Регламентация казначейских функций в холдинге

551
Чтобы механизм управления денежными средствами и финансовыми инструментами в компании работал четко без перебоев, важно его регламентировать.Рассмотрим подробнее принципы разработки внутренних нормативных документов, которые регулируют исполнение казначейских функций в холдинге.

Функция по управлению денежными средствами и ликвидностью, а также другие казначейские процессы могут быть организованы в компаниях по-разному. Соответственно структура внутренних документов, регламентирующих этот блок, будет выстраиваться в зависимости от операционной модели предприятия, организационной формы казначейской функции и других факторов. 

Возможные подходы к организации казначейских процессов

В зарубежных и российских холдингах наиболее распространены три подхода к регламентации казначейских процессов.

Так, при централизованном подходе в компании разрабатывается и внедряется единый документ, который обычно называется «Руководство по казначейским операциям» (Treasury Handbook). Он определяет основные принципы осуществления казначейских функций и детально описывает ключевые процессы управления денежными средствами и финансовыми рисками. Независимо от количества дочерних компаний и регионов присутствия документ регламентирует все вопросы, касающиеся казначейских операций, и им руководствуются все сотрудники, вовлеченные в соответствующие процессы.

Частично централизованный подход отличается от предыдущего тем, что предполагает использование единой для всех компаний группы казначейской политики (Treasury Policy), которая формирует только основные принципы и правила осуществления казначейских функций. Данный документ утверждается на уровне корпоративного центра и обязателен к исполнению всеми казначейскими подразделениями группы. При этом нормативные документы более низкого уровня (регламенты процессов, процедуры, стандарты, методики и прочие) должны соответствовать положениям казначейской политики. В то же время они могут быть разработаны как на уровне корпоративного центра и внедрены всеми бизнес-единицами, так и на уровне компаний группы на основе предоставленных центром шаблонов.

При децентрализованном подходе в рамках холдинга отсутствуют единые стандарты и правила осуществления казначейских операций. Каждая организация разрабатывает собственные нормативные документы. Они могут отличаться от регламентов других бизнес-единиц и по составу, и по содержанию.

В ходе составления внутренних положений можно воспользоваться следующими принципами. При централизованном подходе все существующие регламенты являются составной частью одного многостраничного руководства по казначейским операциям. При смешанном и децентрализованном подходах каждый из документов разрабатывается и утверждается индивидуально.

Стоит отметить, что каждый из описанных подходов имеет свои преимущества и недостатки. Например, главным достоинством централизованной модели является единообразие и прозрачность процедур, ведь компании группы используют единые подходы, методики и т.д. Однако ее бывает сложно адаптировать к изменяющимся условиям и особенностям различных регионов присутствия холдинга. В качестве преимуществ смешанного подхода можно также выделить наличие единых правил и стандартов. В тоже время он предполагает большую гибкость и возможность учитывать специфику работы каждой структуры холдинга. Децентрализованный подход характеризуется отсутствием единых стандартов и рамок осуществления казначейских функций. Это, с одной стороны, повышает риски и степень непрозрачности для корпоративного центра. С другой – является преимуществом данного подхода, поскольку внутренние нормативные документы адаптированы к деятельности каждой компании и окружающей ее финансовой среде.

Регламентация казначейских функций

Несмотря на различные подходы к регламентации казначейской функции, иерархия и состав нормативных документов в передовых компаниях примерно одинаковы. Иерархия состоит из трех уровней:

  • казначейская (финансовая) политика;
  • регламенты процессов (процедуры);
  • методики (стандарты).

Рассмотрим каждую из этих категорий подробнее.

Казначейская (финансовая) политика является своего рода «конституцией», которая закрепляет базовые принципы и основы работы подразделений, вовлеченных в управление денежными средствами и финансовыми рисками. В этом документе закрепляют распределение полномочий и обязанностей между различными службами, принципы осуществления казначейских операций, требования к системе контроля и управленческой отчетности.

Регламенты процессов (процедуры) содержат подробное описание порядка проведения тех или иных операций, ответственность подразделений, требования к документообороту, контрольные процедуры. Также в регламенты обычно включают шаблоны отчетных форм и сопровождающих документов (например, заявки на платеж). В крупных холдингах, как правило, разрабатываются и внедряются внутренние регламенты и положения по следующим казначейским процессам:

  • платежи и поступления;
  • прогнозирование ликвидности;
  • управление внутригрупповой задолженностью;
  • привлечение внешнего финансирования;
  • управление временно свободными денежными средствами;
  • осуществление операций на финансовых рынках.

Методики (стандарты) регулируют специфические операции в рамках процесса управления денежными потоками. В методиках обычно содержатся детальные инструкции (алгоритмы) по подготовке форм документов, используемых в процессе управления денежными средствами. Например, в методиках подробно описываются такие операции, как подготовка прогноза движения денежных средств (ликвидности), расчет величины средств для размещения на депозиты и т.д.

Необходимо учитывать, на каком уровне управления создается документ. Если он разрабатывается корпоративным центром, то в него должны войти положения о распределении ответственности между уровнями управления (корпоративный центр, дочерняя компания, общий центр обслуживания).

Структура и содержание регламентных документов

При разработке внутренних регламентных документов в первую очередь необходимо определить  их структуру, то есть очертить круг вопросов, которые будут описаны в рамках разработанной политики или регламента. В целом форма и содержание таких документов могут различаться и зависят от особенностей конкретных компаний. Однако существует ряд положений и принципов, которые обязательно нужно включить в состав создаваемого документа. Рассмотрим подробнее, какими могут быть элементы регламентов.

Казначейская политика

Структура и содержание казначейской политики во многом зависят от принятого в компании подхода к детализации документов, определяющих общие принципы и основы исполнения корпоративных функций. В некоторых холдингах такие документы могут состоять из нескольких страниц с общими правилами, в других – это объемные тексты с очень подробными указаниями. Несмотря на различие в подходах, существует общепринятая структура.

Так, первый раздел – «Общие положения» – обычно содержит вводную часть, описание целей и задач казначейской политики, а также термины и определения, используемые в документе.

Следующий элемент – «Распределение ролей и ответственности в рамках казначейской функции». Здесь приводится описание общей структуры казначейской функции на разных уровнях управления, определение задач и обязанностей каждого подразделения и участника процесса. В качестве основных участников обычно выделяют следующие управленческие звенья:

  • совет директоров;
  • генеральный директор компании;
  • финансовый директор;
  • руководитель казначейства;
  • казначейские подразделения.

Далее следует раздел «Принципы осуществления казначейских функций». В него включают базовые положения, которые касаются взаимоотношений с банками, прогнозирования ликвидности, осуществления расчетов, привлечения внешнего финансирования, размещения временно свободных денежных средств, внутригруппового финансирования, документарных и конверсионных операций. Например, в части взаимодействия с банками определяются следующие моменты:

  • критерии выбора банков-партнеров;
  • распределение ролей в процессе выбора кредитных организаций, определение условий сотрудничества;
  • критерии и принципы при построении инфраструктуры банковских счетов.

Последний общепринятый раздел – «Контрольные процедуры и система отчетности».

Регламенты процессов (процедуры)

Состав и содержание регламентов зависят от степени детализации казначейской политики. Если она составлена очень подробно, то их количество может быть сведено к минимуму. В этом случае достаточно включить в них только схемы бизнес-процессов, перечень контрольных процедур, систему отчетности и необходимые приложения.

Примерная структура регламента процесса (процедуры) выглядит следующим образом:

  • общие положения. Описание целей и задач процесса, состав терминов и определений, используемых в данном документе, роли и задачи ответственных подразделений.
  • порядок осуществления процесса. Общее описание бизнес-процесса, состав и детальное описание шагов каждого подпроцесса. Например, в рамках процесса «Прогнозирование ликвидности» можно выделить подпроцессы «Подготовка скользящего прогноза ликвидности», «Актуализация и обновление прогноза ликвидности», «План-факт анализ состояния ликвидности».
  • контрольные процедуры. Описание ключевых принципов построения контрольных процедур, их перечень с указанием лиц, ответственных за проведение.
  • система отчетности. Перечень отчетных форм с указаним ответственных за их подготовку.
  • приложения. Основными приложениями к регламентам процесса являются схема бизнес-процесса, шаблоны отчетных форм и сопровождающих документов.

Отличие методики от регламента процесса состоит в том, что в ней описан детальный алгоритм выполнения шага процесса. Так, например, в регламенте «Управление внутригрупповой задолженностью» в описании порядка осуществления процесса присутствует шаг «Расчет ставки по договору внутригруппового займа», при этом детальный алгоритм расчета процентной ставки будет описан в методике «Расчет процентной ставки по внутригрупповому займу».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Планирует ли ваша компания в ближайшие 6 месяцев увеличивать штат сотрудников?

  • Да, планируем увеличить штат в пределах 10% 19.15%
  • Нет, планируем сокращать персонал в пределах 10% 12.77%
  • Собираемся увеличить штат более, чем на 10% 3.19%
  • Собираемся сократить персонал более чем на 10% 9.57%
  • В ближайшее время штат компании никак не изменится 55.32%
результаты

Рассылка





© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Доставка новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте решения, которые пригодятся Вам в работе. Бесплатно.