Как разработать политику управления дебиторской задолженностью

1095
Каждая компания разрабатывает положение по управлению дебиторской задолженностью с учетом своих особенностей. В качестве образца можно использовать типовую форму и рекомендации коллег. Мы привели их в статье.

Избежать неконтролируемого роста дебиторской задолженности помогут четкие правила предоставления отсрочки платежа и взаимодействия с контрагентами, собранные в единый документ – политику управления дебиторской задолженностью.

Как разработать политику управления дебиторской задолженностью

В политике управления дебиторской задолженностью (положении или регламенте) необходимо зафиксировать основные правила реализации товаров с отсрочкой платежа:

  • кто из клиентов может получить отсрочку платежа и на каких условиях;
  • кто отвечает за состояние дебиторской задолженности;
  • как контролировать дебиторскую задолженность.

Каким клиентам можно предоставить отсрочку платежа

Отсрочка оплаты – хороший способ стимулировать продажи, но до тех пор, пока клиенты перечисляют деньги в оговоренный срок. Чтобы застраховать компанию от просроченной дебиторской задолженности, имеет смысл перенять у банков методы оценки заемщиков и применить их к своим контрагентам (об альтернативах см. Как застраховать дебиторскую задолженность), далее отгружать товар в долг только наиболее надежным из них.

Оценка надежности покупателей (алгоритм, а также порядок принятия решений о кредитном лимите и длине отсрочки), как правило, описывается в отдельном разделе политики. Как минимум потребуется разработать анкету с вопросами для покупателя (общие сведения о компании, информация о ее бизнесе, предполагаемый объем и номенклатура закупок и т. д.) и определить список документов (регистрационных, отчетных), которые помогут оценить его платежеспособность. Бланк анкеты оформляется приложением к политике, а порядок запроса данных и их анализа – отдельным положением в документе.

Если основанием для принятия решений будет служить рейтинг благонадежности клиента, понадобится составить перечень рисков, существенных для продавца, для каждого задать шкалу оценки – буквенную (A, B, C, D) или балльную, а также пороговые значения и соответствующие им условия отгрузки (с предоплатой, с отсрочкой и т. д.). Также рекомендуется проводить анализ финансовой отчетности контрагентов, и в политике необходимо установить его критерии и список документов (например, баланс и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату).

На каких условиях продукция может быть поставлена с отсрочкой платежа

Исходя из общих подходов, принятых на предприятии, определяются условия взаимодействия с покупателями – схема расчета, обоснования и пересмотра лимита дебиторской задолженности, а также периода отсрочки, порядок исполнения обязательств и способы их обеспечения:

  • кредитный лимит – в рамках отдельной компании-поставщика методика расчета кредитного лимита должна быть единой (обо всех возможностях, см. Что проверить в договорах, заключенных на условии коммерческого кредита). Для этой цели она и фиксируется в политике управления дебиторской задолженностью;
  • период отсрочки – чаще всего это условие прописывается в политике в виде методики расчета предельно допустимой отсрочки клиентам. Или, как вариант, этот показатель задается в виде абсолютного значения и действует на протяжении определенного периода времени, пока документ не будет пересмотрен. Если в компании есть особо важные клиенты, которых было бы нежелательно потерять, для них в политике можно предусмотреть исключительные условия, а также указать в ней ответственное лицо, которое будет вправе принимать решения. Несанкционированных и неконтролируемых пересмотров условий отгрузки быть не должно. И еще не будет лишним прописать в политике порядок документирования всех решений по каждому клиенту (о том, все ли учтено коммерческой службой, см. Как оценить эффективность сбытовой политики);
  • порядок исполнения обязательств – условия отгрузки могут быть прописаны как в договоре (дополнительном соглашении к нему), так и в документе на саму отгрузку;
  • условия оплаты – в политике нужно указать, где они могут быть зафиксированы – в договоре или документах на отгрузку;
  • способы обеспечения обязательств – варианты обеспечения и схема их согласования с клиентом, а также порядок их указания в договоре прописываются в политике управления дебиторской задолженностью.

Как распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью

Желательно, чтобы в политике были четко распределены обязанности сотрудников компании в отношении клиентов: кто собирает информацию, кто принимает решение об условиях отгрузки, кто контролирует платежную дисциплину и т. д. Это позволит повысить эффективность работы с дебиторкой и избежать конфликтов внутри компании (детали см. Как распределить функции по управлению дебиторской задолженностью между подразделениями компании).

Как контролировать дебиторскую задолженность

Политика управления дебиторской задолженностью определяет в том числе и контрольные процедуры (подробнее см. Как оперативно разработать правила управления дебиторской задолженностью). В частности, в каком порядке и с какой регулярностью, а также кто именно должен информировать руководство о текущей и просроченной дебиторке (о мотивации сотрудников, см. Как заинтересовать специалистов компании в сокращении просроченной дебиторской задолженности). Нужно, чтобы эти сведения поступали без специального запроса и в оговоренное время. Чтобы минимизировать риск злоупотреблений, контроль задолженности контрагентов стоит поручить сотруднику вне отдела продаж, например специалисту финансовой службы.

Кроме того, стоит прописать последовательность действий, сроки реагирования и ответственных лиц на случай возникновения просроченной задолженности (подробнее о том, как работать с проблемными долгами, см. Как взыскать просроченную дебиторскую задолженность без суда) или обращения в суд.

Регламентированные инструкции позволяют повысить эффективность работы с просроченной задолженностью – своевременно выявлять ее и добиваться скорейшего погашения.

Кроме непосредственного описания порядка принятия решений о дебиторской задолженности и контроля их исполнения, в политике стоит предусмотреть еще один важный блок – общие положения. В этом разделе могут быть прописаны основные термины и определения, цели и задачи политики; требования к ней (например, гибкость и прозрачность); основные принципы работы с покупателями; критерии, определяющие эффективность управления дебиторской задолженностью, например, период ее оборота.

Формула. Расчет периода оборота дебиторской задолженности

АСР = 365 * R / TR

Используемые обозначения Расшифровка Единицы измерения Источник данных
ACP Период оборота дебиторской задолженности дн. Результат расчета
R Дебиторская задолженность руб. Средняя по строке 1230 бухгалтерского баланса за отчетный период
TR Выручка руб. Стр. 2110 отчета о финансовых результатах (прибылях и убытках)

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы любите свою работу?

  • Обожаю! 38.94%
  • У нас с работой то любовь, то ненависть 32.74%
  • Работаю исключительно за деньги 20.35%
  • А вам зачем знать? 7.96%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Доставка новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте решения, которые пригодятся Вам в работе. Бесплатно.