Внедрение электронного документооборота в региональной торговой сети

889
Скоробогатько Александр
финансовый директор сети «Красный Яр»
Системы электронного обмена данными не первый год экономят торговым сетям и поставщикам время и деньги при оформлении заказов. Но лишь три года назад изменения в законодательстве позволили компании перевести в электронный вид и закрывающие документы по сделкам, тем самым полностью автоматизировать цикл документооборота. В статье опыт внедрения электронного документооборота в региональной торговой сети.

Внедрение электронного документооборота в региональной торговой сетиАлександр Скоробогатько, финансовый директор сети «Красный Яр»


Сеть «Красный Яр» семь лет оформляет и получает заказы от поставщиков через систему электронного обмена данными (EDI, elесtronic data interchange), используя цепочку сообщений ORDERS, DESADV, RECADV. Бухгалтерские документы, необходимые для юридического закрытия сделки и отражения ее в учете –  накладные ТОРГ-12 и счета-фактуры – до 2013 года оставались бумажными. Законодательной базы для обмена этими документами в электронном виде не было.

Как только в 2012 году ФНС утвердила формат электронного счета-фактуры, а Минфин - порядок его передачи по телекоммуникационным каналам связи, «Красный Яр» запустил проект по внедрению электронного документооборота (ЭДО). Для этого в компании создали рабочую группу, в которую вошли IT-специалисты, сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего аудита, отдела качества.

Виды EDI-сообщений, которыми «Красный Яр» обменивается с поставщиками

ORDERS – заказ на поставку, который сеть направляет поставщику. Содержит перечень заказываемых товаров, количество, цены, даты, адреса доставки.

DESADV – уведомление об отгрузке, которое поставщик направляет в сеть. Содержит информацию о поставке: количество и наименование товара, размер, вес, параметры транспортного средства, данные грузополучателя и грузоотправителя, уникальный номер отгрузки и др.

RECADV – уведомление о приемке, которое сеть направляет поставщику. Содержит информацию о фактически принятой продукции, если что-то не принято, то причины этого. Позволяет поставщику сформировать корректный счет-фактуру по фактической приемке.

Что предстояло изменить

На электронный документооборот сразу решили переводить самый затратный для сети процесс –  обработку входящих документов по оприходованию поставок. Их ежемесячный объем у сети достигает 75-80 тысяч. У «Красного Яра» более 300 поставщиков. Рутинные операции по получению, сверке, подписанию, отправке экземпляров поставщикам буквально съедали деньги компании и время сотрудников. Не говоря уже о том, что документы нужно как-то архивировать, хранить, да еще и представлять в налоговую инспекцию в рамках проверок.

До внедрения системы  электронного документооборота в компании поставка приходила в магазин с бумажными счетом-фактурой и накладной. Сотрудники магазина принимали товар по штрих-кодам, документы сканировали. Оператор вручную вводил сведения (количество товара, цена) в учетную систему, сверяя по ходу дела цены в заказе сети и в документах. При расхождениях приходилось выяснять, по какой цене приходовать товар. Документы с расхождениями возвращались поставщику, он их корректировал и заново передавал в сеть либо со следующей поставкой, либо привозил, в крайнем случае, отправлял курьером или почтой. Далее бумажные оригиналы направлялись в центральный офис, где бухгалтерия снова сверяла их со сведениями в учетной системе (наименованием товара, количеством, ценой).

Архитектура нового процесса: как должно быть

Основной объем ручной работы сотрудников торговой сети приходился на неоднократную сверку данных: фактически поставленного товара с документами, документов — со сведениями в учетной системе торговых точек, а затем — со сведениями в центральном офисе.

За несколько встреч рабочей группе по внедрению электронного документооборота в организации удалось пересмотреть процесс оприходования товаров и найти решение: в договоры добавили пункт о том, что поставщики обязаны поставлять товар по тем ценам, которые фигурируют в заказе сети. Тем самым заметно упростилась вся процедура оприходования товара, стала возможной автоматизация внесения данных в учетные системы.

Дальше наметили эффективную схему работы «как нужно». Магазин принимает товар по штрих-кодам, сотрудники контролируют только количество, заводят данные в систему. Цены попадают в систему автоматом, из ORDERS (заказа) и DESADV (уведомления об отгрузке). После того, как в учетной системе оказываются наименования товара, его количество (по результатам приемки) и цены (из EDI-сообщений), приходная операция формируется автоматически.

Поставщику уходит RECADV – уведомление о приемке товара (или причина отказа в приемке).  Поставщик обрабатывает уведомление и на его основе выставляет электронные счет-фактуру и ТОРГ-12. Через систему ЭДО документы поступают в учетную систему сети, автоматически сверяются с ее данными, подписываются электронной подписью. Документооборот по данной поставке завершен.

Требования к провайдерам: кто нам нужен

К 2012 году сеть работала с тремя EDI-провайдерами. Первым делом им сообщили, что сотрудничество продолжится лишь с теми, чьи сервисы способны поддерживать юридически значимый документооборот. Вторым критерием отбора стала готовность провайдеров активно подключать к ЭДО поставщиков Сибирского региона. Иными словами, от провайдера ожидали выхода на контакт с поставщиком, разъяснений последнему преимуществ ЭДО. В результате от услуг одного из провайдеров отказались, его место занял другой.

Работа с поставщиками –  важнейший компонент проекта внедрения электронного документооборота. Сеть была готова к неприятию со стороны поставщиков и к тому, что придется их убеждать.  Поэтому «агитация» поставщиков и стала одним из важнейших критериев отбора провайдеров. Целью стал перевод на  80% всех поставщиков.

Рабочая группа составила дополнительное соглашение к договорам поставки, прописав в нем регламент документооборота: какие поля в документах заполнять обязательно, в какие сроки отправлять документы и сообщения, сколько времени отводится поставщику для наладки электронного документооборота. Затем последовала череда встреч и переговоров с поставщиками, на которых вместе с провайдерами представители рабочей группы поясняли цели перехода на ЭДО, какие изменения произойдут в схеме документооборота, в какие сроки это произойдет. Поставщикам отводилось полгода на подключение к ЭДО. Мы старались донести до них преимущества перехода на электронные бухгалтерские документы: отсутствие расхождений в данных, скорость обмена документами, сокращение трудозатрат. Провайдеры разъясняли поставщикам, каких результатов можно ожидать от ЭДО конкретно в их компаниях.

Несмотря на усилия, поначалу лишь небольшая группа поставщиков оказалась «за». Большинство же отнеслись к ЭДО как к навязанной услуге. Мы планомерно шли к своей цели: убеждали, доказывали, что электронный документооборот — это удобно и выгодно. В конце концов, прямо говорили, что если поставщик откажется переходить на ЭДО, то ему придется прекратить работать с сетью. Слишком велика была цена вопроса -  продолжать расходовать средства впустую или, затратив некоторые усилия, повысить эффективность бизнеса. 

 Реализация проекта внедрения электронного документооборота

Техническая реализация проекта внедрения системы  электронного документооборота шла по двум направлениям. Первое — соединение «сеть – провайдер». Нужно было четко определить, в каких форматах и в какие сроки будут передаваться документы, разработать ТЗ, внедрить решение. Параллельно провайдеры проводили аналогичную работу с поставщиками.

«Красный Яр» пользуется учетной системой «Домино 8». Интеграцию с системой электронного документооборота взяли на себя IT-специалисты сети, к готовым интеграционным решениям решили не прибегать. На то было две весомые причины. Во-первых, никто лучше нас самих не знал особенностей программного обеспечения сети и наших потребностей. Во-вторых, важно было сохранить полный контроль над частью системы на стороне компании. Ведь тогда можно своими силами устранить возможные неполадки или сбои, а не зависеть от провайдера. К тому же, готовое решение все равно пришлось бы подгонять под наши условия. И неизвестно, с какими сложностями пришлось бы столкнуться в этом случае.

Реальные сроки интеграции оказались несколько больше запланированных, на разработку и внедрение затратили порядка трех месяцев. Значительная часть времени ушла на доработку и отладку системы, устранение ошибок, выявленных в ходе пилотного проекта.

Доработки систем после запуска

В ходе пилотного проекта внедрения электронного документооборота все процессы -  приемка товара; прием, обработка и отправка сообщений; порядок обмена информацией между терминалом сбора данных и учетной системой — были тщательно прописаны и отшлифованы. Несмотря на это, когда мы запустили решение, подключили поставщиков и документы пошли тысячами, столь же массово пошли и ошибки. И потребовались «точечные» доработки системы, прямо в процессе ее работы, занявшие еще около четырех месяцев.

Например, поставщик поздно отправляет уведомление об отгрузке (DESADV). Сеть не успевает его получить, обработать или загрузить в терминал сбора данных (ТСД — устройство, которое считывает штрих-коды с товаров), а машина с товаром уже приехала. Однако без уведомления товар принять невозможно. Чтобы избежать таких ситуаций, IT-специалисты разработали дополнительное программное обеспечение для ТСД. Теперь полученное уведомление об отгрузке сразу же загружается в память терминала. Сначала это было реализовано через Bluetooth, затем по каналу wi-fi.

После того, как мы перешли на ЭДО с большинством поставщиков, встала проблема долгой обработки счетов-фактур. Тогда IT-служба изменила алгоритм поиска счетов-фактур во входящих сообщениях, за счет этого период их обработки сократился в 6 раз: с 30 до 5 секунд на документ.

Частой ошибкой стало опоздание счетов-фактур: подтверждение даты отправки (ПДО) счета-фактуры от провайдера поступало раньше, чем сам документ. Разрешили проблему созданием специального хранилища для ПДО, к которым информационная система не находила оригиналов счетов-фактур. Проще говоря, когда счет-фактура приходит, система обращается к этому хранилищу и проверяет, нет ли уже ПДО к этому документу.

Справиться с утерей документов при передаче на наш ftp-сервер помогла бесплатная программа WinSCP. Это решение умеет проверять целостность файлов при передаче данных или скачивании их с ftp-сервера, а также ведет протокол операций с файлами.

Подводим итоги

В течение года сети удалось перевести на электронный документооборот 89% поставщиков вместо запланированных 80%. Полгода вели подготовительную работу: рассказывали, убеждали, подписывали допсоглашения. Пять-шесть месяцев ушло на массовое подключение поставщиков. Можно отметить, что поставщики, которые интегрировали ЭДО в свой бизнес-процесс, сполна оценили преимущества внедрения электронного документооборота и остались довольны. Но есть и те, кто подключились к сервису провайдера через веб-версию просто для того, чтобы продолжить работу с «Красным Яром». Они ничего особо не выиграли, хотя и выполнили условия сети. Те 10 % поставщиков, с которыми сеть пока не перешла на ЭДО, входят, в основном, крупные федеральные компании. Работа с ними продолжается.

Два месяца в сети перестраивали схему приемки товара. Порядка полугода в общей сложности разрабатывали и внедряли интеграционное решение, проводили пилот, устраняли ошибки. За счет интеграции своей учетной системы с сервисами EDI и ЭДО удалось на 90% сократить штатную численность операторов, которые раньше отвечали за оприходование поставок, и на 43 % - бухгалтерии в части работы с первичными документами.

Опыт еще одной сибирской торговой сети

Сергей Токмаков, руководитель проекта «Контур.Ритейл» компании СКБ Контур

Параллельно с проектом в «Красном Яре» шел проект перевода на ЭДО другой сибирской сети, «Командор». Сети даже проводили совместно семинары для поставщиков. Отличие лишь в том, что «Командор» внедрял всю цепочку с нуля, включая электронные счета-фактуры и ТОРГ-12, в рамках одного проекта. С апреля по август 2014 года сеть подключала поставщиков к EDI, далее начала обмениваться бухгалтерскими документами.

Изначально «Командор» занимал менее жесткую позицию по отношению к поставщикам, чем «Красный Яр». Ситуация изменилась в августе 2014 года после запуска юридически значимого документооборота. Тогда сеть объявила поставщикам: с теми, кто отказывался переходить на электронные документы, будут разорваны отношения. С каждым поставщиком руководитель проекта ЭДО в «Командоре» общался лично. В итоге при плане 50% сети удалось перевести в электронный вид 62 % документооборота.

Детали проектов могут различаться, но общая тенденция очевидна: электронные счета-фактуры стали непременным пунктом плана мероприятий по сокращению издержек. К середине 2016 года ритейлеры из ТОП-100 либо уже работают с электронными юридически значимыми документами, либо находятся в процессе перехода.

Подключение поставщиков к ЭДО – основная часть подобных проектов, не все готовы отказаться от бумаги. В том числе и потому, что для сети эффект выше, чем для мелкой фирмы. Ниже приведу четыре основных фактора успеха проекта перехода на ЭДО.

  1. Четкое понимание необходимости перехода на ЭДО сотрудников сети, от топ-менеджеров до категорийных. Формируется в ходе проведения внутренних мероприятий, часто с привлечением оператора ЭДО.
  2. Встреча с ключевыми поставщиками в регионе -  пожалуй, главное событие, старт перехода на ЭДО. Обязательно с участием руководителя проекта по ЭДО, коммерческого директора, других топ-менеджеров сети.
  3. Включение в договоры или дополнительные соглашения с поставщиками пунктов об обмене документами в электронной форме.
  4. Выбор оператора с опытом реализации профильных проектов и штатом специалистов, готовых подключиться к обучению поставщиков.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль