10 заповедей деловой переписки для финансового директора

2334
Азы деловой переписки должен знать каждый финансовый директор. Так вы покажете своим коллегам и клиентам, что вы их уважаете. Ведь, все кому вы отправляете письма, составят мнение о вас, исходя из того, как вы пишите. Неумелое и небрежное деловое сообщение может дорого стоить не только вам, но и компании в целом. Для вашего удобства мы составили 10 правил деловой переписки, которые помогут вам написать идеальное послание и избежать недопонимания с адресатом.

В деловой переписке важно абсолютно все: от отсутствия грамматических ошибок, правильной пунктуации, выбора совестных конструкций и структурирование письма до верного тона. Коммерческое предложение, изложенное с неприветливой интонацией, может загубить весь проект в целом. Клиент не будет его даже рассматривать. Или письмо для вашего руководителя, с использованием громоздких враз и написанное «корявым» языком,  скорее всего будет отложено или даже будет удалено. Люди не должны тратить свое время и силы, чтобы понять вашу мысль. И это самое главное правило деловой переписки.

Заповедь 1. Ваш адресат должен из письма сразу понять, что вы от него хотите. Для этого, прежде всего, сформулируйте у себя в голове каких результатов от переписки вы хотите добиться: заключить новый договор, пересмотреть аспекты уже имеющегося,  пригласить партнера на переговоры, получить документы. И затем лаконично и убедительно опишите собеседнику проблему и желаемый результат.



Заповедь 2. Пишите простым языком и короткими предложениями. Это очень важное правило деловой переписки по электронной почте. Ни в коем случае не используйте витиеватые фразы и слишком длинные предложения, в противном случае читатель может истолковать ваши слова неверно или просто потеряет интерес. Помните, оптимальная длина предложения не должна превышать двадцать слов. Также рекомендуем избегать казенных и шаблонных фраз.

Пример

Как не надо писать

Как надо

В свете того факта, что

Потому что

В соответствие с нашей сегодняшней телефонной беседой

Как мы обсуждали сегодня

Подтверждаем получение документов

Мы получили документы

Пожалуйста, свяжитесь со мной,  если у вас возникнет потребность в уточнении по данному вопросу

Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной

Заповедь 3. Откажитесь от профессионализмов. Старайтесь исключить из деловой переписки, так называемый профессиональный жаргон и слова на иностранном языке, если их можно заменить более понятными синонимами. Человек,  получивший от вас письмо, может не так хорошо разбираться в теме, как вы, поэтому он не должен тратить время в Интернете на поиски «перевода». Это подтверждает Марина Орлова, финансовый директор «Бормедтрейд». «Если перейти в переписке на профессиональный сленг, то велика вероятность, что адресат не поймет о чем идет речь. Был в моей практике случай, когда одна из сотрудниц отдела отправила письмо генеральному директору, в котором упомянула дебеторку, первичку, БДР, KPI и ERP. В итоге через 30 минут руководитель попросил меня зайти к нему и объяснить, что мы от него хотим. Профессиональный сленг возможен в переписке,  лишь, когда она идет между сотрудниками одного департамента». Это важное правило деловой переписки.

Заповедь 4. Избегайте страдательного залога. Если вы используете страдательный залог,  то запутанных и громоздких предложений вам в тексте не избежать. К тому же у получателя письма может сложится мнение,  что вы хотите снять часть ответственности за сказанное. Согласитесь, если выбирать из двух вариантов: «меры были предприняты» или «мы предприняли меры», второй вариант звучит более убедительно.

Заповедь 5. Пишите логически последовательно. Еще одно правило деловой переписки: текст должен быть структурирован, каждое следующее предложение, должно логически вытекать из предыдущего. Ваше письмо не должно напоминать хаотичный набор фраз.

Заповедь 6. Не злоупотребляйте аббревиатурами. В деловой переписке допустимы сокращения, но не стоит их употреблять слишком часто. Люди слишком дорожат своим временем, чтобы вникать в премудрости вашего языка. К тому же некоторым может показаться,  что вы слишком торопитесь, и пишите письмо на скорую руку.  Что бы этого избежать, старайтесь минимизировать употребление таких сокращений, как EBITDA, KPI, АВС, и пишите термины полностью.

Заповедь 7. Избегайте чрезмерной официальности в переписке. Если переборщить в письме с официальным тоном, то это может негативно отразиться в дальнейшем на сотрудничестве с адресатом. Нужно соблюдать баланс между вежливостью и открытостью. Вы должны создать впечатление доброжелательного человека, профессионала с которым будет приятно и легко работать. При этом не перешагивая грань,  когда собеседнику может показаться,  что вы фамильярны. Избегайте слов с яркой эмоциональной окраской,  многоточий и восклицательных знаков. Формулируйте свою мысль так, как вы бы сказали ее при личной встрече, но без слов «паразитов».  Обязательно упоминайте имена людей,  о которых пишите: Ольга Зуева, а не «вышеупомянутый клиент». И не пренебрегайте словами благодарности. Разумеется, строгий официоз допустим, когда речь заходит о судебных тяжбах и прочих конфликтных ситуациях.

Заповедь 8. Всегда обращайтесь к своему адресату на «Вы». Это обязательное правило деловой переписки,  его надо соблюдать,  даже если вы знакомы лично и у вас с адресатом хорошие отношения. Уважение – основа любого общения.

Заповедь 9. Одно письмо – одна тема. Одно письмо должно раскрывать одну проблему. Не надо в одном послание стараться уместить все накопившиеся у вас вопросы. Длинный текст на несколько страниц утомит собеседника, его просто сложно воспринимать. В итоге главный вопрос  может остаться без ответа. А вам придется отправлять новые письма с дополнительным вопросом. Цените время,  как свое,  так и адресата.

Заповедь 10. Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. В независимости какое письмо вы отправляете на бумаге или электронное, всегда соблюдайте правила русского языка. Даже если вы отправляете письмо с телефона, грамматических ошибок в тексте быть не должно. Советуем отключить на телефоне функцию автозамены (Т9). Любые ошибки и опечатки будут говорить о вашей небрежности. С этим согласна Елена Салмина, партнер аудиторской компании МКПЦ «Сумбурно написанное письмо с массой стилистических и грамматических ошибок оставляет впечатление небрежности. Советую перед отправкой письма лишний раз проверить, правильно ли написаны имя и фамилия адресата, нет ли ошибок в обращении. Убедитесь, что в письме есть ваша подпись и актуальная контактная информация».  Алла Сметкова, финансовый директор «Инстройтехэлектро» настоятельно рекомендует соблюдать все нормы правописания даже в переписке с коллегами по отделу. «Очень часто сотрудники моего отдела ставят меня в копию письма. К сожалению, бывает, что они слишком торопятся и не соблюдают элементарных правил – не используют заглавные буквы, пропускают пунктуацию. Мне кажется, лучше потратить на две минуты больше своего времени, но отправить письмо, за которое не будет потом стыдно. Если же речь идет о переписке между деловыми партнерами,  то тут подобные «безобидные» ошибки недопустимы». Если у вас возникли сомнения в правильном написании,  то проверить текст можно на многих ресурсах,  в том числе и в текстовом редакторе Word. Еще несколько ссылок, пройдя по которым,  вы можете проверить свое послание на наличие ошибок: 


Вам также могут быть полезны статьи:


Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль