Совместное использование российской и западной систем

3029
Тимиров Марат
консультант департамента развития и стандартизации учетных процессов,
Многие компании помимо российского бухгалтерского учета должны вести учет по МСФО или по стандартам одной из зарубежных стран. При этом компаниям приходится не только разрабатывать методику для ведения различных видов учета, но и решать проблему автоматизации разработанных методик. В компании «Рускан» проект по совместному использованию программ «1С» и Navision позволил одновременно вести и российский учет, и учет по МСФО.

Причины осуществления проекта

История автоматизации Royal Canin в России до 2003 года была достаточно типичной. Более десяти лет компания «Рускан» работала как официальный дистрибьютор французского производителя питания для собак и кошек. Для распространения продукции была выстроена разветвленная сбытовая сеть. Сбытовые предприятия были зарегистрированы как независимые компании. Их отчетность велась в разрозненных системах, данные из которых в конце каждого месяца выгружались в Excel и поступали в головной офис в Москве. Консолидация данных не производилась, так как это было очень трудоемко. 2002 год стал в какой-то мере переломным: французский офис решил включить «Рускан» в собственную сеть. Параллельно было создано совместное российско-французское предприятие в Подмосковье, началось строительство производственно-исследовательского комплекса Royal Canin. В то же время стартовал проект по внедрению во всех российских филиалах единой автоматизированной системы «1С:Предприя-тие 7.7».

В рамках проекта были полностью автоматизированы работа складов, в том числе и удаленных, бухгалтерии, расчет заработной платы, логистика (импорт из Франции и доставка по России), многовалютный учет. В результате центральный офис получил возможность видеть движение товара в разрезе всех офисов в реальном времени (при условии нормальной работы связи), оперативно составлять консолидированный баланс, отчет о прибылях и убытках. Автоматизация совпала с юридическим разделом коммерческого подразделения компании («Рускан дистрибьюшн») и головной организации («Рускан»), которая занималась производством и импортом питания для животных. Это было сделано как для повышения прозрачности компании, так и для удобства учета, поскольку совмещать данные учетов (управленческого, бухгалтерского, производственного, налогового и т. д.) производства и дистрибуции становилось все труднее. Одновременно была изменена юридическая структура компании: все продающие офисы стали филиалами без образования юридического лица, отчетность которых консолидируется и сдается в виде единого баланса в Москве. Однако все международные подразделения Royal Canin работают на программе MBS-Navision, поэтому в 2003 году потребовалось установить эту же систему в России для формирования корпоративных отчетов по формам и стандартам, принятым в головной организации во Франции. При этом все филиалы Royal Canin (более 40 подразделений во всех странах) используют программу MBS-Navision версии 2.65, которая не адаптирована для России, в частности в ней не поддерживается российский бухучет. Поэтому компании необходимо было, с одной стороны, внедрить Navision для подготовки международных отчетов, а с другой - сохранить программу для ведения текущей оперативной деятельности, в том числе для решения задач бухгалтерии. Личный опыт

Серей Фирсаев, ведущий специалист компании «1С:Бухучет и Торговля» (Москва) Цели, поставленные перед нашей компанией за период внедрения, привели к необходимости:

Справка

Российско-французская компания «Рускан»

является официальным представителем в России всемирной группы компаний Royal Canin (производитель элитного питания для домашних животных) и работает на российском рынке с 1992 года. Численность компании около 200 человек, включая филиалы, которые расположены в более чем 20 городах России. С введением в действие производственного комплекса (декабрь 2004 года) компания расширится еще на 50 человек.


— организации оперативного (комиссионного и субкомиссионного) и бухгалтерского учета в дилерской сети «Рускан», в том числе с различными требованиями к работе офисов продаж регионов и Москвы;

— многостороннего обмена информацией между учетными системами;

— автоматизации подготовки данных оперативного и бухгалтерского учета для статистической базы Navision;

— автоматизации учета операций по предпродажной подготовке товара.

Российский учет и учет по международным стандартам различаются на уровне элементарных понятий. Так, по мнению французских разработчиков, отгрузка товара комиссионеру в базе оперативного учета означает его продажу. По требованиям РСБУ необходимо разделять отгрузку товара комиссионеру и последующую его реализацию, при этом собственно продажа фиксируется только тогда, когда компания зарегистрирует отчет о реализации товара комиссионером.

Андрей Ботнев, директор по консалтингу компании Columbus IT Partner
Наша компания была привлечена к проекту для внедрения системы Navision. Задача была поставлена следующим образом: при внедрении продукта максимально использовать наработки, созданные для международной версии и используемые Royal Canin по всему миру, в минимальные сроки, с минимальным бюджетом. Версия 2.65, настроенная для нужд компании, содержит в себе большое количество сложных разработок, в частности:

- формирование отчетности по стандарту, принятому во всех филиалах Royal Canin;

- расчет сложных скидок;

- ведение и анализ статистики продаж;

- прогнозирование на основе статистических моделей;

- инструменты продвижения и маркетинга продуктов.

Для того чтобы настроить в Navision функции ведения бухгалтерского учета и учета реализации через комиссионеров, а также всю бухгалтерскую и налоговую отчетность, потребовалось бы около полугода. Совместное использование программ «1С» и Navision позволило использовать для завода уже готовые наработки и стандарты, а также вести бухгалтерский учет в уже привычной системе.

Перемещение данных

Для совмещения систем были привлечены две компании: франчайзинговая компания «1С» — «1С:Бухучет и Торговля», которая вела проект по настройке системы для ведения учета в филиальной сети, и партнер Microsoft по внедрению Navision компания Columbus IT Partner. Кроме того, в проекте участвовали французские специалисты из головного офиса. Основными задачами были разделение функций между «1С» и Navision и разработка схемы их будущей работы: направления поступления информации, каналы ее перемещения по системам, структура отчетов и т. д. Было решено, что из «1С» в Navision будут поступать данные о хозяйственных операциях, а не документы, составленные по российским стандартам.

Личный опыт

Марьяна Досымбекова, технический директор компании «1С:Бухучет и Торговля»
В нашей практике были проекты, когда из «1С:Пред-приятие 7.7» формировалась отчетность по МСФО: готовые документы российского бухучета по определенным правилам трансформировались в международную отчетность. Подготовительная работа в таких проектах занимает продолжительное время, поскольку нужно сопоставлять план счетов бухгалтерского учета, принятый в компании, и план счетов иностранной компании, а также составлять карты соответствия счетов. Такая подготовка требует привлечения дополнительных консультантов, а значит, и дополнительных расходов.

Андрей Ботнев
Каждая из систем обладает своим уникальным непересекающимся набором функций и дополняет друг друга. Для интеграции систем потребовалось добавить признаки типов документов для выгрузки их в «1С» и дальнейшей обработки и разработать шлюз импорта-экспорта данных из Navision в «1С» с возможностью работы как в автоматическом, так и в ручном режимах.

Много сложностей возникло с ведением оперативного учета, связанного с предпродажной подготовкой товара, в частности учета производственной себестоимости кормов. Если прямые затраты согласно обоим стандартам учета относятся на себестоимость, то учет косвенных затрат принципиально отличается, поэтому его было решено вести параллельно в разных системах. Правила ведения раздельного учета требовали большого количества согласований: нужно было определить, кто и какую информацию будет вводить, в какой момент, как эта информация будет перекачиваться из системы в систему.

Итоговая схема прохождения документов на уровне «1С-Navision» представлена на рис. 1, отражение конкретной операции («Комплектация ТМЦ») - на рис. 2 на с. 85. Все данные (введенные как в Navision Zavod, так и в «1С») о движении товара собираются в «1С» и в режиме онлайн перекачиваются в Navision FIN с помощью специально разработанной программы-конвертора. На основе этих данных в Navision FIN строится отчет в формате, необходимом французскому руководству. Производственный учет будет вестись в Navision Zavod, затем данные, необходимые для расчета себестоимости продукции, будут выгружаться в «1С». Работу по настройке производственного учета планируется закончить в январе.

Совместное использование российской и западной систем
Рисунок 1 Схема движения документов

В Navision существует две базы - Microsoft Navision Zavod (для ввода первичных документов по учету товара - поступление, комплектация, списание на брак, реализация дистрибуции) и Microsoft Navision FIN (финансовая база). В базе Microsoft Navision Zavod содержится информация о движении товара в рамках производственного цикла - от поступления на склад сырья, материалов и комплектаций (в том числе и процесс импорта из-за границы) до выхода готовой продукции. Эта информация экспортируется в «1 С:Тор-говля и Склад» управляющей компании. Туда же поступает информация о движении принятого на комиссию товара из программы «1С:Торговля и Склад» «Рускан Дистрибьюшн» (аккумулирует данные филиалов). Затем из системы «1С:Торговля и Склад» головной компании в систему «1С:Бухгалтерия» головной компании экспортируются проводки по совершенным торговым операциям.

По окончании периода бухгалтерия корректирует проводки, которые в виде списка операций с соответствующими аналитиками переносятся в базу Microsoft Navision FIN вместе с курсами валют, по которым совершались операции. Туда же поступают консолидированные данные филиалов о сбыте продукции, переданной на комиссию, и информация о движении товара по складам компании из «1С:Торговля и Склад» головного офиса.

Справка

В управленческой отчетности Royal Canin содержатся несколько «уровней» прибыли. Первый уровень получается после вычета из выручки расходов на логистику (транспорт, склад). Затем вычитаются расходы на promotion, и получается второй уровень прибыли. После этого вычитаются административные расходы (третий уровень) и communication (четвертый уровень прибыли). Все уровни прибыли бюджетируются и впоследствии анализируются менеджерами.

Tonnage clients — оборот в тоннах.

Tonnage gratuity — выписано бесплатно на призы.

Total CA brut - оборот в сумме по базовой цене.

Total remises - потери на скидках.

Total CA net - оборот в сумме с учетом скидок.

Prix de revient - оборот в сумме по себестоимости.

Marge brut - первый уровень дохода.

Logistique - сумма расходов на логистику.

Marge commerciale — коммерческая прибыль (первый уровень).

Promotion — расходы на промоушн.

Marge promo — прибыль после расходов на промоушн.

Communication — расходы на рекламу общие.

Frais commerciaux — коммерческие расходы.

Charges administratives - административные расходы.

Contribution commerciale - коммерческая прибыль (второй уровень).

Frais financier - потери (или прибыль) финансовые.

Resultat courant - коммерческая прибыль (третий уровень).

Impotes — сумма налогов.

Resultat apres impotes — окончательный результат

Личный опыт

Сергей Фирсаев
Данные из «1С» ежедневно, в ночное время, когда сервер минимально загружен, поступают в базу «Финансы» системы Navision и образуют подобие журнала операций, но при этом каждый показатель расшифровывается по иному, нежели в бухгалтерском балансе, алгоритму. Расшифровка производится ежемесячно после того, как бухгалтерия «Рускана» обработала и откорректировала данные и закрыла период. В будущем французские специалисты планируют наладить канал, по которому они смогут обрабатывать и текущие данные операционного учета.

Совмещение информации

Данные в российском бухучете представлены не в том разрезе, который необходим для составления интернационального отчета Royal Canin. Основные различия касаются правил разграничения расходов и доходов. Так, в РСБУ реклама делится на ненормированную (расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации, например телевидение, прессу, радио и т. д.), которая полностью относится на себестоимость; нормированную (расходы на приобретение призов для вручения на различных акциях: ручки, сумки, зонты и т. д.), которая относится на себестоимость частично, если превышены нормы; рекламу-спонсорство, расходы на которую компания несет полностью из чистой прибыли. Для создания отчета по расходам согласно стандарту Royal Canin рекламу надо разделять следующим образом. К promotion (продвижению) относятся расходы непосредственно на рекламу и расходы на акции (раздача призов, участие в выставках и т. д.), касающиеся конкретного вида или гаммы продукции. Например, расходы на продвижение корма для кошек Exigent учитываются только для этого вида корма. Communication (связи с общественностью) включает рекламу общего характера, касающуюся продвижения бренда в целом, например рекламные ролики на телевидении с упоминанием только марки Royal Canin. Такое разделение необходимо, в частности, для расчета прибыли различных уровней (см. справку). Для разделения расходов в автоматическом режиме были придуманы два дополнительных уровня аналитики (в «1С» они реализованы с помощью дополнительных субконто), которые заполняются при введении первичных документов, подтверждающих расходы: гамма продуктов (для собак, кошек, ветеринарии и т. д.) и направления отнесения расходов (пресса, телевидение, выставки, работа с армией, зоомагазинами, заводчиками и т. д.). Для российской бухгалтерии это не нужно, но очень удобно для управленческих целей: новая система учета позволяет оценить эффективность работы по продвижению кормов по различным направлениям, то есть сколько расходов на рекламу пришлось на каждый вид корма с разбивкой по видам рекламы - пресса, телевидение, буклеты, выставки и т. д.

Личный опыт Серей Фирсаев
Основное время пришлось потратить на разработку программы, которая экспортирует статистические данные из «1С» и трансформирует их в вид, воспринимаемый Navision, и наоборот — импортирует данные первичной документации из Navision в «1С». Также потребовалось разрабатывать правила, по которым осуществляется такой перенос. Например, в Navision существует всего два состояния документа: учтен или не учтен. В «1С» таких состояний гораздо больше: записан, проведен, помечен на удаление, удален и т. д. Эти состояния пришлось совмещать.

В некоторых случаях совмещение систем потребовало разработки дополнительных правил учета. Так, в Navision транспортные расходы учитываются при поступлении счета от поставщика. В российском учете счет не является нормативным документом, для учета расходов необходим акт о выполненных работах, услугах или накладная от поставщика. Проблему решили следующим образом. В систему Navision вводится счет на транспортные расходы от поставщиков, параллельно оформляется поступление материалов на условный «склад в пути». Эта операция переносится в «1С». Потом оформляются таможенные расходы и происходит перемещение товара со «склада в пути» на завод. Эта операция также переносится в «1С». Причем в Navision такое перемещение производится по оценочной себестоимости (в программе есть понятие estimate — приблизительный) с учетом транспортных расходов, так как в систему уже введен счет от поставщика. В «1С» вносится нормативная себестоимость (отличная от оценочной), которая впоследствии корректируется в зависимости от точного размера собранных в оперативном учете транспортных расходов, отмеченного в акте приема работ по доставке сырья.

Совместное использование российской и западной систем
Рисунок 2 Операция «Комплектация ТМЦ» в комплексе «1С:Предприятие 7.7» – Microsoft Navision
Файл ВОМ содержит перечень оформленных документов по комплектации (фасовке) ТМЦ; BOM ORDER – документ комплектации в Navision; файл GL – перечень операций и проводок, выгружаемый из программы «1С:Предприятие 7.7» в Microsoft Navision FIN. Причем «1С» собирает не только новые операции, но и изменения, произведенные в старых документах (до даты выгрузки). Это возможно благодаря специальному журналу регистрации действий пользователя; файл JL – перечень движений товара по базе «1С:Торговля и Склад».

При автоматизации расчета заработной платы помимо существовавшей аналитики по подразделениям (филиалам) пришлось ввести в «1С» возможность начисления зарплаты по департаментам, как это принято во французском офисе. Так, все сотрудники каждого филиала распределены по департаментам: дирекция и АХО, департамент логистики, департамент маркетинга и т. д. В каждом филиале есть свои ветеринарный специалист и менеджер по работе с питомниками и заводчиками. Теперь их зарплату начисляют не в разрезе филиала города N, а в разрезе департамента маркетинга города N, а общие расходы на департамент маркетинга каждого филиала включаются в расходы департамента маркетинга по всей структуре. Введение учета по европейским стандартам, на мой взгляд, упорядочило всю структуру «Рускана», в том числе и филиалы, которые ведут учет в «1С». Если в «1С» проводку можно изменить в любой момент, в том числе и после закрытия месяца, то по правилам западного учета так делать нельзя, операция вводится только один раз. Несмотря на это, штат бухгалтерии не расширился - семь человек в центральном офисе сейчас обслуживают весь холдинг. Что касается обучения региональных бухгалтеров, то в процессе создания системы разработан пакет инструкций «на каждый случай», которые доведены до филиалов. Помимо этого сотрудников удаленных офисов дважды в год приглашали на обучение в Москву. Мы максимально упростили установку программы: в филиалы было выслано программное обеспечение с подробными инструкциями. IT-менеджер «Рускана» поддерживает телефонную и электронную связь с филиалами и оперативно отвечает на вопросы пользователей всей региональной структуры. Сложные задачи учета, хранения и анализа информации аккумулируются в специальном хранилище и разбираются уже на собраниях с моим участием.

Андрей Ботнев
Думаю, что в условиях, поставленных клиентом, решение оказалось оптимальным по следующим параметрам:

- небольшой бюджет;

- короткие сроки реализации;

- удовлетворение потребностей бухгалтерии, ведение управленческого учета и формирование управленческой отчетности.

Дальнейшие планы

В следующем году все филиалы Royal Canin планируют перейти на систему Navision 4.7, которая адаптирована для России. Существуют планы по полному переводу российского учета на Navision, однако в данный момент этот проект в России будет рискованным. Московский офис сможет перейти на новую программу в сжатые сроки, но внедрение системы в филиалах вызовет определенные затруднения. Сеть представительств Microsoft пока не так широка, как сеть «1С», и в случае возникновения вопросов по работе системы или проблем при ее установке сотрудникам удаленных офисов просто не к кому будет обратиться. Поэтому пока этот проект в России только рассматривается.

Что касается затрат на совмещение двух учетных систем, то необходимые доработки в «1С» обошлись компании в сумму порядка 15 тыс. долл. США, в Navision - около 25 тыс. долл. США, но их по соглашению сторон нес французский офис. В любом случае мы считаем, что эти затраты экономически обоснованы, поскольку могут считаться платой за полную экономическую прозрачность и ежедневный контроль над работой филиалов, возможность анализировать работу холдинга в целом и каждого филиала в отдельности в режиме онлайн, а следовательно, иметь возможность быстрого принятия необходимых решений по управлению всей системой.

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль