Как снизить налоговые риски

3073
Кушнарева Ирина
эксперт-аудитор юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»
Наличие социального пакета в компании делает ее более привлекательной как для потенциальных сотрудников, так и для уже работающих, позволяя удерживать ключевых специалистов. Однако, предоставляя различные социальные льготы, следует учитывать не только эффективность такого метода мотивации, но и связанные с ним налоговые риски. Компания сможет избежать претензий со стороны налоговых органов, если еще на этапе формирования социального пакета продумает, как обосновать целесообразность подобных расходов, и обеспечит их документальное подтверждение.

В состав социального пакета могут входить предоставление сотрудникам беспроцентных кредитов и ссуд, оплата их обучения, возмещение расходов по оплате коммунальных услуг и содержанию детей в дошкольных учреждениях и прочее.

Всостав социального пакета могут входить предоставление сотрудникам беспроцентных кредитов и ссуд, оплата их обучения, возмещение расходов по оплате коммунальных услуг и содержанию детей в дошкольных учреждениях и прочее.

Личный опыт
Руслан Ильясов, директор по персоналу компании Alcoa (Москва)
У нас в компании в зависимости от должностного уровня предоставляется разный социальный пакет. Например, есть различия по программам командирования. Социальный пакет руководителя может быть шире, чем у рядового сотрудника.

Елена Мякотникова, финансовый директор ЗАО «Соник Дуо» (Москва)
Наша компания предоставляет всем своим сотрудникам социальный пакет, который может различаться в зависимости от занимаемой должности.
В исключительных случаях сотруднику дается возможность самому выбрать социальные гарантии. Большинство компаний включают в свой «социальный пакет» затраты на добровольное медицинское страхование, питание и обеспечение мобильной связью сотрудников.

Добровольное медицинское страхование

Согласно п. 3 ст. 213 НК РФ, включая в социальный пакет медицинскую страховку, компания не будет удерживать НДФЛ с суммы, которая перечисляется страховой компании, поскольку данная выплата не входит в совокупный годовой доход работника. НДФЛ также не удерживается и при выплате сотруднику страхового возмещения, полученного от страховой компании (подп. 3 п. 1 ст. 213 НК РФ). Кроме того, на эти суммы не начисляются ЕСН и взносы в Пенсионный фонд. При этом нужно выполнить одно условие: договор на добровольное медицинское страхование сотрудника компании должен быть заключен на срок не менее года (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Сумма, уплаченная страховой компании, будет уменьшать налог на прибыль, если компания в трудовых (коллективном) договорах указывает, что ее сотрудникам предоставляется медицинская страховка (п. 16 ст. 255 НК РФ). Однако даже прописав такое условие в коллективном договоре, компания может столкнуться с риском непризнания страховых премий по договорам добровольного медицинского страхования сотрудников при смене застрахованных лиц в течение года. Как правило, в условиях договоров на добровольное медицинское страхование предусматривается, что по согласованию сторон могут вноситься изменения в списки застрахованных сотрудников компании (например, если один из сотрудников увольняется или компания принимает на работу нового сотрудника). Налоговые органы, увидев, что в течение года произошли изменения в списке застрахованных, могут не принять расходы по добровольному медицинскому страхованию уволенных сотрудников компании для целей уменьшения налогооблагаемой базы, так как в данном случае договор страхования таких сотрудников будет длиться менее года.

Личный опыт
Руслан Ильясов
Наша компания не сталкивалась с налоговыми рисками непризнания страховых премий по договорам добровольного медицинского страхования при увольнении сотрудников. Такие сотрудники исключаются из списков застрахованных, суммы, перечисленные ранее, остаются у страховой компании, а вновь принятый человек вносится в полис добровольного страхования. Поскольку договор страхования подписывается двумя организациями, не носит индивидуального характера (то есть не заключается между страховой компанией и каждым работником), по нему уплачена определенная сумма, то он и предусматривает изменение списков сотрудников, застрахованных в течение года.

В ходе проверки налоговые органы рассматривают действие договора добровольного медицинского страхования не по работникам компании в целом, а по каждому конкретному сотруднику. В связи с этим от компаний могут потребовать регистры налогового учета, в которых учитываются расходы по добровольному медицинскому страхованию по каждому сотруднику компании отдельно. Поскольку в налоговую базу для целей налогообложения по налогу на прибыль попадают данные налогового учета, подтвержденные первичными документами, учесть можно лишь расходы на добровольное медицинское страхование сотрудников, которые зафиксированы в регистрах налогового учета в разрезе каждого сотрудника накопительно в течение года.

Личный опыт
Ирина Гриднева, финансовый директор ООО «Луис Дрейфус Восток» (Москва)1 Мы не учитываем расходы по добровольному медицинскому страхованию отдельно по каждому сотруднику в регистрах налогового учета, так как согласно ст. 238 НК РФ данные суммы не подлежат обложению ЕСН, а значит, нет надобности вести такой учет. Кроме того, и ст. 213 НК РФ не предусматривает обложение этих сумм НДФЛ, поэтому организация как налоговый агент не несет обязательств по удержанию данного налога и предоставлению информации в налоговые органы.

По мнению автора2, такой подход со стороны налоговых органов не совсем корректен, так как договор добровольного медицинского страхования не прекращается в случае увольнения или приема на работу сотрудника компании - все условия договора, за исключением количества застрахованных сотрудников компании, вида медицинских программ и возможной доплаты страховой премии, остаются без изменений. Другими словами, компания имеет право учитывать расходы на оплату добровольного медицинского страхования для целей налогообложения по налогу на прибыль.

В качестве еще одного аргумента в свою защиту руководство компании может отметить, что ее сотрудник не является стороной договора добровольного медицинского страхования, хотя сам договор и заключен в его пользу. Следовательно, срок действия такого договора должен определяться исходя из периода, на который он заключался между сторонами договора - работодателем и страховой компанией. Кроме того, в п. 16 ст. 255 НК РФ прямо не говорится о том, что имеется в виду действие договора добровольного медицинского страхования в отношении каждого сотрудника компании.

Компенсация расходов за пользование мобильной связью

В настоящее время многие компании компенсируют своим сотрудникам расходы на оплату услуг мобильной связи, используемых в служебных целях. Компенсировать такие расходы компания может в соответствии со ст. 188 ТК РФ, согласно которой конкретную сумму данных расходов следует указывать в соглашении между сотрудником и компанией. Это означает, что с суммы компенсации расходов на мобильную связь не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и начислять ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Важно отметить, что и Налоговый кодекс РФ не устанавливает каких-либо ограничений для таких компенсаций, соответственно любой их объем3 можно учесть в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Личный опыт
Ирина Гриднева
Мы обеспечиваем мобильной связью всех руководителей отделов, работников коммерческого отдела, юристов, а также сотрудников региональных офисов, работа которых носит разъездной характер. Производственная направленность данных расходов подтверждается распоряжением генерального директора, в котором указаны все сотрудники, использующие корпоративную мобильную связь. В нем также определено, что сотрудник, находящийся в командировке, имеет право использовать корпоративную связь для звонков домой.

Руслан Ильясов
В нашей компании всем сотрудникам, которым по работе необходимы услуги сотовых операторов, данные расходы оплачиваются. Более того, такие работники обеспечиваются корпоративными мобильными телефонами. Подписывая трудовой контракт, сотрудник обязуется вести переговоры по корпоративному мобильному телефону только в служебных целях.

В некоторых компаниях, которые компенсируют расходы на мобильную связь своим сотрудникам, устанавливают лимиты расходов на телефонные разговоры. Например, лимит 200 у.е. в месяц каждому сотруднику подразумевает, что сотрудник будет проводить телефонные переговоры только в производственных целях. В случае превышения работником вышеуказанного лимита он должен возместить компании дополнительно понесенные расходы.

Налоговые органы придерживаются иной точки зрения. Поскольку в налоговом законодательстве отсутствуют нормативы по компенсации расходов на мобильную связь, то компания должна включить сумму компенсации в доход сотрудника и как налоговый агент удержать с нее НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ. Что касается ЕСН, то его можно не начислять, только если компания не включает сумму компенсации расходов на мобильную связь в налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 25.10.02 № 04-04-04/164). Хотя налоговые органы и признают возможность учета таких компенсаций при расчете налога на прибыль, доказать их экономическую обоснованность очень сложно. Например, налоговики могут потребовать у компании предоставить распечатку телефонных номеров, по которым звонил сотрудник4. Из распечатки они выбирают наугад несколько телефонных номеров (часто повторяющиеся звонки, звонки с долгой продолжительностью разговора), по которым просят дать комментарии.

Например, если телефонный номер принадлежит поставщику или клиенту компании, то в качестве доказательства его реальности необходимо представить договоры купли-продажи (поставки), счета на оплату, счета-фактуры и т. д. В данном случае для налоговых органов главное, чтобы по каждому телефонному звонку компания могла предоставить необходимое обоснование.

Личный опыт
Ирина Гриднева
Наша компания при проведении налоговой проверки в качестве доказательства производственного характера расходов на мобильную связь представляет:
  • договор, заключенный с провайдерами мобильной связи в Москве и регионах, где указаны все телефонные номера, подключенные к корпоративному тарифу;
  • распечатки телефонных переговоров по каждому номеру, получаемые ежемесячно и содержащие подробную информацию по входящим и исходящим телефонным звонкам и номерам телефонов.

Однако сотрудники компании могут вести телефонные переговоры и с потенциальными поставщиками или клиентами компании, с которыми договоры купли-продажи еще не заключены, а значит, нет и никаких документов (счетов, накладных и т. д.), которые подтвердили бы наличие прочных хозяйственных связей между контрагентами. В этом случае налоговые органы могут исключить такие затраты компании из расходов для целей налогообложения прибыли и квалифицировать их как доход сотрудника, доначислив НДФЛ. Если компания не представит никаких документов, подтверждающих производственный характер расходов на мобильную связь, то ей придется отстаивать свои интересы в суде.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Одни судьи считают, что компания не должна доказывать производственный характер звонков ее сотрудников. Такая обязанность возлагается на налоговые органы, которые и должны представить суду письменные доказательства, например, того, что со стороны сотрудников имели место какие-либо злоупотребления при пользовании мобильной связью (см. постановления ФАС Московского округа от 04.01.03 № КА-А40/8488-02 и ФАС Северо-Западного округа от 03.06.03 № А56-36576/02).

Другие суды поддерживают позицию налоговых органов, особенно в тех случаях, когда компания вообще никак не пытается отстаивать свои интересы. Например, компания не располагает документами, подтверждающими деловую направленность звонков, или учет расходов на мобильную связь сотрудников никак не контролируется (см. постановления ФАС Волго-Вятского округа от 11.10.01 № А29-2661/01А и ФАС Северо-Западного округа от 19.08.03 № А56-8757/03).

Чтобы не подвергать свою компанию налоговому риску, руководство может издать специальное распоряжение (приказ), в которое нужно включить список телефонных номеров всех своих контрагентов, а также оговорить возможность проведения переговоров с потенциальными контрагентами. Причем этот приказ должен периодически обновляться, например при переходе контрагента из потенциальных в реальные.

Очень часто доказательством непроизводственного характера телефонных переговоров для налоговых органов служит то, что они проводились в нерабочее время. По мнению автора, время, когда проходил разговор, никак не свидетельствует о личной направленности беседы. Однако во избежание возникновения таких вопросов со стороны налоговых органов руководство компании может указать в должностных инструкциях своих сотрудников, что их работа связана с частыми переговорами вне зависимости от дня недели (рабочие или выходные дни, отпуск или болезнь) и времени суток. Такую позицию налогоплательщика поддерживают и арбитражные суды (см. постановления ФАС Московского округа от 10.12.02 № КА-А40/7927-02 и от 25.02.03 № КА-А40/408-03).

Важно отметить, что если компания не хочет вести долгие препирательства с налоговыми органами, то лучше вообще не представлять им расшифровок по телефонным переговорам своих сотрудников, поскольку такой обязанности у компании нет, что подтверждает и арбитражная практика5. Представляя налоговым органам какие-либо расшифровки телефонных переговоров своих сотрудников, компания только облегчает работу налоговиков при проведении налоговой проверки, так как самостоятельно получить такие расшифровки они не смогут, поскольку ни один оператор мобильной связи никогда не представит такой документ посторонним пользователям.

Оплата питания

Оплату стоимости питания компания может либо полностью взять на себя, либо существенно доплачивать за своих сотрудников, либо предоставлять им питание по символической цене. Бесплатное питание или питание по льготным ценам должно быть предусмотрено трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 270 НК РФ). В противном случае компания не сможет уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на такие расходы, за исключением ситуации, когда отдельным категориям работников бесплатное или льготное питание положено на основании закона (письмо УМНС России по г. Москве от 13.03.03 № 26-08/13973 «О налоге на прибыль организаций»).

В любом случае, если компания организует для своих сотрудников питание по льготным ценам или бесплатно, возникает налогооблагаемая база по НДФЛ, так как компания полностью или частично оплачивает услуги по предоставлению питания сотрудникам (п. 1 ст. 210 НК РФ). Причем в налоговую базу включается полная стоимость обедов с учетом НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ), а датой возникновения дохода для сотрудника компании в данном случае будет дата получения дохода в натуральной форме (ст. 223 НК РФ).

Основной проблемой в данной ситуации является правильное определение величины налоговой базы по НДФЛ исходя из уровня рыночных цен (п. 1 ст. 211 НК), иначе налоговые органы смогут пересчитать используемые цены, доначислив налоги и пени (ст. 40 НК РФ).

На практике для компании определить рыночную стоимость обедов весьма непростая задача, так как очень сложно найти сопоставимые рыночные цены. Как вариант - компания может использовать показатель своих расходов на предоставленное работнику питание. Величина дохода сотрудника, частично оплачивающего свое питание, будет определяться как разность между расходами, компенсируемыми компанией, и самостоятельно оплаченной суммой. Величина расходов, приходящихся на одного сотрудника, может быть получена путем деления всех расходов на питание на количество сотрудников, обедающих в офисе.

Кроме того, у компании появятся дополнительные налоговые обязательства по ЕСН, но только если стоимость питания будет уменьшать налог на прибыль, то есть будет предусмотрена коллективным или трудовыми договорами (п. 3 ст. 236 НК РФ). Если ни коллективный, ни трудовые договоры не содержат такой вид компенсации, то и ЕСН в этом случае начислять не нужно, однако нельзя отнести такой вид компенсаций и на расходы для целей налогообложения прибыли.

Этот вариант является менее безопасным для налогоплательщика, но несет для него дополнительные налоговые обязательства. Поэтому, принимая решение о выборе варианта начисления налогов, руководство компании должно оценить, что важнее для компании -уменьшить прибыль на суммы ЕСН и расходов на питание или обеспечить сотрудников питанием без возникновения дополнительных налоговых рисков.

Личный опыт
Руслан Ильясов
В нашей компании питание сотрудников оплачивается не полностью, а в форме дотаций внешнему поставщику. Всю сумму компенсации мы относим за счет собственных средств предприятия. С суммы компенсации удерживается НДФЛ.

Елена Мякотникова
Поскольку налоговые риски при организации бесплатного питания действительно велики, мы посчитали, что более оптимально будет произвести всем своим сотрудникам одинаковую дотацию на питание, которая и включается во все необходимые налогооблагаемые базы.

Ирина Гриднева
У нас в компании нет бесплатного питания, но мы покупаем в офис чай, кофе, кондитерские изделия. Эти расходы мы относим за счет чистой прибыли предприятия и классифицируем как представительские.

В заключение хотелось бы отметить, что наибольшие трудности предприятия испытывают при обосновании производственной необходимости социальных расходов и их документальном оформлении. К сожалению, российское законодательство не содержит четких указаний, что понимать под оправданностью затрат и какие документы необходимо для этого оформить. Чтобы избежать претензий налоговых органов, необходимо четко продумать систему внутренней документации предприятия.

Личный опыт
Марта Сюткина, юрист юридической компании Legas
Все виды предоставляемых работникам социальных гарантий должны обязательно фиксироваться в локальных актах организации. Такими документами могут быть:
  • трудовой договор, в котором каждому работнику устанавливаются соответствующие виды гарантий, перечисляются условия их выплаты (ст. 57 ТК РФ). Если в организации разработан коллективный договор, где подробно описываются все виды социальных расходов, трудовой договор должен содержать ссылки на его статьи;
  • правила внутреннего трудового распорядка, в которых могут содержаться, например, положения об установлении ненормированного рабочего дня для некоторых категорий работников, что является важным обоснованием расходов на мобильную связь в нерабочее время;
  • положение о льготах и компенсациях работникам;
  • расчетный листок (ст. 136 ТК РФ), в котором отражаются все выплаты работнику.

Наличие соответствующих локальных актов, утверждаемых приказом руководителя, с которыми работники должны быть персонально ознакомлены под расписку, служит убедительным доказательством реальности таких выплат и в совокупности с правильными бухгалтерскими проводками снимает вероятные вопросы проверяющих органов.

Если все необходимые документы подготовлены, но у налоговиков все-таки возникли претензии, то предприятие с высокой долей вероятности сможет доказать в суде оправданность социальных расходов.


1 В настоящее время в этой компании не работает. - Примеч. редакции.

2 Данная позиция подтверждается и письмом Минфина России от 21.01.02 № 04-02-06/1/14.

3 При определении объема компенсаций необходимо придерживаться требований ст. 252 НК РФ, согласно которой расходы должны быть обоснованными (экономически оправданными) и документально подтвержденными. - Примеч. редакции.

4 Налоговые органы руководствуются письмом МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174 «О порядке отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг) расходов по международным и междугородним телефонным разговорам или разговорам, проводимым с использованием других видов связи».

5 См., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 05.03.02 № А56-23095/01 и от 04.06.04 № А56-34730/03.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль