Как разработать политику управления дебиторской задолженностью

1285
Каждая компания разрабатывает положение по управлению дебиторской задолженностью с учетом своих особенностей. В качестве образца можно использовать типовую форму и рекомендации коллег. Мы привели их в статье.

Избежать неконтролируемого роста дебиторской задолженности помогут четкие правила предоставления отсрочки платежа и взаимодействия с контрагентами, собранные в единый документ – политику управления дебиторской задолженностью.

Как разработать политику управления дебиторской задолженностью

В политике управления дебиторской задолженностью (положении или регламенте) необходимо зафиксировать основные правила реализации товаров с отсрочкой платежа:

  • кто из клиентов может получить отсрочку платежа и на каких условиях;
  • кто отвечает за состояние дебиторской задолженности;
  • как контролировать дебиторскую задолженность.

Каким клиентам можно предоставить отсрочку платежа

Отсрочка оплаты – хороший способ стимулировать продажи, но до тех пор, пока клиенты перечисляют деньги в оговоренный срок. Чтобы застраховать компанию от просроченной дебиторской задолженности, имеет смысл перенять у банков методы оценки заемщиков и применить их к своим контрагентам (об альтернативах см. Как застраховать дебиторскую задолженность), далее отгружать товар в долг только наиболее надежным из них.

Оценка надежности покупателей (алгоритм, а также порядок принятия решений о кредитном лимите и длине отсрочки), как правило, описывается в отдельном разделе политики. Как минимум потребуется разработать анкету с вопросами для покупателя (общие сведения о компании, информация о ее бизнесе, предполагаемый объем и номенклатура закупок и т. д.) и определить список документов (регистрационных, отчетных), которые помогут оценить его платежеспособность. Бланк анкеты оформляется приложением к политике, а порядок запроса данных и их анализа – отдельным положением в документе.

Если основанием для принятия решений будет служить рейтинг благонадежности клиента, понадобится составить перечень рисков, существенных для продавца, для каждого задать шкалу оценки – буквенную (A, B, C, D) или балльную, а также пороговые значения и соответствующие им условия отгрузки (с предоплатой, с отсрочкой и т. д.). Также рекомендуется проводить анализ финансовой отчетности контрагентов, и в политике необходимо установить его критерии и список документов (например, баланс и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату).

p>

На каких условиях продукция может быть поставлена с отсрочкой платежа

Исходя из общих подходов, принятых на предприятии, определяются условия взаимодействия с покупателями – схема расчета, обоснования и пересмотра лимита дебиторской задолженности, а также периода отсрочки, порядок исполнения обязательств и способы их обеспечения:

  • кредитный лимит – в рамках отдельной компании-поставщика методика расчета кредитного лимита должна быть единой (обо всех возможностях, см. Что проверить в договорах, заключенных на условии коммерческого кредита). Для этой цели она и фиксируется в политике управления дебиторской задолженностью;
  • период отсрочки – чаще всего это условие прописывается в политике в виде методики расчета предельно допустимой отсрочки клиентам. Или, как вариант, этот показатель задается в виде абсолютного значения и действует на протяжении определенного периода времени, пока документ не будет пересмотрен. Если в компании есть особо важные клиенты, которых было бы нежелательно потерять, для них в политике можно предусмотреть исключительные условия, а также указать в ней ответственное лицо, которое будет вправе принимать решения. Несанкционированных и неконтролируемых пересмотров условий отгрузки быть не должно. И еще не будет лишним прописать в политике порядок документирования всех решений по каждому клиенту (о том, все ли учтено коммерческой службой, см. Как оценить эффективность сбытовой политики);
  • порядок исполнения обязательств – условия отгрузки могут быть прописаны как в договоре (дополнительном соглашении к нему), так и в документе на саму отгрузку;
  • условия оплаты – в политике нужно указать, где они могут быть зафиксированы – в договоре или документах на отгрузку;
  • способы обеспечения обязательств – варианты обеспечения и схема их согласования с клиентом, а также порядок их указания в договоре прописываются в политике управления дебиторской задолженностью.

Как распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью

Желательно, чтобы в политике были четко распределены обязанности сотрудников компании в отношении клиентов: кто собирает информацию, кто принимает решение об условиях отгрузки, кто контролирует платежную дисциплину и т. д. Это позволит повысить эффективность работы с дебиторкой и избежать конфликтов внутри компании (детали см. Как распределить функции по управлению дебиторской задолженностью между подразделениями компании).

Как контролировать дебиторскую задолженность

Политика управления дебиторской задолженностью определяет в том числе и контрольные процедуры (подробнее см. Как оперативно разработать правила управления дебиторской задолженностью). В частности, в каком порядке и с какой регулярностью, а также кто именно должен информировать руководство о текущей и просроченной дебиторке (о мотивации сотрудников, см. Как заинтересовать специалистов компании в сокращении просроченной дебиторской задолженности). Нужно, чтобы эти сведения поступали без специального запроса и в оговоренное время. Чтобы минимизировать риск злоупотреблений, контроль задолженности контрагентов стоит поручить сотруднику вне отдела продаж, например специалисту финансовой службы.

Кроме того, стоит прописать последовательность действий, сроки реагирования и ответственных лиц на случай возникновения просроченной задолженности (подробнее о том, как работать с проблемными долгами, см. Как взыскать просроченную дебиторскую задолженность без суда) или обращения в суд.

Регламентированные инструкции позволяют повысить эффективность работы с просроченной задолженностью – своевременно выявлять ее и добиваться скорейшего погашения.

Кроме непосредственного описания порядка принятия решений о дебиторской задолженности и контроля их исполнения, в политике стоит предусмотреть еще один важный блок – общие положения. В этом разделе могут быть прописаны основные термины и определения, цели и задачи политики; требования к ней (например, гибкость и прозрачность); основные принципы работы с покупателями; критерии, определяющие эффективность управления дебиторской задолженностью, например, период ее оборота.

Формула. Расчет периода оборота дебиторской задолженности

АСР = 365 * R / TR

Используемые обозначения Расшифровка Единицы измерения Источник данных
ACP Период оборота дебиторской задолженности дн. Результат расчета
R Дебиторская задолженность руб. Средняя по строке 1230 бухгалтерского баланса за отчетный период
TR Выручка руб. Стр. 2110 отчета о финансовых результатах (прибылях и убытках)

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль