Сколько денег в казне

88
Автоматизация. Контроль расходов стал первоочередной задачей. В одних компаниях генеральный директор визирует каждую заявку, включая закупку канцтоваров. В других началась централизация с автоматизацией.

В X5 Retail Group до недавнего времени действовал бумажный документооборот. Ежедневно свыше 100 заявок передавалось по факсу из регионов в центр, где они рассматривались в департаментах. Часть документов терялась или обрабатывалась с большим опозданием. По мере роста компании документооборот стал настолько огромным, что впору было создать новую организационную единицу: «отдел по поиску заявок». Кроме того, казначейство X5 подметило, что порядка 20% заявок шли с первоначальным превышением бюджета минимум на 10%. Средняя величина одной заявки составляла $5 тыс., в день их появлялось около 150. Потери компании легко оценить: более $450 тыс. в месяц. Проект по автоматизации окупился за 5 месяцев.

Система в помощь. Наиболее распространенные причины автоматизации казначейства: контроль исполнения бюджета движения денежных средств (БДДС) и централизованное управление cash flow в рамках группы компаний, когда остатки на счетах одной дочерней организации используются для закрытия кассовых разрывов другой. Возможен и третий вариант. В редких случаях причиной может стать низкая оперативность процесса закупок. Но, поскольку здесь речь идет об удобстве исполнителей, а не руководства, встречается она нечасто. Впрочем, отдельная автоматизация казначейства – явление редкое. Обычно проект охватывает как минимум процесс бюджетирования, как максимум – весь учет, в том числе и управленческий, когда внедряется ERP-система.
В мае 2006 года нефтехимический холдинг «Сибур» приступил к созданию единого централизованного и автоматизированного казначейства в рамках внедрения ERP-системы Oracle E-Business Suite. Задачи стояли стандартные: повысить оперативность принятия решений, точность планирования, качество управления ликвидностью и аналитики. Базовая аналитическая функциональность модуля была расширена: появилось 22 дополнительных отчета. В результате пришлось создавать специальные интеграционные решения, обеспечивающие взаимодействие модуля с прикладными программами. В системе появилось 20 мест. Опытная эксплуатация началась в июле 2007 года, и выяснилось, что впереди еще много работы. Пришлось заняться реорганизацией: продолжить централизацию управления, внедрять сквозные бизнес-процессы. Промышленная эксплуатация системы началась только в 2008 году.
ERP-системы внедрялись в основном до сентября прошлого года. После число проектов пошло на спад. Теперь оценивается, автоматизация какого блока максимально эффективна, занимает как можно меньше времени и недорого стоит, что возвращает к проблемам управления денежными потоками. В ГК «Ренова» планирование велось в электронных таблицах, данные собирались вручную, анализ и контроль бюджетов требовал больших временных трудозатрат. В марте 2009 года группа начала автоматизацию казначейства с помощью решения «1С: БИТ». Продукт установили за пару месяцев, уложившись в $20 тыс.

Максимальный эффект. Проблема любой автоматизации – ломка устоявшихся бизнес-процессов. Казначейство здесь не исключение. Оно может подчиняться и главбуху, и CFO, и даже генеральному директору. Например, в «Евросети» все заявки, запланированные к исполнению на текущий день, одобряются не только финансовым директором, но и президентом Александром Малисом. Типовая система предусматривает свое организационное решение. Поэтому, выбирая систему для автоматизации, неплохо поинтересоваться предлагаемой организацией бизнес-процесса.
Многие компании отказываются меняться «под систему», и кому-то даже удается преодолеть эту проблему. Дистрибьютор компьютерной техники OCS (19 филиалов) автоматизировал бизнес собственными силами, в том числе управление платежами. Собственные модули в филиалах соединялись с центром программными шлюзами. В результате информация задваивалась. «Нам требовалась система, которая умела бы делать то, что мы нарабатывали годами с предыдущей системой, плюс реализовать новые идеи», – говорит президент OCS Максим Сорокин. В результате в 2007 году было внедрено решение на базе Microsoft Dynamics AX (в рамках внедрения ERP-системы), чьи алгоритмы полностью продублировали бизнес-процессы OCS. В системе ежемесячно проводится около 1 млн операций.
По мнению генерального директора ГК «Инталев» Алексея Федосеева, если организация работает во всех часовых поясах, то с помощью автоматизации она может получать эффект от того, что одну и ту же сумму «прокручивает» два раза. «Сначала на банковских счетах во Владивостоке. А когда банковский день там заканчивается (в 15 часов), средства перечисляются в Москву, где только 8 утра, – рассказывает он. – Это высший пилотаж казначейства. Денег больше не стало, но остатков денежных средств – в два раза больше».
Выжать максимум из казначейства позволяет автоматизация всего финансового контура. Тогда казначей может видеть информацию о грядущих платежах по договорам, закупках, поставках, задолженности. Завод «Калужский двигатель» (производство двигателей) в 2007 году внедрил ERP-систему на базе Microsoft Dynamics AX. Особое внимание уделялось автоматизации участка управления денежными средствами. Решались задачи:
– формирование банковских платежей на основании отмеченных и утвержденных заявок на оплату,
– формирование и печать платежных документов (с возможностью предварительного просмотра до генерации и формирования проводок),
– ведение истории операций, текущего сальдо и сальдо на дату по всем денежным счетам,
– возможность копирования часто повторяющихся платежных документов.
Модуль интегрирован с четырьмя системами «клиент–банк». А интеграция с модулем бюджетирования позволила автоматически создавать платежный календарь на основании заявок на оплату, как наличных, так и безналичных. Теперь на предприятии ежедневно в режиме реального времени контролируются фактические суммы исполнения бюджета денежных средств и их отклонений. Правда, расширенный функционал обернулся формированием собственной команды для поддержки системы.

Порог отсечения.
Когда пора задуматься об автоматизации казначейства? Переломный момент наступает, когда подразделение просто не успевает обрабатывать все заявки. Алексей Федосеев называет границу: оборот денежных средств от 10 млн рублей. «Если сумма меньше, то ее худо-бедно можно удержать в голове, больше – контролировать процесс становится невозможно», – говорит он, основываясь на своем опыте.
После принятия решения об автоматизации большинство руководителей в первую очередь настаивают на автоматизации механизма согласования заявок. Тем более что во многих организациях этот процесс крайне запутан. Далее в систему заводится проведение платежей и получение банковских выписок. Здесь необходима интеграция с системами «банк-клиент». Ничего сложного, если у компании только один банк-партнер. «В случае значительных объемов расчетов с внешними и внутренними контрагентами, большого объема финансовых операций, становится востребованной автоматизация таких функций, как краткосрочный прогноз ликвидности или планирование ДДС», – уточняет Семен Данилов, начальник отдела экономики и финансов департамента корпоративных систем управления компании IBS.
Реализация функции прогноза ликвидности зависит от отраслевой принадлежности бизнеса. «Например, в компаниях с позаказным производством и с высоким уровнем соблюдения договорных условий платежа, краткосрочное планирование ДДС может вообще не выполняться, так как все прогнозные потоки формируются системой автоматически на основании зарегистрированных в системе договоров/заказов, позиций непогашенной задолженности. С учетом этих данных принимаются решения по управлению краткосрочной ликвидностью, – рассуждает Семен Данилов. – Если достоверность прогноза будущих денежных потоков, формируемого по каким-то автоматическим алгоритмам, невысока, то становится актуальной задача краткосрочного планирования ДДС. В таком случае в системе регистрируются планы поступлений и выплат денежных средств, которые затем «балансируются» с целью устранения потенциальных кассовых разрывов».

 

Сколько денег в казне

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль