График, который похоронит вашу управленческую отчетность

6702
консультант по эффективному представлению информации
Подготовка управленческой отчетности – кропотливая работа, включающая в себя сбор данных, их обработку, анализ и презентацию результатов. Один непрофессиональный график может все испортить.

В том, что руководителям нравятся графики, нет ничего удивительного. Во-первых, это просто красиво, но есть и другие, утилитарные причины. В отличие от текста, график обращается к подсознательным, автоматическим методам обработки информации. Одного взгляда на график достаточно, чтобы выявить основные тенденции, неожиданности и несоответствия. График экономит время и умственную энергию, которые перегруженные руководители ценят превыше всего.

С другой стороны, график – это просто инструмент, которым нужно уметь пользоваться. Плохой график не только не приносит пользы, но и вредит, вводя читателя в заблуждение. Многие аналитики воспринимают графики как просто картинки, делающие их управленческий отчет более красивым, и потому не уделяют им должного внимания. Однако некачественный график не только ставит под сомнение ваш профессионализм, но и может обесценить всю работу по сбору, обработке и анализу данных.  

Избегайте грубых ошибок визуализации в управленческой отчетности. Рассмотрим топ-5 таких ошибок.

Ошибка 1. Шкала не начинается с 0

В столбчатом графике управленческой отчетности значение параметра кодируется высотой столбика. Поэтому не следует начинать графики не с 0. Такое представление данных искажает пропорции и иногда весьма существенно.  

Рисунок 1. Продажи по регионам


Взгляните на рисунок 1. Если не обращать внимания на шкалу, можно подумать, что  продажи в Москве более чем в 2 раза превосходят продажи в Казани. На самом деле, разрыв между  Москвой и Казанью составляет всего 9%. Неправильный выбор шкалы создал драматизм там, где его нет.

Ошибка 2. Несопоставимые шкалы 

Визуальное восприятие постоянно нацелено на сравнение и поиск закономерностей. Это происходит независимо от нашего желания и сознательного контроля. При построении графиков управленческой отчетности нужно стремиться к тому, чтобы интуитивное их восприятие не противоречило заложенному в них смыслу.

 Рисунок 2. Продажи в разрезе менеджеров

Именно такое противоречие возникает на рисунке 2. Если не обращать внимания на шкалы графиков, а смотреть только на столбики, может показаться, что продажи менеджеров из региона “Запад” сопоставимы с продажами менеджеров региона “Центр”. Однако это иллюзия – продажи любого менеджера из региона “Центр” в разы превосходят продажи любого коллеги из западного региона. Таким образом, интуитивное, быстрое восприятие, ради которого мы и строим график в управленческой отчетности, вводит нас в заблуждение вместо того, чтобы помогать.

Ошибка 3. Неправильный выбор масштаба 

Выбор масштаба шкалы оказывает существенное влияние на восприятие динамики величины, отраженной на графике. Неправильный масштаб шкалы искажает тренд и волатильность и создает предпосылки для визуальных манипуляций.

Рисунок 3. Динамика продаж

На рисунке 3 представлена одна и та же динамика продаж в двух различных шкалах. На первом графике мы видим бурный рост продаж, на втором -  продажи выросли незначительно. Выбор шкалы полностью предопределил наше восприятие ситуации.

Какой же график управленческой отчетности правильный? Я рекомендую придерживаться следующего правила– высота шкалы должна быть примерно в 1,5 раза больше высоты графика. Таким образом, график слева точнее отображает ситуацию, чем график справа. 

Обратите внимание, что в случае линейного (а не столбчатого) графика допускается начинать шкалу не с 0, поскольку значение параметра больше не кодируется расстояние до оси Х.

​Ошибка 4. Злоупотребление пайчартами 

Круговой график (или пайчарт) – модный инструмент визуализации. Пайчарты красиво выглядят и несут на себе печать чего-то стильного и “бизнесового”. Однако польза от них очень ограниченная. Пайчарты следует использовать только в одном случае – когда вы хотите создать представление о структуре  данных у читателя. Если ваша задача этим не ограничивается, лучше выбрать другой инструмент.

Рисунок 4. Структура продуктового портфеля и страхового рынка

Взгляните на рисунок 4, на котором представлены структура продуктового портфеля компании и структура рынка страховых услуг. Первое, что хочется сделать, взглянув на график  - сравнить эти структуры между собой, чтобы понять, в чем специфика компании. Оказывается, для глаза это непростая задача  – сектора сместились друг относительно друга плюс площади сегментов сравнивать неудобно. К тому же вам все время придется возвращаться к легенде, чтобы вспомнить, каким цветом закодирован интересующий вас продукт.

Рисунок 5. Структура продуктового портфеля и страхового рынка (улучшенная версия)

А теперь взгляните на рисунок 5. Та же информация представлена в виде обыкновенного столбчатого графика. Специфика продуктового портфеля компании по сравнению со среднерыночными показателями видна невооруженным глазом. Единственное, чем пришлось пожертвовать – это интуитивное ощущение, что сумма значений одного цвета составляет ровно 100%. Однако,  в данном случае мы приобрели больше, чем потеряли.

Ошибка 5. В графике для управленческой отчетности нет ответа на главный вопрос

Любой график строится для того, чтобы транслировать конкретное сообщение. Если вы не знаете, какое именно сообщение вы хотите передать, высока вероятность того, что график будет бесполезен либо неудобен для читателя.

Рисунок 6. План-факт анализ выручки


На рисунке 6 приведен стандартный график план-факт анализа выручки. Любой план-факт анализ отвечает ровно на один главный вопрос: как выглядят наши показатели по сравнению с планом? То есть в данному случае нас не интересуют плановые и фактические значения сами по себе, а интересует разница межу ними (лучше в процентах). Однако получить эту информацию напрямую из графика руководителю не удастся. Ему нужно будет проделать дополнительную (и необязательную) работу – сравнить план с фактом и оценить величину отклонения “на глазок”. Было бы правильным проделать эту работу за него.

Риунок 7. План-факт анализ (улучшенная версия)


На рисунке 7 ровно это и сделано. График представляет ровно ту информацию, которая интересует руководителя, не заставляя его делать лишнюю работу.

Визуализация – мощный инструмент представления информации в эпоху информационной перегрузки. Способность мозга быстро обрабатывать визуальные данные можно и нужно использовать. При этом важно избегать ошибок. Если вы будете учитывать законы визуального восприятия и постараетесь сделать информацию достоверной и понятной, ваши руководители будут вам признательны.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Планирует ли ваша компания в ближайшие 6 месяцев увеличивать штат сотрудников?

  • Да, планируем увеличить штат в пределах 10% 20.22%
  • Нет, планируем сокращать персонал в пределах 10% 13.48%
  • Собираемся увеличить штат более, чем на 10% 3.37%
  • Собираемся сократить персонал более чем на 10% 8.99%
  • В ближайшее время штат компании никак не изменится 53.93%
результаты

Рассылка





© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Доставка новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте решения, которые пригодятся Вам в работе. Бесплатно.