Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

618
В периоды экономической нестабильности на первый план выходят вопросы управления расходами компании, контроля платежей и управления задолженностью. Эксперты ГК «ИНТАЛЕВ» отвечают на эти вопросы и дарят полезный подарок.

Основные возникающие вопросы:

  1. Кто отвечает за платежи, расходы и задолженность контрагентов, с кого спросить руководителю?
  2. Каким образом можно повысить собираемость выручки?

Ключевые составляющие решения:

  1. Должна быть определена структура центров финансовой ответственности компании и ответственность конкретных сотрудников и руководителей центров ответственности за определенные для них показатели.
  2. Должны быть унифицированы и прозрачны правила отражения операций в учете по плану и по факту, а также алгоритмы расчета показателей отчетности.
  3. Для возможности качественного контроля задолженности по операциям с контрагентами необходима регламентированная система документооборота в части договоров с контрагентами.
  4. Применяемые правила учета, планирования, алгоритмы расчета показателей, процессы, ответственные лица –должны быть приняты как обязательные к исполнению (приказ руководителя компании).
  5. Контроль должен осуществляться на постоянной основе.

Проектный кейс ГК «ИНТАЛЕВ»

В рамках внедрения единой системы управления финансами в крупном строительном холдинге одной из существенных проблем была проблема отсутствия понимания структуры компании и упорядоченности взаимодействия между подразделениями и компаниями холдинга.

Существовавшая в группе методология бюджетирования и управленческого учета устарела и не соответствовала изменившимся потребностям значительно выросшей группы компаний. Не был прописан порядок учета и планирования, предоставляемая руководству отчетность представляла только часть информации о деятельности группы, бюджеты составлялись очень приблизительно, не было однозначного механизма работы с внебюджетными платежами. Алгоритм определения себестоимости  и финансового результата был непрозрачным и мог произвольно меняться от периода к периоду, но основным показателем, который пыталось контролировать руководство, была стоимость квадратного метра недвижимости.

Также болезненным местом был вопрос взаимоотношений с контрагентами в части заключения договоров и осуществления платежей за приобретенные ТМЦ и услуги.

Процесс согласования платежей был фактически завязан на одного человека – руководителя управляющей компании. При этом, во многих случаях при необходимости провести срочный платеж (а такими считались, понятно, все платежи контрагентам) руководители закупающих подразделений решали вопрос путем непосредственного обращения к нему, часто минуя даже проверку финансовой службой, которая получала информацию о согласованном платеже уже постфактум, не говоря уже о других проверках. При этом заключенного договора могло и не быть, а выбор контрагента для заключения договора часто отдавался на откуп работающему  с ним менеджеру.

В результате руководство группы не могло с уверенностью сказать, ни каков финансовый результат, ни даже сколько у них имеется денег в определенный момент времени.

Одним из функциональных блоков проекта стала разработка и внедрение системы электронного документооборота в части управления договорами, в результате чего:

  • Разработана финансовая структура  холдинга, причем в качестве ЦФО нижнего уровня были выбраны направления бизнеса группы (строительство, производство стройматериалов, оказание услуг, и др.).
  • Регламентирована система бюджетного планирования и управленческого учета, включая статьи доходов, расходов, движения денежных средств, правила определения показателей, комплект отчетных форм.
  • Регламентированы система денежных платежей и процесс согласования платежей.
  • Регламентирован процесс согласования закупок (тендеров).
  • Регламентирована система документооборота в части договоров, включая положения о договорной деятельности и о процессе согласования договоров.
  • В системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были автоматизированы функциональные области бюджетного планирования, управленческого учета, оперативного управления денежными средствами, тендеров, документооборота в части согласования договоров;
  • Был создан электронный архив для хранения договоров и сопутствующей документации.

 Полученная система обладает следующими особенностями:

  1. Бюджетирование и формирование управленческого факта осуществляются в единой системе.
  2. Руководство получает полную прозрачную картину состояния дел группы при помощи отчетности (БДР, БДДС, баланс, дополнительные отчеты).
  3. Все операции совершаются только с отсылкой к договору и приложением его копии. Исключение могут составлять мелкие разовые закупки подотчетными лицами.
  4. Все заявки на платежи подлежат согласованию через единый автоматизированный процесс, в обязательном порядке включая проверку различными службами, и утверждение финансовым директором.
  5. Все договоры подлежат согласованию через единый процесс согласования, обязательно включающий в себя согласование:
    1. Руководителем ЦФО инициатора заключения договора;
    2. Финансовой службой;
    3. Функциональными службами (юридической, службой безопасности, бухгалтерией).
    4. Финансовым директором в случае отсутствия свободных незаконтрактованных сумм в бюджете.
  6. Для согласованного договора при помощи автоматизированного процесса в справочнике договоров учетной системы создается карточка договора, с которой можно работать при совершении операций (в том числе при согласовании платежей).

Результаты внедрения:

  1. Обеспечен механизм для осуществления контроля за исполнением бюджета;
  2. Существенно улучшена платежная дисциплина;
  3. Снизились кассовые разрывы;
  4. Упорядочен перечень контрагентов;
  5. Упорядочен порядок заключения договоров;
  6. Копии всех договоров занесены в электронный архив.

Автор статьи: Денис Куликов, Ведущий консультант по бюджетированию и управлению финансами ГК «ИНТАЛЕВ»

Также читайте о проектах ИНТАЛЕВ на сайте FD:

База данных для принятия управленческих решений

Как организовать централизованное казначейство в холдинге



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы любите свою работу?

  • Обожаю! 40.19%
  • У нас с работой то любовь, то ненависть 31.78%
  • Работаю исключительно за деньги 19.63%
  • А вам зачем знать? 8.41%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Доставка новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте решения, которые пригодятся Вам в работе. Бесплатно.