Как перенастроить учетную систему, чтобы повысить рентабельность продаж

167
Чтобы исключить ошибки в системе ценообразования и минимизировать влияние на бизнес человеческого фактора, следует тщательно доработать учетную систему в соответствии с нормами ценообразования. Все доработки должны проходить жесточайший контроль качества.

Маржинальный доход компании напрямую зависит от объема и рентабельности продаж. За первое отвечает отдел продаж, за вторую, как правило, ответственность размыта, а наиболее достоверной и полной картиной располагает финансовый директор. Поэтому обычно контроль над рентабельностью продаж - на финансовом директоре.

Рентабельность продаж напрямую зависит от применяемой системы ценообразования. При ее выстраивании очень важна уверенность в достоверности данных автоматизированной учетной программы. Ошибки могут стоить дорого. 

Опасные ошибки, влияющие на рентабельность продаж

Рассмотрим 3 ошибки, влияющие на объем и рентабельность продаж. 

1. Несоответствие утвержденных типов цен и фактически применяемых сотрудниками. Например, по утвержденному регламенту в компании используется тип цен «Оптовая». В то же время в автоматизированной системе учета есть еще один тип цены - «Отпускная». Он остался исторически с момента внедрения системы, и некоторые сотрудники отдела продаж привыкли в документ проставлять именно его. Лица же, ответственные за ценообразование, следят только за типом цен «Оптовая», а «Отпускную» могут и не замечать.

На программном уровне дается возможность выбора двух типов цен, соответственно, возможны риски возникновения потерь.

Чтобы решить эту проблему, нужны настройка в автоматизированной системе учета только актуальных данных, а также исключение возможности выбора пользователями неподдерживаемых типов цен.

2. В справочнике «Номенклатура» по элементу «Товар № 1», отпускная цена которого 1300 рублей, можно увидеть несколько значений:

  • Товар № 1;
  • Товар № 1 (1200 рублей);
  • Товар № 1 (1130 рублей, отгружать только Петрову);
  • Товар № 1 (снят с производства).

Негативные последствия могут быть такими:

  • «Товар № 1» отгружается (умышленно или по привычке) в основном по 1200 рублей;
  • «Товар № 1» отгружается по 1130 рублей не только Петрову, но и другим контрагентам;
  • по итогам работы невозможно проанализировать, сколько товара № 1 было продано и по какой средней цене.

Решение - инвентаризация системы ценообразования, назначение узкого круга ответственных лиц за ведение справочника «Номенклатура».

3. Отпускная цена на товар в АСУ по умолчанию 1000 рублей. Однако в результате переговоров с клиентом менеджер согласовал цену 900 рублей. И тогда, при отсутствии инструкции по работе с объектами автоматизированной системы учета, в итоговом документе на отгрузку цена 900 рублей может быть установлена менеджером следующими способами.

- Присвоением клиенту по умолчанию скидки 10 % через справочник «Контрагенты». Но клиент будет необоснованно получать скидку на весь товарооборот.

- Исправлением регистра сведений и присвоением новой отпускной цены данному товару в размере 900 рублей. Но исправленная цена будет применяться для всех клиентов компании.

- Созданием документа «Маркетинговая программа» исходя из достигнутых договоренностей с клиентом. Тогда маркетинговые программы рассчитаны на неопределенный круг лиц, занесение программы под определенного контрагента приводит к «засоренности» данного объекта автоматизированной системы учета и как следствие - к осложнению последующего аудита эффективности маркетинговой программы. Есть риск, что эта программа будет распространена и на других контрагентов.

Чтобы исключить все это, надо утвердить в регламенте процесс предоставления скидок клиентам, систематический аудит системы ценообразования и данных автоматизированной системы учета.

Перенастройка учетной системы в целях рентабельности продаж

Избежать появления всех перечисленных проблем помогает перенастройка системы учета ценообразования так, чтобы она предотвращала случаи несанкционированного занижения отпускной цены и обеспечивала оперативность предоставления достоверной информации по запросам. Такую настройку можно провести в несколько шагов. Рассмотрю их подробнее на примере компании, в которой я ранее работал. Вот ее основные характеристики:

  • сфера ее деятельности = продажа и обслуживание автомобилей;
  • номенклатура = более 3000 позиций;
  • годовые обороты = 1 млрд рублей;
  • покупатели = физические и юридические лица;
  • штат = 60 человек, из них клиентский отдел = 20, отдел закупок = 3, финансовая служба = 5; производственный участок (ремонт и техобслуживание автомобилей) = 20 человек;
  • используемая автоматизированная система учета = «1С: Предприятие».

Шаг 1. Синхронизация с нормами ценообразования

В первую очередь мы утвердили регламент ценообразования. Зачастую этот документ остается лишь на бумаге, а ценообразование строится на внегласных нормах и привычках сотрудников. Для того чтобы исключить такую ситуацию, нужно синхронизировать систему учета с положениями регламента следующим образом.

1. Настроить основные параметры ценообразования.

Базовая цена - опорная точка ценообразования, от которой идет дальнейшее каскадирование. Базовыми могут быть два вида цен:

цена, к которой прибавляется наценка. Тогда каскадирование строится снизу вверх;
цена, от которой делается скидка, и каскадирование происходит сверху вниз. Например, у нас настроено каскадирование именно по такому принципу.

Используемые типы цен. Как правило, для разных категорий клиентов применяются разные типы цен. Поэтому в автоматизированной системе учета нужно закрепить определенные типы цен за конкретными категориями клиентов. Важно обозначить цену, которая будет использоваться по умолчанию. Например, мы настроили такие типы цен:

  • оптовая - тип цены, используемый для заказчиков с объемом реализации более 1 млн рублей в месяц;
  • отпускная - для заказчиков с объемом реализации от 0,5 до 1 млн рублей включительно;
  • розничная - до 0,5 млн рублей.

Скидки. Необходимо ограничить перечень оснований для их выдачи. Каждому основанию нужно присвоить предельное значение в зависимости от прав пользователей. Например, менеджер по продажам может дать клиенту скидку не более 3 %, тогда как коммерческий директор - 5 %.

Пороговое значение. Это значение, ниже которого невозможно продать, - гарантия защиты от убыточных продаж. Инструмент работает так: программа самостоятельно сравнивает конечную отпускную цену, указанную в документе, с пороговым значением. В случае если отпускная цена ниже пороговой, программа не дает возможности провести документ.

2. Организовать хранение информации по ценообразованию на объектах автоматизированной системы учета. Основными объектами 1С, в которых может храниться информация по ценообразованию, являются:

  • регистры сведений — хранится история всех изменений цен, как входящих, так и отпускных;
  • документы — используется при проведении маркетинговых программ, рассчитанных на конкретный период и ограниченный круг контрагентов компании;
  • справочники — наиболее распространенными элементами являются: «Контрагенты», «Договоры», «Номенклатура», «Номенклатурные группы». В данных справочниках хранится такая информация, как базовая цена, скидка контрагента, класс номенклатуры по АВС/XYZ классификации и т. д.

По каждому объекту автоматизированной системы мы составили инструкцию применения, в которой отразили:

  • случаи его использования;
  • перечень сотрудников, имеющих право вносить изменения;
  • способ внесения изменения;
  • круг сотрудников, контролирующих правильность применения данных объекта.

3. Настроить алгоритм подбора программой цены для реализации. Прописав инструкцию по каждому объекту автоматизированной системы, необходимо создать алгоритм подбора программой цены реализации. То есть определить, на каком этапе и в какой последовательности программа проверяет условия продажи, регистры, документы и справочники. Например, мы создали настройку, которая заставляет работать программу так.

Шаг 1. В момент проведения документа по реализации в договоре контрагента проверяет установленный уровень цен.

Шаг 2. Анализирует, есть ли специальные условия продажи для данной номенклатуры или для данного контрагента (дополнительные скидки).

Шаг 3. Изучает, подпадает ли данная реализация под действующие маркетинговые программы.

И финальный шаг — проверка на продажу не ниже порогового значения.

Шаг 2. Создание прав пользователей

На этом этапе надо обеспечить безопасность учетной системы, чтобы уберечь компанию от возникновения случаев злоупотребления полномочиями. Сначала нужно составить перечень ответственных сотрудников за работу с объектами учетной системы, затем дать доступ к разделам программы только тем лицам, которые непосредственно отвечают за этот участок работы.

Права пользователей необходимо присваивать конкретным должностям (в учетной системе 1С обозначены как «Роли»), а не сотрудникам. Таким образом удастся сделать процесс администрирования достаточно простым и гарантировать приемлемый уровень безопасности. Например, если в компанию на должность, которая уже есть в штате, приходит новый сотрудник, то нет надобности настраивать под него полномочия — достаточно присвоить ему роль. При настройке прав пользователей для управления ценообразованием необходимо той или иной роли присвоить следующие полномочия:

  • вносить отпускные цены;
  • изменять цены вручную;
  • утверждать маркетинговые программы;
  • предоставлять скидки (с ограничением их размеров).

Например, мы настроили доступ и права в системе следующим образом.

Руководитель отдела продаж утверждает ценообразование клиентов, скидки или особые условия по ценам, разрабатывает и утверждает маркетинговые программы.

Менеджер отдела продаж уполномочен делать запрос на предоставление скидки, на перевод клиента на другой уровень ценообразования.

Менеджер отдела закупок устанавливает цены номенклатуры.

Шаг 3. Настройка системы уведомлений и напоминаний

Учетная система выполняет функцию пассивного контроля и способствует оперативному обмену информацией по вопросам ценообразования между сотрудниками. В случае наступления запрограммированного события ответственный сотрудник получает:

  • уведомление, информирующее об изменениях в системе;
  • напоминание, в котором говорится, что надо актуализировать текущие условия работы.

Перечислю такие запрограммированные события.

Изменение закупочных цен. В условиях высокой волатильности курсов валют поставщики часто пересматривают свои прайс-листы. В связи с этим учетную программу можно запрограммировать как на изменение официального курса валют, так и на изменение закупочных цен поставщика. При этом она сама может производить сверку текущих цен с ценами из предыдущей партии закупки. Здесь важно выставить порог чувствительности.

Например, на изменения цены в пределах 3% программа не реагирует, если более, то присылает ответственному лицу «Уведомление». В нем перечисляются позиции, по которым цена существенно изменилась, сравнивается прежняя цена и текущая. Появление такого уведомления в программе можно настроить в сервисном окне в момент проведения документа «Поступление товара». После получения уведомления ответственный сотрудник должен поступить так:

проверить прайс-лист поставщика либо изменить отпускные цены и направить запрос поставщику о причине изменения цен;
если у поставщика поменялся весь прайс, подумать о пересмотре всех отпускных цен на позиции, закупаемые у него, а не только на вновь купленные. Другими словами, пересмотреть цены на складские остатки, которые закупались ранее по другим ценам.

Изменение отпускных цен - настройка напоминаний.Например, бывает так, что клиенты уже давно не являются лидерами продаж, а им по-прежнему товар отгружается по минимальным ценам. В связи с этим целесообразно каждый квартал либо в зависимости от сезонности продаж проводить инвентаризацию отпускных цен. Роль автоматизированной учетной системы в этом случае — напомнить сотруднику, ответственному за ценообразование, что пора провести инвентаризацию. Например, мы настроили 1С, чтобы она автоматически отслеживала контрагентов, у которых произошло существенное сокращение объемов продаж, и предлагала в первую очередь пересмотреть цены по этим клиентам.

Обосновать повышение цены бывает очень сложно, и сотрудник, ответственный за отпускные цены, может не иметь прямой заинтересованности в этом процессе. Чтобы избежать подобных случаев, есть смысл данные напоминания направлять еще и сотрудникам финансовой службы или отделу внутреннего аудита, чтобы был внешний стимул.

Изменение отпускных цен - настройка уведомлений. Распространенный случай:

  • «закупщики» увидели изменение цен у поставщика и поменяли в учетной системе отпускные цены компании, «продажников» об этом не уведомили;
  • сотрудники отдела продаж во время переговоров озвучили клиентам старые цены, которые, например, ниже актуальных, так как они еще не знают о произошедшем изменении;
  • после переговоров в автоматизированной учетной системе сформирована накладная клиенту, в которой автоматически проставятся актуальные отпускные цены;
  • клиент разочарован, увидев другую цену в накладной.

Если настроить уведомление об изменении отпускных цен, менеджер отдела продаж всегда будет получать оперативную информацию. Инициатором такого уведомления должнен быть сотрудник, меняющий отпускные цены.

Впрочем, можно настроить и автоматическую отправку при внесении изменений в отпускные цены компании. В таком случае уведомление может быть в виде электронного письма, sms или служебного сообщения в 1С.

Запрещенные действия. Например, мы настроили в программе запрет продаж ниже порогового значения (в убыток). В этом случае пользователю приходит уведомление о невозможности провести эту операцию с объяснением причин такого запрета.

Шаг 4. Обеспечение оперативности получения информации

Эффективность существующей системы ценообразования напрямую зависит от оперативности получения достоверной информации. В момент проведения переговоров с клиентом в оперативном режиме могут потребоваться следующие данные:

  • объем текущих продаж клиенту;
  • текущий уровень цен клиента;
  • складские остатки товара;
  • данные о выполнении договоренностей с клиентом.

Например, мы дополнили указанными данными карточку контрагента в 1С, и теперь менеджеры могут быстро получать всю необходимую информацию из этого источника, а не собирать ее по частям из разных разделов учетной системы.

Шаг 5. Доработка отчетов по ценообразованию

Не всегда стандартных отчетов достаточно для понимания картины по ценообразованию. Поэтому часто приходится дорабатывать существующие в учетной системе отчеты или же настраивать дополнительные.

Мы настроили в 1С следующие дополнительные отчеты.

Отчет о средней отпускной и закупочной ценах. Он наглядно демонстрирует динамику цен и рентабельности по месяцам (см. табл. 1). Если номенклатурная линейка достаточно широка, удобно такой отчет сформировать по «позициям-локомотивам» и получившуюся картину экстраполировать на всю номенклатурную группу.

Таблица 1. Отчет о средней отпускной и закупочной ценах за период с января по декабрь

Месяц Средняя цена продажи, руб. Средняя цена закупки, руб. Рентабельность, %,
(ст. 2 — ст. 3) : ст. 2 × 100
1 2 3 4
Январь 9850,00 7300,00 25,89
Февраль 9980,00 7300,00 26,85
Март 9980,00 7100,00 28,86
Апрель 9700,00 7100,00 26,80
Май 9800,00 7100,00 27,55
Июнь 9800,00 7500,00 23,47
Июль 9800,00 7500,00 23,47
Август 9700,00 7500,00 22,68
Сентябрь 10 600,00 7500,00 29,25
Октябрь 10 700,00 500,00 29,91
Ноябрь 11 000,00 7500,00 31,82
Декабрь 11 100,00 7500,00 32,43

В таком отчете можно отследить как отставание отпускной цены от закупочной, так и опережение. Из него видно:

  • в феврале отдел продаж смог добиться роста средней отпускной цены;
  • в марте удалось снизить среднюю цену закупки;
  • в июне-августе произошло резкое падение рентабельности. Одной из причин может быть несвоевременная реакция на изменение закупочных цен;
  • в сентябре учтены изменения закупочных цен, и рентабельность вернулась на прежний уровень.

Этот отчет позволяет также анализировать долгосрочные тренды в компании. Если на длительных временных периодах (два года и более) средняя цена продажи основных позиций остается неизменной, это может сигнализировать о наметившемся застое и сокращении прибыльности бизнеса. Ведь расходы (заработная плата, логистика и т. д.) имеют склонность к росту, тогда как доходная часть при неизменной цене продажи остается статичной.

Отчет по скидкам. Обобщает информацию обо всех предоставленных скидках в компании (см. табл. 2). Особенно он полезен в тех случаях, когда нужно проанализировать вопрос целесообразности предоставления той или иной скидки клиентам. На первых порах есть смысл формировать его ежедневно, и по объему такой отчет будет достаточно велик. Однако со временем количество случаев для разбора сократится, а процесс предоставления скидок станет управляемым и прозрачным.

Таблица 2. Отчет по скидкам (фрагмент)

Дата № документа реализации Клиент Ответственный Размер скидки, % Размер скидки, руб. Комментарий
ООО «С» Иванов И.И. 10 123 000
30.07.14 Р0000547 ООО «В» Петров В.В. 7 164 000
15.09.14 Р0000678 ООО «Р» Сидоров С.С. 15 534 750

Отчет «Воронка скидок». Показывает количество клиентов, которым предоставляется тот или иной уровень скидки (см. табл. 3). Идеальной является ситуация, когда наибольшая скидка предоставляется наименьшему количеству клиентов. Но встречаются и прямо противоположные случаи. Тогда, как показывает мой опыт, целесообразно провести инвентаризацию договорных отношений с клиентами.

Таблица 3. Воронка скидок

Уровень скидки Количество клиентов
Скидка 10% 45
Скидка 15% 20
Скидка 20% 7

Каким бы качественным ни был регламент и какой проработанной ни была бы стратегия ценообразования, рентабельность продаж легко может попасть под удар из-за неправильной работы информационной системы. Даже незначительная ошибка в коде программы может повлечь за собой существенные убытки. Поэтому все доработки учетной системы по ценообразованию должны проходить жесточайший контроль качества. Перед внедрением необходимо провести ее тщательное тестирование и убедиться, что именно этот результат вы ожидали.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль