Как быстро проверить заявку на платеж

432
Если нужно организовать оперативную проверку заявок на оплату, проверить наличие обязательных реквизитов, убедиться в отсутствии превышения суммы над остатком лимита по соответствующей статье, помогут наши рекомендации.

У каждой компании действует свой внутренний регламент по согласованию платежей, поэтому при проверке обязательных реквизитов заявки следует руководствоваться установленными правилами:

  • убедиться в правильности заполнения заявки на платеж;
  • удостовериться в ее соответствии бюджету.

Как проверить правильность заполнения заявки на платеж

Чтобы убедиться в правильности заполнения заявки на платеж, проверьте корректность указанных в ней даты и номера, убедитесь, что в ней присутствует имя и фамилия инициатора. Эта информация может потребоваться для уточнений и разъяснений при проведении платежа.

Проконтролируйте, указал ли инициатор платежа центр финансовой ответственности (ЦФО) или подразделение, согласно финансовой или организационной структуре компании и принятому бюджету.

Сверьте наименование контрагента – получателя платежа в заявке и подтверждающих документах или в счете на оплату. Проверьте наличие ссылки на договор и выясните, есть ли подписанный обеими сторонами оригинал этого документа. В случае его отсутствия, а также при обнаружении ошибок в заполнении заявки нужно уведомить об этом инициатора и руководителя ЦФО.

Посмотрите, соответствует ли наименование товара (услуги), приведенные в заявке, подтверждающим документам (договору, накладной, спецификации и др.) или счету на оплату.

Убедитесь, что в заявке правильно указана статья движения денежных средств. Она должна соответствовать сути сделки и утвержденному справочнику статей движения денежных средств.

Проверьте корректность указанной статьи затрат. Она должна соответствовать утвержденному справочнику статей доходов и расходов и сути сделки (см. подробнее Как определить состав статей бюджета доходов и расходов).

Проверьте наличие в заявке суммы и валюты платежа, убедитесь, что они совпадают с данными в подтверждающих документах или в счете на оплату. Удостоверьтесь, что в заявке указан срок оплаты.

Заявка обязательно должна быть подписана ответственными лицами. Процедура согласования определяется внутренним регламентом компании и служит основанием для принятия заявки к оплате (см. подробнее Как организовать согласование платежей). Проконтролируйте фактический статус заявки (на согласовании, согласована, отклонена, оплачена).

Проверьте наличие в заявке приоритета платежа, который определяет срочность его проведения. Он не должен противоречить очередности оплаты других срочных заявок.

Как удостовериться в соответствии заявки на платеж бюджету

Сверьте указанную в заявке сумму с остатком лимита по соответствующей бюджетной статье.

Определите способ оплаты и убедитесь в наличии указанной суммы на расчетном счете или в кассе компании (см. подробнее Какие остатки денежных средств поддерживать на расчетных счетах).

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль