IT для CFO

85
Технологии. Докризисная практика показала: индивидуальный подход к автоматизации эффективнее полномасштабных внедрений мощных ERP-систем. В том числе по­этому компании пошли по новому пути.

Стандартизированные ERP мало отвечают специфическим запросам финансового отдела. Классический случай, когда после внедрения SAP или Oracle для ведения бухучета продолжает использоваться интегрированное в корпоративную информационную систему программное решение на базе «1С». Иностранные вендоры открыто признают, что попросту не поспевают за всеми нововведениями в российских стандартах бухгалтерского и налогового учета. Отсюда вытекает крамольная мысль: зачем вообще ERP финансовому отделу? Не выгоднее ли по соотношению цена/функционал установить специализированное программное обеспечение (ПО), которое закроет основные «дыры»? Возможно, размышления об этом продолжались бы до сих пор без реальных последствий, если бы не мировой финансовый кризис, осенью 2008 года перешедший в свою острую фазу и достигший, наконец, России. В сокращенных IT-бюджетах остались деньги либо на завершение текущих проектов, либо на внедрение относительно недорогих специализированных систем, закрывающих самые «узкие» места. Так, аналитики «Астрософт» зафиксировали в 2009-м падение спроса на внедрение стандартных ERP-систем на 45%, одновременно на 23% вырос интерес к автоматизации отдельных сегментов учета со стороны руководителей финансовых служб. Теперь стандартная ERP-система все чаще воспринимается как каркас, на который каждая отдельная компания наращивает необходимый ей функционал в зависимости от своих нужд.

Учет фактических затрат. Отдельная автоматизация финансовой отчетности позволяет финансовому директору проводить учет фактических затрат в самые короткие сроки, можно сказать – в online-режиме, отказавшись от расчетов, сделанных «на коленке». В области взаиморасчетов финансовый директор получает плановые графики, которые благодаря доступу соответствующих подразделений к единой системе формируются автоматически. Финансовому отделу остается только сформировать фактический график оплат и отслеживать выполнение условий сделок. В области формирования и консолидации финансовой отчетности системы автоматически отражают финансово-хозяйственные операции в планах счетов российского учета, международного учета, управленческого, аналитического учета и т.д. Встроенный «конструктор отчетов» позволяет создать на плане счетов отчет практически любой сложности, поэтому сведение баланса становится анахронизмом. Он получается автоматически, избавляя финансового директора от постоянной головной боли с задержками сроков подготовки отчетности и ошибками в учете фактических затрат, что особенно важно в условиях кризиса. Так, «Интегра» (работает в сфере нефтесервиса) в самом начале кризиса благодаря системе смогла оперативно пересчитать более 50 сценариев финансового плана и в течение одного дня распределить деньги по всем компаниям группы. По мнению финансового руководства «Интегры», без системы компания прошла бы кризис с существенно большими потерями. Расходы на внедрение окупились буквально за один день кризиса.

Расчет себестоимости. Себестоимость, с финансовой точки зрения, можно считать одним из интегральных показателей, в котором отражаются все стороны производственной деятельности и аккумулируются результаты использования всех производственных ресурсов. Применение информационной системы делает процесс формирования себестоимости продукции более прозрачным, позволяет точнее планировать цену продукции, определять величину предполагаемой прибыли. На основе данных системы менеджмент компании своевременно обеспечивается достоверной информацией для оценки общей эффективности работы компании.
В рамках проекта комплексной автоматизации на Белебеевском заводе «Автонормаль» в 2006 году на базе системы mySAP ERP были реализованы попередельный учет затрат, наиболее удобный для предприятий, работающих с однородной по исходному материалу и характеру обработки массовой продукцией, и формирование себестоимости продукции инструментального производства с учетом полуфаб­рикатов. С помощью данного модуля SAP учет продукции инструментального производства также ведется в разрезе элементов затрат. Система позволила точнее формировать себестоимость готовой продукции основного производства с учетом фактической себестоимости инструмента, использованного в производстве. Кроме того, была внедрена подсистема «SAP: Управление бюджетом», с использованием которой был реализован «Бюджет движения денежных средств для финансовых служб» – появилась возможность оперативно контролировать и прогнозировать денежные потоки по предприятию.
Другой успешный пример – IT-модификация на кондитерской фабрике им. Крупской в 2008 году. На предприятии были автоматизированы процессы учета затрат и калькуляции себестоимости продукции с помощью отечественного ПО «Парус». Фабрика производит более 130 наименований кондитерской продукции общим объемом около 20 тыс. тонн в год, номенклатура используемого сырья – порядка 100 единиц. Поэтому обработка десятков тысяч транзакций позволяет получать данные для анализа прибыльности многочисленных товарных позиций и эффективно управлять формированием продуктового портфеля. Система обеспечивает расчет расхода ресурсов (сырья, работы оборудования, трудовых затрат) на выпуск продукции и полуфабрикатов, а также оперативный учет ненормативного расхода ресурсов. Детальный учет затрат на каждом этапе производства позволяет их анализировать и искать оптимальные пути снижения себестоимости продукции. Поэтому одной из важных задач IT-проекта, по словам руководителя службы информационных технологий кондитерской фабрики Андрея Веренича, было получение возможности рассчитывать себестоимость каждой товарной позиции.

Бюджетирование. Функциональности «голых» ERP-систем может не хватить также в области корпоративного бюджетирования. Но при добавлении дополнительных модулей, появится функционал для анализа бюджета в зависимости от различных параметров, поддержки существования нескольких бюджетных моделей, алгоритма «скользящего» формирования бюджетов. На основании этой информации финансовый директор также может проанализировать доходность по различным продуктам, видам бизнеса, юридическим лицам холдинга и принять решения по оптимизации финансовых потоков предприятия. А интеграция системы бюджетирования с программами, контролирующими документооборот, позволяет выстроить отлаженную цепочку операций без «подвисаний» данных на каком-либо этапе. Сформированный таким образом фактический платеж с помощью системы документооборота проходит цикл утверждений и попадает непосредственно в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета. «В отдельных областях, будь то бюджетирование, расчет себестоимости или учет, достоинства автоматизации приблизительно одинаковы: скорость обработки данных, повышение оперативности аналитики, сокращение времени на принятие решений. Такие плюсы, как большая достоверность данных, повышение точности в расчетах и прочие, зависят, повторюсь, не столько от наличия ERP-системы, сколько от правильности ее разработки и внедрения», – рассуждает финансовый директор Ross Group Олег Рыжов.

Казначейство. Финансовый директор компании «Мир детства» Александра Феоктистова рассказала про особенности автоматизации казначейства в рамках ERP-проекта. На протяжении нескольких лет казначейские операции компании велись в Excel и нескольких других не связанных друг с другом учетных системах (основной системой была Microsoft Axapta 2.5). Большой объем бумажных носителей приводил к регулярным поискам заявок, «потерявшихся» на одном из шести этапов утверждения. Если речь шла о срочных заявках, требующих оплат вне согласованных регламентом сроков, инициатор был вынужден самостоятельно «обежать» всех утверждающих Проявление творчества инициаторами заявок при выборе цели платежа порождало ошибки в управленческой отчетности. Ведение управленческого учета и управления финансами в различных системах приводило к двойному вводу информации и расхождениям в управленческой отчетности и отчетности казначейства. «В июле 2008 года руководство приняло решение о переходе системы на новую версию Microsoft Dynamics AX 4.0 (бывшая Axapta), а для автоматизации казначейской функции был выбран отдельный продукт Cash Flow Management, – говорит Александра Феоктистова. – Решение автоматизирует бизнес-процессы инициации платежа, консолидации платежей, согласования платежей (включая контроль соответствия бюджету), формирования платежных документов, передачи платежей в системы «Клиент-банк». В процессе движения заявки на оплату осуществляется динамическое изменение статусов заявки. По ряду операций временные затраты снизились в несколько раз, во многих случаях процедуры, ранее занимавшие от 5 минут до часа и более, теперь мгновенно обрабатываются в системе. Кроме того, весь процесс согласования проходит в системе, а значит, у инициаторов заявок отпала необходимость тратить рабочее время на хождение по контрольным инстанциям».

Причины неудач.
Далеко не все проекты автоматизации финансовых операций завершаются успехом. Причину разочарований аналитики видят в несоответствии ожиданий финансового менедж­мента компаний и реальных возможностей таких систем. По разным оценкам, на крупных предприятиях успешными бывают примерно 60% проектов, на предприятиях среднего уровня – более 80%. На долю полностью провалившихся проектов приходится около 10%. В то же время причина неудачного внедрения почти никогда не кроется в функциональности самой системы. Автоматизация подразумевает существенную реорганизацию системы управления предприятием. Финансовые службы бывают неприятно удивлены, когда построенную ими Excel-модель начинают распространять на коллег из других департаментов. Вынесение процедур ввода бюджетных данных и ввода фактических данных, осуществление аналитических действий на места возникновения затрат влекут за собой неминуемые изменения в этой, казалось бы, идеальной модели. Если вовлекаются десятки пользователей, то эти невидимые ранее широким массам ошибки сразу обнаруживаются. По мнению экспертов, даже если предприятие считает, что у него поставлено бюджетирование, в 8 из 10 таких случаев внедрение серьезной системы бюджетного управления выявляет, что это не так: постановку либо надо разрабатывать с нуля, либо она нуждается в значительном тюнинге.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль