Дебиторский лист. Как формировать и анализировать

6551
Контролировать дебиторскую задолженность и оперативно реагировать на возникновение просроченных долгов позволит ежедневный отчет – дебиторский лист. Ниже даны конкретные инструкции, посвященные тому, как формировать дебиторский лист и на что обратить внимание при его анализе.

Оперативный отчет «Дебиторский лист» (реестр старения дебиторской задолженности) – прежде всего инструмент упреждающего контроля. Он позволит избежать или минимизировать просроченную дебиторскую задолженность, принять своевременные меры, чтобы долги не превратились в безнадежные.

Как создать дебиторский лист

Дебиторский лист включает следующие данные (см. пример ):

  • общие сведения – отражаются наименование контрагента, номер договора и валюта договора. Здесь же указывается менеджер, отвечающий за работу с конкретным клиентом. Тогда руководство сможет отслеживать задолженность как по контрагентам, так и по ответственным лицам, а исполнители – оперативно контролировать отгрузки и сроки погашения дебиторской задолженности;
  • контрольные параметры – к основным можно отнести лимит дебиторской задолженности и отсрочку платежа в днях. Зачастую компании автоматизируют полный запрет на отгрузки сверх лимита либо предусматривают процедуру их согласования с вышестоящим руководством в соответствии с установленным регламентом. Если подобные меры не применяются, целесообразно включить в дебиторский лист графу «Превышение лимита», значение по которой будет рассчитываться как разница между суммой дебиторской задолженности на дату формирования отчета и установленным лимитом. Данные по отсрочке платежей заполняются в соответствии с условиями договоров, заключенных с клиентами;
  • информацию о дебиторской задолженности – сведения о последних совершенных отгрузках, еще не оплаченных клиентами. Сумма каждой отгрузки и ее дата заполняются на основании данных учета. Дата оплаты по договору и остаток дней до погашения задолженности рассчитываются автоматически исходя из условий по отсрочке платежа и даты отгрузки. При этом важно учитывать, в каких именно днях утверждена отсрочка – календарных или рабочих. Клиенты зачастую оплачивают отгрузки не полностью, а частично. Или же, наоборот, перечисляют больше средств, чем требуется. В этом случае от первой по времени происхождения отгрузки остается только остаточная сумма (непогашенная). Чтобы не потерять ее, можно ввести дополнительный столбец и отражать в нем последнюю оплату. Сумма всех отгрузок по клиенту – общая дебиторская задолженность на дату формирования отчета. Для большей информативности она разделяется на текущую и просроченную – в денежном и процентном выражении. В свою очередь, просроченная дебиторская задолженность делится по срокам превышения даты оплаты по договору. Диапазон устанавливается в зависимости от оценки компанией «критичности» просрочки. При необходимости можно отразить и доли просроченной дебиторской задолженности по периодам в процентах. Несмотря на то что дебиторский лист составляется на конкретную дату, не будет лишним отразить в нем дебиторскую задолженность по состоянию на тот же день предыдущего месяца. Эта информация поможет проконтролировать динамику изменения задолженности по клиентам и в целом по компании.

Как использовать дебиторский лист

Дебиторский лист (реестр старения дебиторской задолженности) помогает контролировать суммы дебиторской задолженности по клиентам (проверка на соответствие лимитам) и не допускать роста просроченных долгов (подробнее см. Как убедиться в эффективности управления дебиторской задолженностью).

Формула. Расчет доли просроченной дебиторской задолженности

Дебиторский лист. Как формировать и анализировать

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Дпр.дз.

Доля просроченной дебиторской задолженности

%

Результат расчетов

ДЗпр.

Просроченная дебиторская задолженность на конец периода

руб.

Отчет о дебиторской задолженности за период

ДЗ

Дебиторская задолженность на конец периода

руб.

Отчет о дебиторской задолженности за период

Слишком высокий уровень просроченной дебиторской задолженности, особенно в динамике, – сигнал для более плотной работы с контрагентами в целях ее закрытия. При этом желательно, чтобы ответственные лица были мотивированы не допускать рост задолженности сверх утвержденных лимитов.

Дебиторский лист позволяет наладить взаимодействие с покупателями, применяя индивидуальный подход. Например, когда клиент по разным причинам всегда оплачивает счета позже установленного срока, целесообразно изменить условия работы с ним: либо пересмотреть сроки оплаты в сторону реальных (которые сложились по факту) с повышением цен, либо предусмотреть оплату им процентов за пользование деньгами. Могут пересматриваться и лимиты задолженности. Это актуально, когда компания-покупатель активно развивается, наращивает обороты: подобная мера может быть выгодна обеим сторонам.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль