Сокращение издержек: как формализовать процесс

182
Даже самая прекрасная и стройная идея финансового директора по сокращению издержек требует значительных усилий для внедрения в компании.

Итак, финансовой службой разработана система сокращения издержек. План одобрен руководством компании, теперь нужно, чтобы система оптимизации затрат заработала и была принята персоналом компании.

Формализация не существует в вакууме. Она всегда должна опираться действующие институты и инфраструктуру.

Есть 5 практических моментов, которые необходимо использовать для того, чтобы формализация была эффективной:

  1. В рабочую группу должны входить те люди, которые исполняют данные процессы и контролируют и учитывают, а также те подразделения, которые сопряжены с данными процессами. Включите в рабочую группу исполнителей (реальность и внимание к деталям); бухгалтеров и финансистов (бюджет, учёт и налоги); службу безопасности и аудит (особые риски); представителей заинтересованных подразделений.
  2. Избегайте конфликтов интересов как в части описания бизнес-процессов (с действующим законодательством, утвержденными документами компании или мотивации сотрудников), так и ресурсов (бюджеты и возможности).
  3. Убедитесь, что текст составлен понятно и охватывает все возможные спорные ситуации.
  4. Предусмотрите систему контроля, которая способствовала бы исполнению договорённостей.
  5. После введения документов в действие некоторое время получайте обратную связь и при необходимости вносите корректировки и дополнения.

Основные блоки, которые подлежат формализации

Заявки на расходы. Процедуры согласования заявок на расходы, подтверждения бюджетов и ресурсов. Если мы контролируем входящие заявки на расходы, нам легко их сокращать путем неисполнения заявок.

Определение порядка эффективности. Процедуры определения цен, включая тендерные процессы, централизованные закупки и т.п. Если у нас есть какие-то регулярные издержки, если мы несем какие-то регулярные затраты, которые могут быть, так называемыми биржевыми, т.е. стандартными и способными к покупке потенциальных поставщиков, мы разрабатываем какие-то тендерные процессы, мы можем создать какое-то специальное подразделение, которое будет заниматься закупками для всех отделов.

Детали, связанные с оборотом отчётных документов и своевременным учетом расходов.  Мы формализуем какие-то детали, которые требуют наличия  отчетных документов и учета конкретных расходов. Если вы сделаете хорошее правило формализации определения цен, но допустите появления отчетных документов спустя несколько периодов или даже вообще их непоявление, то система будет сломана на этом месте.

Налоговые, технологические, экологические и иные требования к процедурам. При необходимости если отдельные процессы имеют технологическое последствие или имеют какую-то еще специфику относящуюся, к требованиям действующего законодательства, необходимо прописывать отдельно то, что относится к этим рискам. Например, удешевление каких-то процедур может закончиться экологическими последствиями. Необходимо сопрягать требования действующего законодательства с вашими инициативами и с инициативами ваших коллег. Если кто-то из линейного персонала решит закупить несертифицированное оборудование, потому что оно дешевле, то в результате вы получите какие-нибудь утечки нефтепродуктов или токсичных веществ, это проблема, прежде всего, будет ваша, а не линейного персонала, вы должны их предупредить.

Порядок действий при чрезвычайных ситуациях. Необходимо соблюдать порядок действий при чрезвычайных ситуациях. Например, реальные физические ситуации (пожары, наводнения)  и какие-то критические изменения (изменения в экономике или в окружении, когда изменения у партнера могут нахлестываться на отпуск директора или командировку ключевого менеджера. В любых моментах должно быть четкое понимание, как действовать, чтобы не допустить провисания и убытков из-за недополученной прибыли либо из-за медленного действия.

Контроль. Часто, хорошо прописывая стандартные элементы контроля, забывают про то, что все мы люди и можем заболеть, а оставшийся персонал компании может остаться без инструментов, которые могут помочь сохранить ее на плаву.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль