Выбор консультантов: как не потратить деньги зря

3220
Муратов Сергей
генеральный директор консалтинговой компании «MCT LAB», Москва
Сотрудничество с консалтинговой компанией не только полезно, но и необходимо для любого серьезного предприятия. Смысл работы консультантов – объективный взгляд на компанию для поиска болевых точек, просчетов менеджмента и, соответственно, путей оптимизации бизнес-процессов. Стратегический консультант должен быть чем-то вроде лечащего врача, у которого нужно периодически проходить обследование и лишь при необходимости – лечиться. Именно поэтому к выбору консультанта нужно подходить так же тщательно, как к выбору личного доктора.

Лучший способ выбора консультанта - тендер?

Консалтинговую фирму можно выбирать разными способами: по рекомендациям, по степени известности и по опубликованным рейтингам. Но наиболее простым и эффективным способом, по мнению многих финансовых директоров, является конкурс (тендер). Он позволяет оперативно и с минимальными затратами выделить несколько консалтинговых компаний, которые наиболее соответствуют вашим запросам (в том числе по уровню цен).

  • Личный опыт

    Ольга Каненкова, главный бухгалтер ОАО "Авто-фрамос/RENAULT" (г. Москва)

    Для выбора партнеров по бизнесу, в том числе консультантов, наша компания, как правило, проводит тендеры. Например, недавно перед нами встала необходимость внедрения новой системы налогового учета, и мы пригласили к участию в тендере ряд российских и международных консалтинговых компаний. С технической точки зрения большая часть предложений нас вполне устраивала. Но при анализе цен мы поняли, что расценки на услуги консалтинговых фирм "с именем" в несколько раз превышают стоимость работы менее известных компаний. Изучив соотношение цена/качество, мы остановили свой выбор на небольшой российской компании. В результате общая стоимость проекта снизилась в несколько раз при сохранении его качества. Все поставленные нами задачи были решены в срок.
     

    Мнение консультантов

    Тендер является оптимальным способом выбора консультантов лишь при условии, что предприятие может сформулировать проблему, которую необходимо решить. Однако на практике часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда руководство компании-заказчика не в состоянии это сделать. В таком случае компании сложно выработать критерии выбора консалтинговой фирмы.

    Кроме того, некоторые задачи, которые компании ставят перед консультантами, являются уникальными: на рынке консалтинговых услуг еще не было опыта решения аналогичных проблем. В данной ситуации тендер также не подходит. Выход только один - провести первичный отбор компаний, а затем дать каждой из них небольшое задание и оценить, как они с ним справятся. Этот способ позволит в течение двух-трех месяцев оценить профессионализм претендентов и понять, с кем из них вы можете найти общий язык, а с кем - нет, и уже потом двигаться дальше, предлагая консультантам все более сложные задачи. Что касается затрат, то на этом этапе они будут невелики - многие консалтинговые компании готовы в течение нескольких месяцев работать за вполне умеренную плату, чтобы в будущем получить постоянного клиента.

  • Горе от ума: почему умные консультанты дают глупые советы?

Рассмотрим подробнее основные этапы проведения тендера.

Первичный отбор

Сначала нужно выбрать компании для участия в тендере. Для этой цели можно прибегнуть к различным способам, описанным в начале статьи (рекомендации, рейтинги и т. п.). В результате должна получиться выборка консалтинговых компаний, которые, на ваш взгляд, способны решить поставленную перед ними задачу. Количество компаний, входящих в эту выборку, зависит от финансовых возможностей фирмы-заказчика и сложности задачи и может колебаться от пяти до нескольких десятков.

Рассылка предложений

Для выбранных компаний нужно подготовить предложение (оферту). Оферта должна включать краткий рассказ о компании (срок ее работы на рынке, сферу деятельности, ведущих сотрудников и деловых партнеров и т. п.), а также техническое задание (общее описание проекта, задачу, стоящую перед консультантами, и ожидаемый результат). Составление технического задания - наиболее трудоемкая часть подготовки оферты, требующая активного участия всех подразделений, так или иначе участвующих в проекте. При решении особенно сложных задач предприятие может столкнуться с тем, что собственного опыта составления технических заданий не хватает. В этом случае можно обратиться за помощью к профессионалам - коллегам, имеющим подобный опыт, или консуль- тантам.

Кроме того, в оферте нужно указать желаемый срок подготовки ответа консультантами, который зависит от сложности и объема проекта. При этом попросите, чтобы в ответном письме консультанты изложили предыдущий опыт решения проблем, подобных вашей, и принципы, в соответствии с которыми будет рассчитываться стоимость услуг. Оферта рассылается всем отобранным компаниям.

Сбор информации и первые встречи

Из полученных ответов необходимо выбрать несколько наиболее соответствующих вашим требованиям. С представителями компаний, подготовивших эти предложения, назначаются встречи.

Перед встречей необходимо выяснить, есть ли у консалтинговой компании крупные клиенты: большие компании обычно выбирают лучших консультантов. Но желательно уточнить, что стоит за громким именем клиента - головной офис, крупный филиал или небольшая дочерняя структура. Например, консалтинговая фирма может указать среди своих клиентов "Газпром", а на самом деле речь будет идти о какой-либо из региональных "дочек" крупного холдинга. Поэтому попросите консультантов дать координаты своих наиболее значимых клиентов. Если опыт работы с ними был действительно успешным, его не будут держать в секрете.

В ходе встречи постарайтесь выявить все плюсы и минусы работы консультантов и спроецируйте их опыт на свое предприятие. Это поможет вам понять, где именно консультант может ошибиться, и избежать этих ошибок.

  • Личный опыт

    Наталья Мальцева, налоговый менеджер группы компаний "Калгил" в России (г. Москва)

    Нашей компании необходимо было решить в суде вопрос об уплате начисленной нам суммы налогов с оборота. При выборе консалтинговой компании мы в первую очередь обратили внимание на фирмы, у которых была практика участия в подобных делах. Нам рекомендовали фирму, которая только что выиграла аналогичный процесс в пользу налогоплательщиков. Опыт показал, что решение было правильным.

    Василий Николаев, руководитель группы развития систем управления ОАО "Сегежский ЦБК" (г. Сегежа, Республика Карелия)

    В 2001 году перед нашим предприятием стояли задачи, для выполнения которых мы решили пригласить стратегических консультантов. Нам требовалось оптимизировать бизнес-процессы, усовершенствовать организационную структуру и систему мотивации персонала и др. Также консультанты должны были помочь выбрать программу для автоматизации бизнес-процессов.

    Мы обратились в несколько известных фирм, а для наглядности сравнения их предложений составили таблицу 1 (см. с. 37). С ее помощью было легко определить оптимальное для нашего предприятия соотношение цена/срок.

    Конечно, данные этой таблицы - не единственное, что мы учитывали при выборе консультантов. Внимание обращалось и на опыт реализации проектов, аналогичных нашему, и на множество иных показателей: репутацию фирмы, способность быстро разобраться в нашей задаче, должность представителя консалтинговой компании, который выезжал на встречу с нами. Кроме того, учитывалось понимание консультантом сложности задачи: слова об огромном опыте и намерении разобраться с нашими проблемами за три дня доверия не вызывали.

    В результате кропотливой работы мы сделали свой выбор.

Обсуждение плана работ

На этом этапе список кандидатов уже должен стать значительно короче. С оставшимися претендентами назначаются повторные встречи. Потребуйте, чтобы на переговорах присутствовал руководитель того отдела консалтинговой компании, который и будет работать с вашей фирмой.

На этой встрече вы должны выработать единый подход к проблеме и обсудить план работ, чтобы между вами и консультантами не осталось никаких недоговоренностей. Нужно решить, с каким объемом работ вы справитесь собственными силами, а какую часть проекта должны взять на себя консультанты. Кроме того, нужно заранее узнать, какая информация понадобится консультантам, и подготовить все необходимые им документы.

Часто возникает ситуация, когда компания по различным причинам не может оперативно предоставить консультантам документы (например, их нет в наличии либо к ним имеет доступ очень ограниченное число людей). В таком случае процесс сбора информации консультантами будет достаточно длительным, что, конечно же, скажется на общей стоимости работ. Поэтому нужно с особой ответственностью подходить ко всем требованиям консультантов, ведь компания сама заинтересована в оптимальном решении поставленной задачи.

В результате совместного обсуждения должен появиться пошаговый план реализации проекта, в котором обозначены сроки выполнения и ресурсы (материальные, технические, человеческие), необходимые для каждого этапа. Этот план должен быть в первую очередь понятен вам.

Попросите, чтобы к плану работ консультанты приложили резюме специалистов, которые впоследствии будут его реализовывать. Из резюме вы сможете узнать, как долго человек работает по специальности, какие компании он консультировал и каков был результат этой работы.

Вы как клиент имеете полное право потребовать заменить того или иного члена проектной группы, если его квалификация вас не устраивает.

По окончании этого этапа вы должны определить две-три консалтинговые компании, одна из которых и станет в итоге вашим партнером по реализации проекта.

Выбор консультантов: как не потратить деньги зря

Определение стоимости услуг

Все консалтинговые услуги можно разделить на два вида - типовые и индивидуальные.

Первые - это работы, которые достаточно легко формализовать (то есть описать, спланировать, определить, какие цели должны быть достигнуты) и объяснить консультанту. Пример типовой услуги - ежегодный аудит бухгалтерской отчетности. Типовые проекты не направлены на перестройку организации, а их стоимость, как правило, известна заранее и примерно одинакова для консультантов одного уровня.

Ко второму типу услуг относятся, например, стратегический консалтинг или реинжиниринг бизнес-процессов. Успешное решение таких задач зависит не только от четкого применения методик, но и от опыта консультанта, его креативности и управленческой интуиции. Формализовать такие услуги достаточно сложно, поэтому консультант может просить вас о нескольких встречах, прежде чем назначит цену2.

Стоит ли торговаться с консультантом? Безусловно, вы как заказчик имеете на это полное право. Главная сложность при этом - отсутствие среднего уровня цен на консалтинговые услуги. В зависимости от фирмы они могут различаться в десятки раз. Поэтому, прежде чем начинать торговаться, нужно четко себе представлять, какие виды работ должен выполнить консультант для достижения конечной цели (это нужно выяснить в процессе переговоров)3.

  • Личный опыт

    Наталья Мальцева

    Мы всегда очень подробно обсуждаем с консультантами план консалтинга, поэтому не боимся, что нас обманут. Другое дело, что мы стараемся оговорить фиксированную сумму контракта. Разумеется, если консультант укажет нам на какой-то нюанс, который появился в процессе работы и не был учтен ранее, мы можем обсуждать вопрос о повышении оплаты. Но изначальная позиция должна быть твердой.

Самое важное в процессе торга - следить, чтобы при снижении цены качество услуг не упало (иначе, вместо того чтобы сэкономить, вы просто не получите нужного вам результата). Иными словами, если консультант соглашается уступить в цене, поинтересуйтесь, за счет чего он готов это сделать.

Договор по принципу "малых шагов"

После переговоров с консультантами, анализа их предложений, обсуждения цены вы должны выбрать одну компанию, которой и доверите свой проект. Однако, как бы тщательно вы ни выбирали партнера, риск того, что в процессе работы возникнут определенные разногласия, по-прежнему остается. Минимизировать этот риск поможет грамотно составленный договор.

Многие консалтинговые компании забывают о том, что работа над каждым проектом требует учета специфики клиента.

  • Личный опыт

    Леонид Астрин, финансовый директор ОАО "Мосметрострой" (г. Москва)

    Главный недостаток всех консультантов, с которыми мне приходилось работать, - это требование платы за объем работ, а не за результат. Конечно, в некоторых случаях такой подход связан со спецификой деятельности. Иногда клиент сам не понимает, чего хочет, и на четкое определение его целей необходимо время, которое, соответственно, должно оплачиваться. Однако в этом случае клиент не может контролировать ни стоимость работ, ни качество их исполнения. Поэтому лично я, заключая договоры с консультантами, стараюсь как можно более точно определять цели консалтинга, чтобы свести к минимуму объем работ с повременной оплатой.

Часто компании жалуются, что консультант делает свою работу "по шаблону". При этом возникает еще одна проблема: консультанты определяют стоимость всего объема работ, и то, что какая-то часть из них не выполнена, выясняется только после окончания проекта, когда вернуть деньги сложно.

Лучший способ обезопасить себя от такого консалтинга - использовать принцип "малых шагов". Заключая соглашение с консалтинговой фирмой, имеет смысл разбить проект на определенные небольшие задачи. Это могут быть, например, разработка концепции бюджетирования или выбор системы автоматизации. Для каждой из них нужно составить отдельный контракт, где будут зафиксированы стоимость и ожидаемый результат.

Работа консультанта над подобными задачами не должна занимать много времени. Таким образом, вы в сжатые сроки и с небольшими затратами сможете понять, доверять ли консультанту решение более сложной проблемы.

И у самого консультанта появится стимул сделать свою работу более качественно. Ведь от этого будет зависеть - подпишете вы с ним контракт на решение следующей задачи или нет.

Выбор консультантов: как не потратить деньги зря

При подготовке использованы материалы финансового директора компании "Лаборатория Касперского" (г. Москва) Евгения Буякина.

Подготовку материала курировал член Экспертного совета финансовый менеджер компании SABMiller (г. Москва) Игорь Миронов

Чтобы успешно торговаться, нужно знать о консультанте все

Интервью с заместителем генерального директора, партнером компании "ФБК" (г. Москва), генеральным директором ЭПШ "ФБК" Сергеем Пятенко

- Как нужно выбирать консалтинговую фирму?

- Необходимо проанализировать данные о ней по нескольким параметрам. Во-первых, фирма должна иметь достаточно большой опыт работы - не менее пяти лет. Во-вторых, желательно, чтобы масштаб консалтинговой компании соответствовал масштабу вашей фирмы. Нет смысла проводить автоматизацию ларька с помощью компаний "большой четверки", и наоборот, небольшой фирме нет смысла доверять аудит крупного предприятия. В-третьих, консалтинговая фирма должна иметь опыт реализации аналогичных проектов. Важно и еще одно условие - открытость: солидные фирмы публикуют информацию о своей деятельности и списки своих клиентов.

- Каковы критерии определения стоимости консалтинга?

- Необходимо в первую очередь учитывать соотношение цена/качество. Выбор консультанта только на основе цены равносилен выбору самого дешевого или, наоборот, самого дорогого лекарства.

Чтобы выяснить, действительно ли фирма в состоянии сделать свою работу качественно, необходимо проанализировать следующие позиции: наличие системы поддержки профессиональной деятельности (собственной библиотеки, информационных баз данных, методологических подразделений, системы контроля качества и т. д.), индивидуальное обеспечение специалистов (например, в хороших консалтинговых компаниях специалисты выезжают к клиентам с ноутбуками), квалификация профессионала, современный офис, инфраструктура компании. Если по какой-либо из этих позиций компания не соответствует общепринятым нормам, а консультант запрашивает высокую цену, вы имеете возможность, пользуясь объективными аргументами, снизить ее в процессе переговоров.

- На что стоит обратить внимание, когда переговоры уже начались? Уместно ли торговаться с консультантом?

- В процессе переговоров важно подробнейшим образом обсудить все параметры будущей работы и то, как будет организовано сотрудничество.

Необходимо, чтобы общение заказчика с консультантом в ходе работы над проектом происходило регулярно и все этапы взаимодействия с консультантом были задокументированы.

Стоит ли торговаться в процессе переговоров? В принципе, да. Если консультант не всегда может описать, что он будет делать в тот или иной момент времени, если в ответ хотя бы на один вопрос, касающийся будущего проекта, возникает заминка, значит, есть повод поговорить о снижении цены или же вообще о смене консалтинговой компании. Если объективных претензий к плану работ и почасовой ставке, предложенной консультантом, нет, то единственная возможность снизить затраты - это как можно более четко определить объем работ и их стоимость на каждом этапе. Такой подход позволит избежать непредвиденных расходов.

- Как проконтролировать качество работы консультантов?

- Если в техническом задании изначально прописаны все промежуточные и конечные результаты, то качество работы проверяется обычным сравнением показателей технического задания и итогового отчета. Если желаемые показатели не достигнуты, следовательно, консультант не выполнил все требования заказчика и должен компенсировать это, либо снизив итоговую стоимость работ, либо оказав дополнительные услуги. Если показатели достигнуты, значит, консультант выполнил свою работу качественно.

Беседовала Анна Нетёсова

Выбор консультантов: как не потратить деньги зря

Выбор консультантов: как не потратить деньги зря

_______________________________________________
1 Виды консалтинговых услуг, пользующихся наибольшим спросом, см. на с. 41–42.
2 Ориентировочные расценки на некоторые услуги см. в таблице 2.
3 Подробнее о том, как договариваться о цене с консультантами, см. интервью с С. Пятенко – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль