Когда оправдано пересмотреть порядок согласования платежей в компании

714
Предложенные рекомендации помогут проанализировать, эффективна ли действующая в компании система согласования платежей и нуждается ли она в доработке. Они подскажут, как адаптировать порядок согласования платежей под планируемые изменения в бизнесе.

Пересматривать порядок согласования платежей компании нужно, если:

  • снизилась эффективность управления денежными средствами, появились негативные тенденции (систематически не хватает средств для погашения текущих обязательств, задерживается оплата контрагентам из-за долгого согласования, увеличивается количество внебюджетных оплат и т. д.);
  • планируются изменения в организационной структуре и (или) бизнес-процессах.

Требуемые изменения зависят от того, как на текущий момент в компании организовано согласование, с чем связана необходимость его пересмотра. Например, они могут быть такими:

  • увеличение (или уменьшение) цепочки согласований;
  • изменение полномочий ответственных сотрудников (максимальной суммы заявки, которую каждый из них может согласовать);
  • ужесточение сроков согласования;
  • пересмотр приоритетов платежей.

Все эти изменения необходимо закрепить в регламентирующих документах предприятия.

Зачем нужен пересмотр порядка согласования платежей

Согласование платежей – это не просто бюрократическая процедура. Важно, чтобы установленные правила отвечали потребностям бизнеса, позволяли обеспечить ликвидность и платежеспособность компании. О необходимости пересмотра порядка согласования платежей может свидетельствовать:

  • неконтролируемый расход денежных средств – если план-факт анализ показывает, что на предприятии все большие суммы оплачивают сверх бюджета, нужно не только повысить качество планирования, но и ужесточить согласование платежей. Например, оплачивать подобные заявки только после их утверждения руководством компании. Кроме того, если поставщики не ранжированы по приоритетности, в такой ситуации самое время это сделать (или удостовериться в том, что действующая классификация контрагентов актуальна и не требует пересмотра). Определив очередность оплаты по группам кредиторов, можно значительно упростить порядок согласования платежей, избежать ежедневных разногласий о необходимости погашения той или иной задолженности;
  • большая нагрузка на руководство по работе с текущими платежами – если компания не находится в предкризисном состоянии, а ее директор и руководитель финансовой службы обязательно участвуют в ежедневном согласовании платежей, это свидетельствует о неэффективном распределении полномочий. Такая ситуация может быть связана с изменениями в организационной структуре предприятия. Чтобы избежать проблем, нужно одновременно с изменениями в организационной структуре пересматривать и регламенты управления денежными потоками, в том числе порядок согласования платежей. При эффективном распределении полномочий генеральный директор участвует в управлении деньгами лишь в исключительных случаях (например, при согласовании особо крупных сумм).

Когда требуется заблаговременное изменение порядка согласования платежей

Если в деятельности компании планируются перемены, не стоит дожидаться сбоев в системе согласования платежей. Лучше заблаговременно пересмотреть ее и адаптировать к намеченным планам:

  • при открытии новых направлений бизнеса – может потребоваться пересмотр приоритетности платежей. Руководству компании желательно решить этот вопрос заранее, не дожидаясь постоянных разногласий между менеджерами направлений о том, чьи счета важнее;
  • при изменениях в бизнес-процессах компании – может потребоваться перераспределение полномочий и ответственности между менеджерами;
  • при изменениях в организационной структуре компании – если затрагивается процесс управления денежными потоками, потребуется скорректировать порядок согласования платежей;
  • при вхождении предприятия в состав холдинга – порядок согласования платежей стоит определить заранее, предусмотрев в регламенте ежемесячные сверки взаиморасчетов компаний группы, а также своевременное погашение их задолженности друг перед другом. Если управление денежными средствами в холдинге централизовано, это неизбежно сказывается на порядке согласования платежей в его отдельных предприятиях. У них остается мало полномочий по управлению своими денежными средствами, ответственность за контроль последних переходит к управляющей компании холдинга. Все эти вопросы необходимо закрепить в новом порядке согласования платежей, чтобы избежать сбоев поставок контрагентами и выяснений, кто виноват в том, что их счета своевременно не оплатили.

Как регламентировать изменения в порядке согласования платежей

После пересмотра порядка согласования платежей нужно внести изменения в следующие документы компании:

Их наличие и своевременная актуализация гарантируют, что любой сотрудник, участвующий в управлении денежными средствами компании, будет знать, что и когда он должен делать в рамках этого процесса.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль