Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженности

43633
Рекшинский Андрей
директор департамента управленческого консультирования «ФБК»
Порой контролировать динамику расчетов с контрагентами совсем не просто. Еще сложнее планировать погашение дебиторской и кредиторской задолженности. Однако финансовый директор может справиться с этой задачей, ведь от точности прогнозов зависит, будут ли у компании необходимые денежные средства как для решения насущных проблем, так и для осуществления важных стратегических планов. Рассмотрим основные принципы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, применимые для большинства предприятий.

Дебиторская и кредиторская задолженность предприятия должны отражаться в учете таким образом, чтобы можно было легко получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату. Например, учет договоров по продаже готовой продукции удобно вести по форме, приведенной в таблице 1. Для планирования дебиторской задолженности целесообразно составить ведомость, примерный вариант которой представлен в таблице 2. Аналогично можно организовать управление кредиторской задолженностью. В этом случае графу "Покупатель" следует переименовать в "Поставщик". Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определить "неблагополучные" договоры, платежи по которым "отстают" от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.

Полезные документы

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженностиСкачать порядок управления дебиторской задолженностью

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженностиСкачать регламент списания дебиторской и кредиторской задолженностей

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженности Скачать уведомление о взыскании просроченной дебиторской задолженности

Погашение дебиторской задолженности

В структуре текущих активов большинства российских предприятий дебиторская задолженность составляет внушительную часть. Это значит, что существенная часть продукции отгружается в кредит. В то же время многие компании отражают в бухучете реализацию продукции "по отгрузке" непосредственно после продажи. Иначе говоря, показатель выручки от реализации в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные денежные суммы. Следовательно, большинству компаний для получения "живых" денег необходимо не допускать возникновения просроченной дебиторской задолженности.

Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, ее планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением. Затем определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т. д. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% - в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего - 20%.

Таблица 1. Оперативный учет расчетов с покупателями
Покупатель
договора
Дата Сумма по договору Состояние расчетов Срок
платежа
Штрафные
санкции
общая аванс отгружено оплачено задолжен-
ность
условия сумма
1
2
...

Таблица 2. Ведомость расчетов по дебиторской задолженности

Покупатель № договора На начало месяца Месяц: август На конец месяца
I неделя II неделя III неделя IV неделя
план факт план факт план факт план факт
1.
2.
...
Итого

Обычно финансовые службы компании отслеживают количество времени, необходимое покупателям для оплаты счетов. Информацию о сроках оплаты получают из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам. На основе этих данных и рассчитываются коэффициенты инкассации. Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы.

Форма плана погашения дебиторской задолженности приведена в таблице 3.

Таблица 3. План погашения дебиторской задолженности

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженности

Рассмотрим на примере возможный вариант прогноза погашения дебиторской задолженности на год (с ежемесячной разбивкой).

  • Пример 1

    Предположим, что у предприятия прогнозируемый объем отгрузки продукции покупателям в каждом месяце - 300 млн руб.

    Коэффициенты инкассации:

    Исходя из этих условий составим план погашения дебиторской задолженности (табл. 3), который позволит прогнозировать остаток дебиторской задолженности на конец каждого месяца планируемого года.

    1. 10% от продажи товаров оплачивается в месяце, предшествующем отгрузке (аванс), то есть при объеме отгрузки 300 млн руб. аванс составляет 30 млн руб.;
    2. 50% от продажи товаров оплачивается в этом же месяце (150 млн руб.);
    3. 20% продаж оплачивается в следующем месяце (60 млн руб.);
    4. 15% продаж оплачивается через месяц (45 млн руб.);
    5. 5% продаж представляют собой безнадежные к взысканию долги (15 млн руб.).

Формула расчета дебиторской задолженности на конец периода:

Дебиторская задолженность на конец периода = Дебиторская задолженность на начало периода + Объем отгрузки текущего периода Объем денежных поступлений в текущем периоде.

Дебиторская задолженность на начало периода совпадает с задолженностью на конец предыдущего периода. Например, дебиторская задолженность покупателей на конец марта равна:

255 млн руб. + 300 млн руб. – 360 млн руб. = 195 млн руб., где 255 млн руб. – дебиторская задолженность на конец февраля;

300 млн руб. – отгрузка товаров в феврале;

360 млн руб. – объем денежных поступлений в марте, состоящий из погашения долга за прошлый год, а также поступлений, рассчитанных исходя из коэффициентов инкассации:

45 млн руб. (15% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в январе;

60 млн руб. (20% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в феврале;

150 млн руб. (50% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в марте;

30 млн руб. (10% от 300 млн руб.) – аванс за отгрузку товаров в апреле;

75 млн руб. – погашение дебиторской задолженности за предыдущий год.

При постоянных объемах отгрузки и равномерном поступлении денег дебиторская задолженность предприяти увеличивается за счет безнадежных к взысканию долгов (в данном случае 5% от объема отгрузки составляет 15 млн руб.).

В первой строке табл. 3 в столбцах 2-13 указаны остатки дебиторской задолженности на конец каждого месяца планового периода. Вторая строка таблицы содержит данные о погашении в январе, феврале и марте остатка дебиторской задолженности, перешедшей с прошлого года. Далее каждая строка с 3-й по 15-ю отражает график поступления денежных средств по отгрузке, произведенной в соответствующем месяце.

В первом столбце таблицы показан остаток дебиторской задолженности на начало года. Столбцы 2-13 отражают объем денежных поступлений в соответствующем месяце за отгруженные товары. Данные суммы рассчитываются исходя из коэффициентов инкассации и специальных договоренностей с должниками (как, например, в марте).

Полученные данные о состоянии дебиторской задолженности используются при подготовке бюджета денежных средств и прогнозного баланса. Применение такого подхода удобно при прогнозировании на среднесрочный период времени (например, на год), в условиях неопределенности. При небольшом периоде планирования (на квартал) более точную оценку можно дать исходя из конкретных договоренностей с покупателями продукции.

p>

Погашение кредиторской задолженности

Для планирования кредиторской задолженности можно составить таблицу, аналогичную плану погашения дебиторской задолженности.

В этой таблице вместо отгрузки товаров потребителям отражается закупка (получение) товаров, а вместо поступления денежных средств - оплата по договорам.

  • Пример 2

    Допустим, что план кредиторской задолженности предприятия соответствует данным, указанным в табл. 4.

    В первой строке плановой таблицы указывается остаток кредиторской задолженности на начало каждого месяца в планируемом периоде. Во второй строке отражается погашение кредиторской задолженности за товары, полученные в предыдущем плановом периоде (прошлый год). В последней строке сведены остатки кредиторской задолженности на конец каждого месяца в отчетном периоде. В столбцах 1-6 таблицы показаны суммы погашения кредиторской задолженности за товары, полученные в один из месяцев, указанных в стр. 3-8.

    Рассмотрим, как можно использовать таблицу плана кредиторской задолженности.

    Допустим, мы хотели бы определить сумму платежей по погашению кредиторской задолженности в марте. В соответствующем столбце плана находим, что всего в марте должно быть выплачено 397 млн руб., из которых 35 млн руб. за товары, закупленные в январе, 112 млн руб. - в феврале и 250 млн руб. за товары, закупленные непосредственно в марте.

    Таблица позволяет также выявить ежемесячное распределение платежей по погашению кредиторской задолженности. Допустим, в феврале планируется закупить товары на сумму 353 млн руб. (стр. 4, столбец 8). Выплата кредиторской задолженности за эти товары составит 224 млн руб. в феврале, 112 млн руб. - в марте и 17 млн руб. - в апреле.

    Формула расчета кредиторской задолженности на конец месяца:

    Кредиторская задолженность на конец месяца (стр. 10) = Остаток кредиторской задолженности на начало месяца (стр. 1) + Объем закупки товаров в этом месяце (столбец 8) - Сумма оплаты за товары в этом месяце (стр. 9).

    Задолженность на конец месяца совпадает с задолженностью на начало следующего месяца.

Таблица 4. План погашения кредиторской задолженности

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженности

Данные табл. 3 и 4 необходимо постоянно корректировать в соответствии с заключаемыми договорами. Для этих целей можно использовать ведомости расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности. С другой стороны, при заключении договоров необходимо опираться на информацию плановых таблиц для обеспечения оптимальной платежеспособности компании. Сроки оплаты в договорах о покупке и продаже товаров должны быть согласованы, чтобы платежи по обязательствам не превышали денежных поступлений от погашения дебиторской задолженности. Например, в соответствии с планом на март приходится наибольший объем платежей по погашению кредиторской задолженности. В этом случае расчеты с дебиторами желательно организовать так, чтобы большая часть оплаты за отгруженные товары поступила не позднее начала марта.

В процессе планирования дебиторской и кредиторской задолженности необходимо разработать механизм контроля исполнения планов и коррекции плановых показателей.

Планирование задолженности тесно связано с другими элементами системы финансового менеджмента. С одной стороны, планы погашения дебиторской и кредиторской задолженности являются частью маркетинговой и кредитной политики компании. С другой стороны, - это важный подготовительный этап при формировании бюджета движения денежных средств и прогнозных финансовых документов (баланс, отчет о прибылях и убытках). Неточности в планировании расчетов с контрагентами могут негативно сказаться на достоверности прогноза движения денежных средств, что повлияет на финансовую устойчивость компании.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

Интервью с финансовым директором ОАО "Московский межреспубликанский винодельческий завод" Евгением Калабиным

— Как в Вашей компании организована система оперативного учета и контроля дебиторской задолженности?

— Контроль дебиторской задолженности ведется ежедневно. Данные представляются коммерческому и финансовому директору в табличной форме с разбивкой по клиентам и срокам. Это обычная западная практика. Такая организация учета позволяет быстро анализировать любую ситуацию, связанную с увеличением сроков погашения дебиторской задолженности, по сравнению с плановыми. Нам удалось избежать этого именно потому, что "дебиторка" у нас достаточно хорошо отслеживается.

Считаете ли Вы контроль дебиторской задолженности значимым моментом для организации?

— Контролировать дебиторскую задолженность очень важно, так как состояние расчетов с дебиторами влияет на денежные потоки, на экономику предприятия в целом. Если деньги от дебиторов не поступят вовремя, мы не сможем своевременно рассчитаться с поставщиками, выполнить налоговые обязательства, работа компании серьезно затормозится.

Запаздывание денежных поступлений от дебиторов заставляет привлекать кредитные ресурсы. Однако невозможно все время "сидеть на кредитах". Кредиторская задолженность ухудшает структуру баланса, проценты по кредитам увеличивают себестоимость и соответственно уменьшают прибыль.

Так что погашение дебиторской задолженности — очень важный показатель. Если уж мы заключили договор с покупателем, пусть он его выполняет.

— Какую долю товаров Ваша компания продает в кредит?

— Порядка 90%. Однако сроки погашения дебиторской задолженности у нас составляют 7-14 дней в зависимости от условий контракта.

— Как построена система оперативного учета и контроля кредиторской задолженности?

— Поскольку контроль кредиторской задолженности не менее важен, в его рамках ведется реестр договоров. На основе этого реестра, а также выставленных счетов составляется реестр платежей, который подается руководству ежедневно. Благодаря этому мы всегда знаем сроки погашения обязательств по тому или иному договору.

Бюджетные платежи и банковские кредиты, характеризующиеся большими штрафными санкциями, погашаются в первую очередь.

— Анализ погашения дебиторской и кредиторской задолженности ведется в Вашей компании регулярно?

— Конечно, без этого нельзя. Такой анализ ведется практически ежедневно, более укрупненные отчеты готовятся каждую неделю. Это особенно важно в отношении дебиторской задолженности. Данные мы группируем по текущей дебиторской задолженности с разбивкой: 0-5 дней, 6-10, 11-20, свыше 20 дней. Если выявляется дебиторская задолженность, просроченная на значительный срок, к работе подключается юридический отдел (см. также Как за месяц почти в два раза сократить долю просроченной дебиторской задолженности).

Анализ кредиторской задолженности по срокам направлен на то, чтобы прогнозировать объем выплат по обязательствам и сопоставлять его с размером денежных поступлений. Важно избегать ситуации, когда требуется выполнить все обязательства перед кредиторами в достаточно сжатый срок. Это может задействовать слишком много оборотных средств компании, нарушить нормальный денежный поток.

— Расскажите, пожалуйста, о механизмах планирования дебиторской и кредиторской задолженности.

— Система планирования построена таким образом, что изначально в финансовый отдел поступают данные от подразделений и отделов завода и сводятся в единый отчет.

Разработана система бюджетов: бюджет (план) продаж, рекламный, бюджет покупки основных средств и ряд других. Бюджеты составляются на год. В процессе создания таблицы по движению денежных средств прогнозируются необходимость привлечения заемных средств, а также движение дебиторской и кредиторской задолженности. Данные для планирования задолженности мы берем из контрактов. Дополнительным источником информации для планирования дебиторской задолженности являются фактические данные по движению задолженности за предыдущие годы. Составляется пессимистичный прогноз, для того чтобы предприятие могло подготовиться к самому сложному варианту развития событий. Затем составляются прогнозный отчет о прибылях и убытках и прогнозный баланс. В принципе, это стандартная пошаговая процедура.

В течение года финансовая служба ежемесячно отслеживает исполнение бюджета. Отчет по исполнению бюджета сдается ежеквартально, а промежуточные отчеты - ежемесячно. Каждый месяц отчеты корректируются, так как в процессе работы уточняются суммы платежей по контрактам с поставщиками, по закупке основных средств. Конечно, мы стараемся договориться с поставщиками о ценах и графике поставок сразу на весь год. Все это дает нам уверенность в том, что даже в случае колебания рыночных цен поставки основных виноматериалов пойдут по запланированным стоимостям.

Система планирования у нас достаточно гибкая. Если бы она такой не была, компании сложно было бы оптимизировать затраты и наращивать прибыль.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль