Четыре задачи по внедрению системы контроля расходования денежных средств

1908
Казакова Лариса
«ПО “Полет”» – филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»
Чтобы внедрить систему финансового контроля БДДС в момент формирования заявок на расходование средств, необходимо изучить взаимодействие финансового отдела с другими подразделениями, а также разработать единую нормативно-справочную информацию. Если нет возможности автоматизировать контроль денежных потоков через бюджет, то можно автоматизировать его через заявки на расходование денежных средств.

Ранее я возглавляла финансовое управление в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова». Это одно из крупнейших авиастроительных предприятий России со штатом около 7000 человек. Однако в компании полностью отсутствовали правила планирования расходования денежных средств, регламент составления документов на оплату, принципы их согласования. Подразделения предоставляли заявки на расходование денежных средств и бюджеты на месяц или квартал в виде служебных записок. При этом не было единого утвержденного перечня бюджетных статей и форм, а также центров финансовой ответственности. В результате возникали постоянные конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями, сотрудники жаловались на то, что заявки потеряны, не оплачены своевременно, и как следствие не исполнялся заявленный бюджет.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блок «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе существующих информационных систем «1С: УПП» и SyteLine. Для этого было решено четыре задачи.

Структурирование денежных потоков в целях контроля расходования денежных средств

В первую очередь была определена структура для построения бюджета движения денежных средств: разработаны статьи движения денежных средств и их приоритетность, формы реестра платежей и платежного календаря, а также заявок на расходование и поступление денежных средств. 

Для удобства пользователей было решено привязать приоритет платежа к статьям движения денежных средств, и при этом ограничить выбор статей в зависимости от договора и ЦФО. Чтобы обеспечить единые и понятные всем подразделениям правила организации платежного процесса, в компании был разработан и внедрен регламент «Принципы и порядок осуществления расхода денежных средств». Этот документ содержит:

  • правила подготовки документов на поступление и расходование денежных средств;
  • принципы и порядок согласования и очередности прохождения документов на оплату;
  • алгоритм оперативного и текущего планирования платежей.

Важная задача регламента = обеспечить ограничение любых денежных расходов суммами, не превышающими величину соответствующих статей ДДС согласно утвержденному БДДС (годовому, квартальному или месячному) для каждого ЦФО.

Введение формирования заявок на расходование денежных средств

Когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж. Этот документ создается в электронном виде в двух системах: «1С: УПП» или SyteLine. Инициатор платежа должен заполнить в заявке все требуемые реквизиты. Далее документы на расходование средств выгружаются автоматически в информационную систему «1С: УПП» в статусе «Подготовлен» и там проводятся.

При проведении заявок автоматически контролируется остаток по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителю и ЦФО-заказчику), проекту и договору. Если превышен лимит по одной из статей ДДС, указанных в документе на оплату, то он записывается в системе «1С: УПП», но не проводится. Одновременно выдается соответствующее информационное сообщение.

На практике может сложиться следующая ситуация: лимит по статье ДДС исчерпан, но заявка на расходование денежных средств имеет высокий приоритет и она не была предусмотрена бюджетом на текущий период. В этом случае документ проверяется на возможность корректировки за счет свободных средств по другой статье ДДС данного ЦФО либо изменения бюджета этого подразделения.

Если было принято решение об отмене платежа или контрагент не выполнил свои оплаченные обязательства (не поставил ТМЦ, не оказал услугу) по проведенной в системе «1С: УПП» заявке на расходование средств, то соответствующий документ должен быть закрыт в системе «1С: УПП» и обязательно в системе SyteLine.

Согласование заявки на расходование средств происходит следующим образом. Заявка распечатывается, к ней прикладываются необходимые для осуществления оплаты документы, и ее визируют должностные лица, участвующие в процессе согласования платежей. Все утвержденные заявки сдаются в финансовый отдел по реестру приема-передачина расходование средств, и им присваивается статус «Принят».

Разработка схемы формирования реестра платежей и заявка на расходование денежных средств

Ответственные сотрудники финансового отдела ежедневно формируют в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей по наличным и безналичным расчетам для планирования оплаты на следующий рабочий день. В реестр включаются все заявки, предоставленные в финансовый отдел до 12 часов текущего дня. При этом вторично осуществляется контроль остатка по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителюи ЦФО-заказчику), проектам, договорам.

В случае превышения планового лимита в текущем месяце заявка на расходование средств не включается в реестр платежей. При этом в системе «1С: УПП» ей присваивается статус «Отклонен», и в течение одного рабочего дня документ возвращается под подпись инициатору платежа для принятия решения.

После формирования в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей распечатывается и согласовывается с начальником финансового управления, главным бухгалтером и заместителем генерального директора по экономике и коммерции. Утром в день проведения платежей предварительный реестр представляется на подпись генеральному директору. Если после утверждения реестра возникает необходимость изменить какие-то платежи, то ответственные сотрудники финансового отдела в системе «1С: УПП» в заявках на расходование средств изменяют «Дату расхода» и исключают их из реестра. После этого реестру платежей присваивается статус «Утвержден», при этом все заявки на расходование средств, включенные в реестр, автоматически получают аналогичный статус.

Создать и провести платежные документы (расходные кассовые ордера и платежные поручения) в системе «1С: УПП» возможно только на основании утвержденных генеральным директором заявок на расходование средств, за исключением входящих в оперативный реестр платежей.

Информирование о произведенных оплатах (заявках на расходование средств) осуществляется средствами системы «1С: УПП» такими отчетами, как:

  • Анализ реестра заявок на расходование средств;
  • Распределение платежей по статьям ДДС, заказам и источникам финансирования;
  • Распределение платежей по статьям ФП.

Отчеты формируются после внесения информации об оплате сотрудниками финансового отдела, в срок не позднее двух рабочих дней со дня осуществления платежа.

Все заявки на расходование средств, утвержденные бюджетом текущего месяца, но не оплаченные в данном периоде, подразделения-инициаторы включают в бюджет на следующий плановый месяц по согласованию с начальником финансового управления. Он в свою очередь в последний рабочий день текущего месяца во всех таких заявках меняет параметр «Дата расхода» на второй рабочий день следующего планового месяца.

Составление платежного календаря

В целях оперативного и текущего планирования движения денежных средств в системе «1С: УПП» формируется платежный календарь на основании таких электронных документов, как плановые поступления и заявки на расходование денежных средств.

Корректировка (балансировка) платежного календаря проводится ежедневно по результатам его анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе данного мероприятия необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах неотрицателен. В тех случаях, когда данная величина положительна, но на отдельных счетах или в кассе недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении денег с других счетов. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств компании:

  • в случае дефицита денежных средств необходимо изменить дату расхода на более позднюю в тех заявках, у которых дата оплаты (критическая) еще не наступила;
  • при наличии профицита, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в заявках с датой оплаты (планируемой) ранее установленного срока по согласованию с инициатором платежа меняют дату расхода на более раннюю;
  • если величина профицита денежных средств превышает потребности предприятия, то принимается решение о вариантах использования высвободившихся сумм.

Благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать двойной контроль бюджета денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.

ОБ АВТОРЕ

Лариса Казакова,  «ПО “Полет”» - филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»

В финансовой сфере работает более 13 лет. Была финансовым директором таких компаний, какООО «МаркетСервис», ГК «Завод торгового оборудования», начальником финансового управления в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова», Группа компаний iLogistica. С декабря 2014 года работает в «ПО „Полет“» - филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М. В. Хруничева». Среди значительных реализованных проектов - постановка и внедрение управленческого учета с последующей автоматизацией в системеБЭСТ-4, «1С: 7» в ООО «МаркетСервис»; внедрение системы бюджетирования, восстановление управленческого учета и финансовой устойчивости в ГК «Завод торгового оборудования»; разработка и внедрение в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова» системы контроля за дебиторской задолженностью, формирования и контроля исполнения бюджета движения денежных средств. В настоящее время занимается реализацией проекта по переводу бухгалтерского и налогового учета из мемориально-ордерной системы в систему «1С: УПП» на базе платформы «1С: УПП 1.3» в «ПО „Полет“».

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль