассмотрим несколько функций, которые существенно упрощают работу с данными.

«Проваливание» (drill down). В информационных системах так называется возможность перехода к исходным данным. Такая возможность есть и в электронных таблицах MS Excel.

Каждый специалист в процессе работы регулярно использует данные из других файлов или листов, делая на них ссылки в виде «=[Книга1.xlsx]Лист1!$A$1», или использует такие ссылки в различных формулах. Когда закрыт файл-источник, довольно трудно добраться до исходных данных. Нужно открыть проводник, перейти в нужную папку, найти требуемый файл и открыть его, нажать на панели инструментов кнопку «Влияющие данные» и перейти в нужное место.

Но есть другой способ, о котором зачастую не знают даже специалисты с большим стажем работы и высокой квалификацией. Как бы далеко ни находился исходный файл, в него можно попасть всего за одно действие. Достаточно сделать двойной клик мышью, встав курсором в середину ячейки со ссылкой, либо нажать одновременно клавишу CTRL и клавишу с русской буквой «Х».



Активировать возможность перехода в источник данных при помощи комбинации клавиш CTRL + Х в любой версии MS Excel очень просто. Нужно кликнуть правой кнопкой мыши по значку «Язык ввода» (он находится в правом нижнем углу экрана, возле часов (RU/EN)). Затем зайти в меню «Параметры», выбрать английский язык в качестве языка ввода по умолчанию и перезагрузиться (см. рис. 1).

Рисунок 1. Как настроить «проваливание»

Эффективные приемы работы в MS Excel и административные правила

Для того чтобы активировать возможность перехода в источник данных при помощи двойного клика мышью в MS Excel 2007, необходимо нажать «Пуск» (большая круглая кнопка). Затем перейти в «Параметры Excel» и во вкладке «Дополнительно» снять отметку напротив пункта «Разрешить редактирование в ячейках». В более ранних версиях необходимый пункт можно найти так: «Сервис»> «Параметры»>«Правка»>«Правка прямо в ячейке».

Защита проверочных формул. Практически во всех таблицах, которые используют в работе специалисты по МСФО, есть различные формулы, проверки и контроли. Они являются основным критерием корректности предоставляемых данных. Поэтому нельзя допускать, чтобы формулы мог исправлять кто-либо, кроме составителя формы. Чтобы защитить ячейки от изменений, достаточно поставить защиту на лист MS Excel. Для этого необходимо в главном меню перейти во вкладку «Рецензирование», нажать кнопку «Защитить лист» и ввести пароль.



По умолчанию все ячейки на листе станут защищенными, и их нельзя будет изменить без ввода пароля. Чтобы оставить некоторые ячейки доступными для ввода данных, перед установкой пароля следует их выделить. Затем перейти во вкладку «Главная» и в меню «Формат» выбрать «Формат ячеек». Там на закладке «Защита» снять отметку в пункте «Защищаемая ячейка».

Макросы. Безусловно, защита проверочных формул заметно облегчает итоговую проверку данных. Однако постоянная установка / снятие защиты довольно быстро становится утомительным занятием. Отличным выходом в такой ситуации являются два небольших макроса. Они позволят с помощью нескольких щелчков мыши снять или установить защиту сразу на все листы в любой книге без постоянного ввода пароля.

Чтобы сохранить макросы на своем компьютере, нужно создать персональную книгу макросов. В дальнейшем в нее можно сохранять любые макросы, и они будут работать во всех открытых файлах.



Проще всего создать персональную книгу макросов, запустив встроенную в MS Excel автоматическую запись макроса. Для этого на закладке «Вид» нужно нажать кнопку с надписью «Макросы». В появившемся меню выбрать «Запись макроса». В строке «Сохранить в:» выбрать «Личная книга макросов», затем нажать «ОК». Начнется запись макроса. Далее в ячейке листа нужно набрать любую букву. После этого на той же закладке «Вид» нажать кнопку «Макросы», выбрать «Остановить запись» и закрыть MS Excel. После остановки записи создастся персональная книга макросов. Теперь остается вставить в персональную книгу код макроса для снятия и установки пароля (см. таблицу).

Таблица. Коды для макросов установки / снятия защиты

Эффективные приемы работы в MS Excel и административные правила

Находясь в MS Excel, нужно нажать одновременно клавиши Alt и F11. Откроется редактор Visual Basic. В левой верхней части окна следует найти персональную книгу, которую мы создали (строка VBAProject (Personal.xlsb)) и кликнуть по ней правой кнопкой мыши. Затем выбрать «insert»> «module» (см. рис. 2). В появившемся окне вставить нижеприведенный код (в нем вместо слова «ПАРОЛЬ» нужно указать свой пароль).

Рисунок 2. Код макросов с несколькими действиями

Эффективные приемы работы в MS Excel и административные правила

После вставки каждого кода нужно закрыть все окна и MS Excel. На появившийся вопрос «Сохранить внесенные изменения в личной книге макросов?» следует ответить «Да».

Теперь с помощью запуска макросов ProtectAllSheets или UnProtectAllSheets («Вид» > «Макросы») можно за несколько секунд установить и снять защиту со всех листов.

Защита рабочих файлов. Часто приходится открывать файлы, только чтобы посмотреть какую-нибудь информацию. В результате файл блокируется и сотруднику, которому этот файл необходим для работы, нужно просить коллег освободить файл. Поэтому все рабочие файлы рекомендуем сохранять так, чтобы при их открытии предлагались варианты: открыть файл для правки или только для чтения. Для этого, находясь в файле, нужно нажать «Файл» > «Сохранить как» > «Сервис» > «Общие параметры» > «Рекомендовать доступ только для чтения». В дальнейшем можно просто нажимать кнопку «Сохранить», настройка останется без изменения.

Отметим, что такая настройка никак не сказывается на работоспособности данного файла или связанных с ним файлов.

Чтобы по умолчанию файл всегда открывался только для чтения (без возможности выбора и установки пароля на изменение файла), можно пометить его как окончательный. Для этого в MS Excel 2007 нужно нажать кнопку «Пуск» (круглая кнопка) > «Подготовить» > «Пометить как окончательный». В более ранних версиях нажать «Файл» > «Сведения». В меню «Разрешения» выберите пункт «Защитить книгу» > «Пометить как окончательный».

При необходимости пометку можно снять и редактировать файл.

Эффективные административные правила

Такие правила используют передовые компании, которые уделяют значительное внимание администрированию процессов по созданию отчетности. В первую очередь эти правила направлены на увеличение информационной прозрачности компании.

В компаниях, где отсутствуют утвержденные правила оформления рабочих бумаг и процессов, единственным носителем информации обычно являются сотрудники. А иногда и вовсе никто. Отсутствие контроля над рабочими бумагами и правил их оформления значительно осложняет работу проверяющих и тех, кто делает эти расчеты в будущих периодах. В результате на практике нередки ситуации, когда новый сотрудник не выполняет обязательные аналитические процедуры, так как просто не знает, что необходимо проверять. К тому же у разных специалистов может сформироваться совершенно разное понимание смысла проводки (такое часто бывает с особо сложными проводками), а иногда корректировочные проводки повторяются из одного периода в другой без понимания их смысла, только потому, что «так делалось в прошлых периодах».

Об уровне информационной прозрачности компании можно судить по текстовому описанию проводок. Так, в компаниях с низкой информационной прозрачностью описание составляют в свободной форме всего из нескольких слов. Очень часто подобные описания не отвечают на вопрос: «Почему делается проводка?». Хотя обычно этот вопрос самый важный. Ведь есть большое количество проводок, которые делаются в связи с особенностями национального бухгалтерского учета в компании или в связи с особенностями используемой трансформационной модели. Иными словами, это индивидуальные проводки, необходимые только для данной компании, и в другой организации их не встретишь. В качестве примеров описаний проводок, которые не дают полного понимания ситуации, можно привести следующие: «SBG», «AR-AP», «Корректировка стоимости ОС для целей МСФО», «Министерство связи – ООО “Ромашка”», «МСФО 2». По каждой из этих проводок исполнителям приходилось обращаться за дополнительными разъяснениями, чтобы не допустить ошибку.

Таким образом, полезно документировать некоторые правила подготовки отчетности, доводить их до сведения всех сотрудников и контролировать соблюдение. Рассмотрим основные правила подробнее.

Правило 1. Составить и согласовать с руководителем описательную часть из нескольких предложений для каждой проводки. В описательной части обязательно указать:

  • причину, по которой делается проводка. Например, в бухгалтерском учете дочерней компании стоимость материалов отражается на счете 10-6 «Прочие материалы» вместо 10-3 «Топливо». В связи с этим стоимость материалов в примечании попадает в строку «Прочие»;
  • что делается для целей МСФО. Например, реклассифицируем стоимость материалов из строки «Прочие» в строку «Топливо»;
  • контрольные процедуры, которые необходимо выполнять, чтобы проводка оставалась актуальной. Например, каждый период анализировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10-6 на предмет наличия материалов, которые необходимо отражать на других счетах.

Рекомендация

На этом этапе целесообразен периодический контроль со стороны руководства. Участие руководителя позволит сделать описание проводки более точным, а также устранит ситуации, когда сотрудники, опасаясь потерять свою значимость, сознательно не хотят делиться «ценной» информацией со своими коллегами.

В некоторых компаниях описательную часть оформляют в виде меморандума на отдельном документе. В других описательную часть вставляют в рабочий файл на отдельный лист. Главное, чтобы в описании был ответ не только о том, что делается, но и почему делается проводка или расчет. В описаниях (меморандумах) лучше не использовать официальный бизнес-язык. Это может привести к уменьшению информативности, а возможно и объективности описаний.

Описания (меморандумы) можно хранить в папке для внутреннего пользования или непосредственно в рабочих файлах, например на специальных листах «ИНФО», и передавать их сторонним пользователям. Такой подход поможет избежать разногласий в понимании смысла проводок и расчетов между клиентом и аудитором, появится преемственность знаний и опыта.

Правило 2. Указывать источники информации. Если данные для расчетов предоставляются другими отделами или специалистами, то необходимо это указать, перечислить контакты и описать стандартную процедуру запроса.

Если данные выгружаются из информационной системы, то нужно описать порядок выгрузки или отметить особенности, на которые следует обратить внимание при выгрузке информации. В этом случае специалисту не придется опрашивать коллег и поднимать файлы прошлых периодов, чтобы выяснить источник данных.

Правило 3. Вставлять ссылкой (с использованием знака «равно») данные из других файлов. Если данные вставлены значением (values), то рядом следует указать путь к исходной информации. Обычно путь указывают ссылкой, но без знака «равно» в начале (добавление знака «равно» позволит сразу перейти к исходному файлу).

Правило 4. Использовать цветовое кодирование в рабочих файлах. Например, можно установить следующую цветовую схему. Желтые ячейки предназначены для ввода данных исполнителем, зеленые ячейки – для различных формул и расчетов (как правило, их защищают паролем от изменений), красный шрифт – только для проверок.

Такое цветовое кодирование позволит легко ориентироваться в рабочих файлах. К тому же его можно легко сочетать с функцией защиты ячеек паролем, о которой мы говорили выше. Для этого все желтые ячейки (предназначенные для ввода данных исполнителем) нужно выделить и через вкладку «Защита» диалогового окна «Формат ячеек» сделать не защищаемыми. Остальные ячейки останутся под защитой. На рисунке 3 приведен пример такого кодирования: желтые ячейки можно заполнять, зеленые ячейки защищены паролем, для проверок используется красный шрифт. Проверка разделена на этапы, ее результат отражается в цифровом виде, поэтому хорошо видно, что возникло расхождение, так как в форме цифра указана с другим знаком.

Рисунок 3. Пример цветового кодирования и поэтапного расчета проверок

Эффективные приемы работы в MS Excel и административные правила

Правило 5. Формула, проверяющая числовые значения, должна отображать результат проверки только в виде числового значения, а не в виде «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ». Проверки, возвращающие результат сравнения в виде «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ», в основном следует использовать для сверки текстовых данных (=ООО «Ромашка»=ООО «Ромашка»).

Следующий пример показывает, как увеличивается скорость заполнения и проверки расшифровочных таблиц при соблюдении этого правила.

Пример

В одной из производственных групп для целей подготовки отчетности по МСФО все компании группы заполняли трансформационный пакет, который состоял из нескольких десятков листов в файле MS Excel. В силу привычки и традиций абсолютно все проверочные формулы сравнивали значения через знак «равно» (=а1=б1). Иными словами, проверки возвращали результат в виде значений «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ». В таком виде нельзя было сразу сказать, на какую сумму было расхождение: на 1 руб. или на 1 000 000 руб. За годы работы количество проверок достигло нескольких сотен.

Мало кто из специалистов по МСФО заполнял трансформационные пакеты или расшифровки самостоятельно. Они и не представляли, сколько сил тратят бухгалтеры на заполнение форм: чтобы найти величину расхождения, бухгалтеру приходилось на калькуляторе просчитывать каждую формулу.

Непросто было и специалистам по МСФО. Обнаружив проверку, которая возвращала значение «ЛОЖЬ», нужно было снять защиту с листа, поменять знак «равно» на «минус», чтобы увидеть величину расхождений и оценить необходимость выяснения причин отклонения.

Один раз просчитав на калькуляторе формулу, проверяющую отложенные налоги, решили изменить все проверки так, чтобы в результате проверки отображалась величина отклонения.

Проведенный после этого нововведения опрос специалистов, заполняющих и проверяющих расшифровки, выявил два мнения: одни говорили, что это очень облегчило работу с трансформационным пакетом, другие же негодовали, почему этого не сделали раньше.

Правило 6. Показывать промежуточные вычисления в отдельных ячейках. Зачастую специалисты стремятся свернуть и показать в одной ячейке любую проверочную формулу, какой бы сложной она ни была. Однако в случае возникновения расхождений формулу приходится разделять на части, чтобы понять причину расхождений, открывать все файлы с исходными данными и т.п.

Например, расхождение может возникнуть из-за неправильного знака одного из сравниваемых значений. Если проверка будет свернута в одну ячейку, то понадобится время, чтобы выяснить причину ошибки. Если же сравниваемые значения показать в отдельных ячейках, то можно сразу заметить, что цифры одинаковые, но с разными знаками. Такие развернутые проверки особенно эффективны, когда форма или таблица редко меняется. Разделив один раз проверки на промежуточные этапы, останется только пользоваться результатами.

Правило 7. В файлах, которые редко меняются и состоят из нескольких листов, все проверки (абсолютно все, а не часть) дублировать на отдельном листе.

Это особенно эффективно, например, в трансформационных пакетах. На отдельном листе формируют контрольную панель из проверок, при одном взгляде на которую можно оценить ситуацию по файлу в целом. Перейти к расхождению можно двойным щелчком мыши, настроив «проваливание».

Проставлять ссылки на проверки удобно, используя возможность MS Excel, которая позволяет видеть разные части одного файла в отдельных окнах. Для этого необходимо нажать во вкладке «Вид» кнопку «Новое окно». В первом окне будет постоянно отображаться проверочный лист, в котором можно проставлять ссылки на проверки, находящиеся на других листах. А во втором окне будут видны листы, на которые ссылаются проверки.

Рассмотренные нехитрые приемы и правила существенно повысили эффективность подготовки отчетности по МСФО в нескольких компаниях. Тем не менее, несмотря на очевидные преимущества, нововведения не всегда вызывают положительную реакцию у сотрудников. Зачастую чем больше опыт специалистов, тем меньше стремление осваивать новые методы и технологии работы. Сотрудники предпочитают пользоваться тем, чем они привыкли, даже если другие методы будут гораздо эффективнее. Логика здесь простая: зачем что-то менять, ведь эксперименты не всегда успешны и могут привести к негативным последствиям. Как результат, такая инерционность появляется и в работе отдела в целом. Однако внедряя только положительный опыт и эффективные методики, успешно используемые в других компаниях, можно избежать нежелательных последствий и получать только положительные результаты. Надеемся, что наша статья поможет вам работать более эффективно.

Подготовлено по материалам журнала "МСФО на практике"
 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль